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财务档案借阅管理制度7篇

时间:2022-09-29 10:45:25 来源:网友投稿

财务档案借阅管理制度7篇财务档案借阅管理制度 一、分管档案工作的领导责任制-----------------------1 二、主管档案工作的办公室主任(科长) 责任制------下面是小编为大家整理的财务档案借阅管理制度7篇,供大家参考。

财务档案借阅管理制度7篇

篇一:财务档案借阅管理制度

分管档案工作的领导责任制-----------------------1

 二、 主管档案工作的办公室主任(科长)

 责任制---------2

 三、 专职档案员岗位责任制---------------------------3

 四、 兼职档案员岗位责任制---------------------------5

 五、 档案工作管理制度-------------------------------6

 六、 文书档案归档制度-------------------------------8

 七、 会计档案归档制度-------------------------------14

 八、 基建档案归档制度-------------------------------17

 九、 设备档案归档制度-------------------------------21

 十、 科研档案归档制度------------------------------23

 十一、 产品档案归档制度----------------------------26

 十二、

 声像档案归档制度---------------------------28

 十三、 实物档案归档制度----------------------------30

 十四、 机关外出人员带回文件材料归档制度------------32

 十五、 档案保管制度--------------------------------33

 十六、 档案保密制度--------------------------------34

 十七、 档案借阅制度--------------------------------35

 十八、 档案鉴定、 销毁制度--------------------------36

 十九、 档案统计制度--------------------------------37

  1

 1、 认真学习、 宣传、 贯彻《档案法》 及有关档案工作的法律、法规。

 2、 负责对本单位档案工作的布置、 监督、 教育, 不断加强单位各级领导和工作人员对档案工作重要性的认识, 提高档案管理人员的素质。

 3、 将档案工作纳入单位工作的议事日程, 列入单位中长期规划及年度工作计划。

 在布置检查工作时, 要将档案工作做为检查的一项内容。

 4、 参加有关部门组织召开的档案工作会议, 并认真贯彻执行,支持和协调单位档案工作的开展。

 5、 负责审批档案的鉴定、 公布、 销毁工作。

 6、 确保档案的安全, 因管理不善造成损失的, 要追究领导 的责任。

  2

 1、 认真学习、 宣传贯彻《档案法》 及有关法律、 法规。

 每年要组织单位职工学习《档案法》 不少于两次, 利用多种形式开展宣传活动。

 2、 将档案工作纳入主管部门工作计划、 总结, 对档案员认真进行考核, 奖惩分明。

 3、 负责协调单位的档案工作, 经常检查档案工作的各项制度落实情况, 及时消除不安全隐患, 确保档案工作正常开展。

 4、 负责主抓档案鉴定、 公布、 销毁工作。

 5、 积极参加有关部门召开的档案工作会议, 并认真落实会议精神, 不断提高本单位和系统的档案管理水平。

  3

  1、 认真学习、 宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》。

 2、 努力钻研业务, 热爱本职工作, 忠于职守, 自觉遵守档案工作的各项规章制度, 积极参加业务主管部门的培训工作。

 3、 负责本单位的档案、 资料的收集、 征集、 分类、 整理、 编目、排列、 上架、 保管、 鉴定、 销毁、 借阅、 统计等项工作。

 工作质量符合档案管理的规范要求, 认真履行移交手续。

 4、 负责本单位各职能部门, 下属单位档案工作的监督、 指导工作, 每年要对兼职档案员进行一次业务培训。

 5、 参加本单位的技术改造、 技术引进项目的验收和重点基建工程项目的竣工、 验收工作的签字、 盖章。

 6、 积极完成档案主管部门布署的各项工作任务, 定期向主管领导汇报工作, 发现问题及时解决, 及时向档案行政主管部门上报信息、 统计材料。

 7、 熟悉档案室藏, 认真做好档案的利用工作, 及时跟踪档案利用者的信息反馈。

 对利用者做到主动、 热情、 耐心, 为利用者提供周到的服务。

 8、 积极开展档案的编研工作。

 依据本单位工作的重点, 每年至少要编辑一份具有实用价值的材料, 为领导决策、 机关各项工作、为社会提供优质服务。

  4

  1、 认真学习、 宣传档案法律、 法规, 严格执行档案工作的各项制度。

 2、 努力学习档案专业知识, 积极接受有关部门和专职档案员对兼职档案员的业务培训及监督指导工作。

 3、 负责本科、 室所有文件、 材料及有关资料的收集、 整理、 归档、 移交工作。

 及时督促有关人员注意对文件、 材料的形成与积累工作, 确保档案齐全完整。

 4、 按有关要求, 将整理完毕的档案向档案室移交, 并认真办理移交手续。

 5、 努力做好档案的提供利用工作, 及时反馈利用档案信息。

  5

  为了保证档案归档齐全、 完整, 根据国家有关档案工作的方针、政策、 规定办法, 特制定档案工作管理制度。

 1、 档案工作人员要认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉 办法》, 认真落实党和国家有关档案工作的方针、 政策, 不断提高政治思想和专业技术水平, 提高档案管理质量, 发挥档案、 档案工作应有的作用, 提供优质服务。

 2、 机关、 企、 事业单位, 综合档案室(科), 按照集中统一管理档案的原则, 对本单位各职能部门、 下属单位的档案工作, 实行统一管理、 监督和指导。

 3、 机关综合档案室(科)

 负责保管本机关形成的全部档案、 资料, 并按规定定期向档案馆移交档案。

 4、 机关各部门将上年各项工作活动中形成的文件进行整理, 移交综合档案室归档。

 档案管理人员统一编号、 排列、 上架。

 各部门(科)

 向综合档案室移交档案时, 须办理接交手续。

 5、 各部门(科)

 归档的文件、 材料, 必须保证齐全、 完整, 符合档案归档工作要求。

 6、 科研项目、 工程竣工、 设备开箱验收等项工作, 必须有档案管理人员参加, 并签字、 盖章。

 7、 档案工作人员要积极开发档案信息资源, 开展编研工作, 为领导决策, 为各职能部门和社会, 提供优质服务。

 8、 做好档案的保管、 保密、 借阅、 鉴定、 销毁、 统计等日常管理工作。

  6

 1、 凡反映本机关工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属于立卷归档范围。

 2、 办理完毕需归档的文件, 按有关要求整理完毕向综合档案室移交。

 3、 应归档的文件材料要求齐全完整, 字迹清楚, 必须使用碳素墨水或蓝黑钢笔水等符合档案保管要求的书写材料书写。

 4、 文件整理要遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件之间的有机联系, 区别不同的价值, 便于保管和利用。

 5、 归档案卷封面或档案盒的各个项目均应填写清楚, 案卷题名要简明确切, 注明保管期限, 卷内文件排列有序, 并附有卷内文件目录和备考表(不包括归档文件的整理)。

 6、 归档案卷要按一定的次序排列, 编制案卷或文件目录一式三份。

 7、 交接档案时, 双方根据目录清点核对并履行签字手续。

  7

 1 年度工作计划、 总结 永久 2 领导班子会议记录、 纪要 永久 3 科长例会记录 短期 4 半年工作计划、 总结 短期 5 季度月份计划、 总结 短期 6 本机关制定的各项规章制度, 管理办法等文件材料 长期 7 本机关制发一般性工作文件材料 短期 8 本机关制定重要的通知、 通报、 决定、 纪要和批转的文件材料 长期 9 本机关一般性的通知、 通报、 简报、 信息 短期 本机关的请示、 报告、 批复

 重要的 长期 10 一般的 短期 11 各科室的年度工作计划、 总结 短期 本机关处理人民来信来访的信件等材料 一般性的 短期 12 重要的 长期

 13 组织机构沿革、 大事记 永久 14 专题调查报告 长期 15 上级直属机关下发的简报、 信息等文件材料 短期 16 市区级各单位颁发的需执行的文件材料 短期

  8 17 本机关向市、 区级媒体投稿已被采用的重要原稿和清样 永久

  18 被区以上领导机关采用的专访、 著书、 录音、声像重要文稿 永久 19 干部、 职工花名册 永久 直属上级机关颁发的规定、 办法、 意见、 通知的文件 重要问题的 长期 20 一般事务性的 短期 上报单位报表 汇总单位年度报表 短期 永久 21 各种统计报表 汇总单位季、 月报表 短期 22 本机关内部形成的以及上级机关针对本机关的干部任免材料 永久 23 上级机关普发涉及到本机关的干部任免材料 短期 24 干部、 职工录用、 转正、 调资、 定级、 离退休、职务聘任、 复转、 婚姻、 抚恤、 死亡等文件材料 25 本机关干部、 职工调动工作的行政、 工资介绍信及存根 长期 长期 26 本机关机构设置、 撤并、 名称更改、 工作条例、组织简介、 人员编制的文件材料 永久 本机关及工作人员被评为劳动模范、 先进工作者、 先进单位奖励文件材料和登记表

 出席市及系统以上的 永久 27 区级、 局级的 长期 本机关对有关人员的处分材料

 28 问题严重影响大的

  永久

  9一般问题的 长期 本机关形成的有关方针政策性的, 重要问题的文件材料 永久 29 一般事务性的 短期 30 本机关制发的关于人事工作的决定、 规定、 等文件材料 直属上级机关颁发的人事工作规定、 办法、 通知 31 永久

 重要的 长期 一般性问题的 短期 32 机关科、 室职能活动报告 长期 本机关干部、 职工的教育, 培训材料

 重要的规定通知 长期 33 一般性的 短期 34 本机关转发直属上级机关义务培训和自学考试的文件材料 短期 35 计划生育目标管理形成的文件 短期 36 机关制定的计划生育规定、 措施制度等 长期 37 直属上级机关颁发的教育工作文件材料 短期 党 群 工 作 类 38 会议记录及成员述职报告 永久 39 党组织关系介绍信 长期 向上级党组织的请示、 报告及批复文件 重要的 永久 40 一般的 短期 41 各项制度、 规定、 办法 长期 42 党组织工作统计年报及党员名册 永久 43 党员党费收缴使用情况统计表 短期

  10 44 党员发展计划, 党员转正等材料 长期 45 党组织建设、 班子成员任免通知 永久 46 党组织形成的典型经验材料 长期 党组织开展各项活动的文件材料 重要的 长期 47 一般的 短期 本机关对党员的奖励、 处分、 申诉、 检举材料 市级以上奖励的 永久 区级奖励的 长期 48 处分决定申诉材料 长期 年终评优材料 出席市以上先进集体、 党员的审批表、 材料 永久

 49 出席区级先进集体、 党员的审批材料 长期 纪检工作中形成的文件材料重要的 50 一般的 永久

  短期 51 本机关党组织年度工作计划、 总结

  长期 52 妇联工作年度计划、 总结 短期 53 妇联各项活动形成的材料 短期 54 直属上级机关下发的文件 短期 55 共青团工作年度计划、 总结 短期 56 共青团活动形成的材料 短期 57 团委干部名单及团员名册 长期 58 直属上级机关下发的文件 短期 59 工会会员名册 长期 60 年度工作计划、 总结 短期 61 工会活动形成的材料 短期

  1162 直属上级机关下发的文件 短期 本机关对有关干部的处分材料

 问题严重影响大的 永久 63 一般的 长期 本机关制定的监察工作规定、 通知方针政策性的、 重要问题的 永久 64 一般事务性的 长期 65 本机关转发直属上级机关监察工作的文件材料 长期 直属上级机关颁发的监察工作规定通知 重要的 长期 66 一般的 短期 业 务 工 作 类 本机关制发的(包括与其它机关联合制定的)文件 重要的方针政策、 法规性文件

 永久 一般业务问题的 长期 67 事务性有参考价值的文件材料 短期 68 本机关转发市局政策业务性文件

 长 期 或短期 69 直属上级机关颁发的属本机关主管业务的和非直属本级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 长期 70 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 短期 71 其他需要执行的文件材料 短期 注:企业档案的整理按照工业企业档案方法

  归档范围各项具体内容, 未注明单位的视为本机关文件材料。

  12

 1、 会计档案是指会计报告、 帐簿、 凭证等会计核算专业材料。

 2、 会计档案归档时间为会计年度终了 后, 于次年 6 月底前立卷归档完毕。

 按会计档案管理办法的规定, 每年形成的会计档案应由财务部门按立卷、 归档要求负责整理立卷。

 3、 每年形成的会计档案暂由财务部门保管一年, 特殊情况, 经档案人员同意可适当延长, 但需向档案部门移交案卷目 录一份, 次年 6 月底以前全部移交档案室, 不得自行保存。

 4、 归档的材料必须齐全完整、 财务手续完备。

 5、 档案部门接收保管的会计档案, 原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的, 应会同财务部门共同拆封整理, 以分清责任。

 6、 会计档案的销毁, 报主管领导审批后应由档案人员会同会计部门共同监销, 销毁后, 在销毁清册审批表上签名盖章。

 7、 认真做好会计档案的提供利用工作, 及时反馈信息。

  13

  企业和其他组织会计档案保管期限表

 1 原始凭证、 记帐凭证、 汇总凭证 15年

  1 现金日记帐 25年

 2 现金出纳帐、 银行存款帐 25年

 3 总帐 15年

 4 明细帐

 15年

  1 行政事业单位决算年报表 永久

 2 会计月季报表 5年

  1 会计移交清册 15年

 2 会计档案销毁清册 永久

 3 保管清册 永久

 4 银行...

篇二:财务档案借阅管理制度

设立——会计制度设计主讲教师: 周彦

 常识目的(1)

 领会会计制度设计流程. (2)

 掌握会计组织机构设计方式. (3)

 掌握会计法则设计方式. (4)

 掌握会计档案经管制度. (5)

 掌握会计交接制度.

 (1)

 会进行会计制度总体设计. (2)

 能配备会计人员. (3)

 能设计会计档案经管制度. (4)

 能设计会计交接制度. 功底目的

 常识点2: 会计档案经管制度的 设计四 任务四 会计档案经管制度的 设计

 一、 收集与整理会计部分从收到外来的 原始凭证和填制自制的 原始凭证时起,

 会计档案就最先形成了. 财务部分在收到原始凭证后,

 应及时编制记账凭证. 记账凭证在记账后,

 应按类别和时间次序收集整理,

 审查核对、 编制目录、 连同附件装订成册,

 并加具封面,

 若附件过多,

 且面积过大,

 未便装订在记账凭证下者(如领料单、 工资卡、 成本计算的 有关资料等)

 ,

 可单独装订.

 一些性质重要的 文件、 资料、 经济合同、 中外合资企业的 合同章程、 决议等,

 也应单独装订成册和编号. 年终,

 所有的 活页账都要装订成册,

 并将账页接连编号. 在凭证账簿的 封面上写明单位名称、 时间、 种类、 起讫号和页数. 装订人和经管人要签章,

 以明白责任. 财务部分收到的 不属于会计档案范畴的 上级文件,

 如集会文件、 材料、 书籍等,

 也需归集整理或单独存放,

 以备学习或查阅.

 二、 保管与销毁会计档案的 保管原则是 : 存放保管同一,

 安然方便保密. 各单位对会计档案必须进行科学经管,

 做到专人妥善保管,

 存放有序,

 查找方便,

 同时严厉执行安然和保密制度. 根据财政部和国家档案局颁布的 《会计档案经管方式》 ,

 当年的 会计档案,

 可在会计年度终了后由财会部分保管一年,

 期满后,

 原则上由财会部分编写清册移交单位档案部分保管. 档案室要连结通风、 安然、 干燥,

 以防火、防盗、 防虫鼠、 防霉烂变质.

 单位保管的 会计档案应为本单位积极提供操纵,

 向外单位提供操纵时,

 档案原件原则上不外借,

 如有特殊需要,

 须报经上级主管单位批准,

 但不得拆散原卷册,

 并限期送还. 一样外单位借用会计档案,

 要有正式介绍信、 并经会计主管或单位领导人批准后,

 要具体登记借阅的 档案名称、 借阅日期、借阅人姓名及工作单位、 借用来由、 送还日期等. 无论何人借阅,

 一样不得将会计档案携带外出,

 若要复制,

 必须经由领导批准. 档案保管人调离工作时,

 应做好档案移交工作.

 各种会计档案的 保管期限,

 根据其特点分为永世、 按期两类. 按期保管期限一样为10或30年. 中外合资企业的 年报及重要的 会计档案必须恒久保留. 各种会计档案的 保管期限,

 从会计年度终了后的第一天算起.

 已到保管期限的 会计档案,

 应写出销毁清单,

 填写“会计档案销毁清册”,

 经单位领导和主管部分批准后方能销毁,

 销毁时,

 应有监销人监督,

 监销人应在销毁清册上签章,

 并将销毁情况陈诉本单位领导. 扶植单位的 扶植期间的 档案,

 不得销毁

篇三:财务档案借阅管理制度

管理规定 一、 目 的

 为加强和规范公司档案管理, 建立健全企业信息档案管理工作, 建立起良好的档案运行管理制度提高档案利用 效率及品质, 有效的保护和利用档案, 维护企业的合法权益, 特制订本规定。

  二、 适用 范围 本规定适应于公司总部及分公司的所有企业档案管理。

 三、 归档范围

 公司的规划、 年度计划、 统计资料、 财务审计、 会计档案、 劳动工资、 经营情况、 人事档案、 会议记录、 决定、 委托书、 协议、 合同、 项目 方案、 通知等具有参考价值的文件资料。

 四、 公司 的档案管理由各部门 档案管理员 负 责。

 五、 档案管理员 的职责:

 保证公司 及各部门的原始资料及单据齐全完整, 安全保密和使用 方便。

 1:

 行政部负责公司档案管理制度的建立, 并对档案的收集、 归档、 利用 、 清查等进行统一的管理工作。

 2:

 行政部负责对各分公司的档案工作进行指导和监督, 并于每年 3 月 份对各分公司上年度的档案归档情况进行检查。

 3:

 行政部档案管理员 负责对公司 档案室的规划及公司 档案的日 常管理工作,并指导、 监督、 检查、 协助各相关档案管理人员 立卷, 做好文件材料的形成、 积累和整理归档工作。

 4:

 各分公司 行政人事部应安排兼职档案管理员 负责分公司档案的收集、 归档、利用等管理工作, 并于每月 5 日 之前向总部提交上月 档案目 录。

 5:

 各部门文员 负责本部门档案收集、 整理, 并于每月 5 日 之前向档案管理员提交本部门上月 发生档案资料, 并自 行留存复印件。

 6:

 集中统一管理本公司各种门类和载体的档案, 开展档案史料的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、 组织沿革、 大事记、 基础数字汇集、 文件汇集、专题介绍等。

 六、 档案的收集程序

 1、 凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的资料( 各种载体)

 都应该按规定收集, 整理归档。

  2:

 各档案管理人员 每月 五日 前按已确定的档案收集范围收集本部门上月 发生档案, 并详细填制《档案交接登记表》( 参见附录 1)。

  3:

 档案收集每月 一次, 交接双方按《档案交接登记表》 核对无误后签名 ,由档案管理员 存档立案, 集体流程见档案收集流程。

 1: 档案管理员 向 各部门 、 分公司档案管理

 员 了 解现有档案情况。

  2:

 档案管理员 编制《档案收集目 录》( 参见附录 2)

  档案管理员 与各门档案管理人员 核对《档案收集目

  录》。

 3:

 档案管理员 将 《档案收集目 录》 报公司领导审批,

  确定收集范围, 提交时限。

  1:

 档案管理员 向各部门文员 分公司档案管理人员

  发放《档案交接登记表》。

  2:

 各部门文员 按已确定的档案收集范围详细填制

 《档案交接登记表》。

  3:

 各部门文员 整理好需归档的档案, 准别交接。

  1:

 按确定的提交时限, 档案管理员 与各部门文员

  共同核对《档案交接登记表》 的内容与档案实物。

  2:

 交接双方确认后, 在《档案交接登记表》 上签

 字。

 交接双方各留一份备查。

  确 定 收 集 范 围 填 写 交 接 清 单

 核 对 交 接

  1:

 档案管理员 将收集到的档案按《档案管理规定》

 ( 参见附录 3)

 整理、 分类立卷。

  2:

 档案管理员 按档案管理规定放置各类档案。

  3:

 档案管理员 编制《档案索引 表》( 参见附录 4)

  并交相关领导备案, 分公司的档案管理员 必须将

 每月 档案目 录及《档案索引 表》 报总部档案管理

 员 处。

 4:

 归档资料的要求 归档的资料必须准确、 真实、 完整, 原则上应是原件, 各单位可根据需要留存复印件。

 分公司保存原件, 每月 5 日 之前向总公司提供档案索引 目 录。

 对于字迹不清楚、 内容不完整、 不准确的资料, 档案管理员 应于指出, 并在档案提供单位进行完善后才予以接收。

 归档资料的书写部分禁用易褪色书写材料; 如铅笔、 圆珠笔等。

 归档的电子文件应由档案管理员 及形成单位对电子文件的有效性和完整性审核, 并应有相应的纸质文件一起保存方可归档。

 归档的电子文件必须在电子文件上写明该文件的全名 、 版本号。

 并另 附纸质说明书, 列出所含文件的目 录和主要内容。

 行政部应对各单位文件档案的形成、 积累和归档工作进行监督, 对不按规定归档造成文件材料损失的, 根据公司 奖惩制度酌情予以惩罚。

 1:

 档案管理员 对收集到的档案根据档案性质、 内容,

  按《档案分类、 代码、 期限、 密级对照表》( 参见附

 录 5)

 的分类标准进行分类。

 1:

 由于档案收集范围是已通过审批的, 所以档案管

 理员 只需按《档案分类、 代码、 期限、 密级对照表》

  对档案的保存期限、 密级进行鉴定。

  2:

 对已过保存期限的档案, 档案管理员 应严格按《档

 案清查流程》( 参见附录 6)

 进行处理。

 存 档 立 卷

 分

 类

  鉴

 定

  1:

 档案管理员 在经过分类的基础上, 遵循其形成规 律, 将档案组合成保管单位, 即立卷。

 2:

 档案管理员 对案卷内的每一份档案进行编号。

 3:

 如有档案销毁, 必须重新对案卷进行整理。

  1:

 档案管理员 按档案库使用分配排列摆放案

  卷。

 2:

 档案管理员 按《档案管理规定》 保管档案。

 1:

 档案管理员 及时制作档案盒标签。

 2:

 档案管理员 填制《档案索引 表》。

 3:

 如有档案销毁, 必须及时调整《档案索引 表》。

 七、 档案分类

 1:

 公司 档案分类设置为一级类目 、 二级类目 、 三级类目 、 小类和流水号。

 a: 一级类目 即公司总部、 各分公司。

 b: 二级类目 分为三大类:

 行政管理类、 经营管理类、 其他类。

 c: 三级类目 即行政管理类、 经营管理类、 其他类的下一级类目 。

 行政管理类一般分为: 企业基础资料、 内部文件、 外来文件; 经营管理类一般分为:

 合同管理、 市场文件、 质量控制文件、 采购管理、 工程技术文件; 其他类一般分为:

 董事会/股东会文件、 荣誉证照、 牌匾及经营管理过程中所发生的不同于其他类目的资料。

 2:

 档案编号办法:

 档案编号形式为一级类目 —二级类目 —三级类目 —小类/流水号。

 一份文件的分类代码按( 档案分类、 代码、 期限、 密级对照表)

 分类。

  3:

 档案保管期限:

 档案保管期限分为永久( 20 年以上)、 长期( 10 年-20 年)、短期( 10 年以下)

 三种。

 4:

 档案密级:

 本企业档案密级分为绝密、 机密、 秘密。

 凡泄露后会给企业造成特别重大的损失的档案列为绝密级; 泄露后会给企业造成较大损失的档案列为机密级; 不属于绝密级和机密级, 但泄露会使企业遭受损失的档案列为秘密级。

 八、 档案立卷 1:

 在归档的资料中, 应将每个梦资料的正版与附件请示与批复、 转发文件与 原稿、 多种文字形成的同一文件立在一起, 不得分开, 档案管理员 对案卷内的每一份档案进行编号。

 立

 卷 存

 放

 保

 管

 编

 目

 2:

 卷内资料应区别 不同情况排列, 密不可分的资料应依序排列在一起, 即批复在前, 请示在后, 正件在前, 附件在后; 重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后, 其他文件资料依其形成的规律或特点按时间顺序或内容重要程度排列。

 3:

 柜内案卷按分类、 卷号顺序排列。

 九、 档案编目

 1:

 档案管理员 需及时填制《档案索引 表》 如有档案销毁必须及时调整《档案索引 表》。

 索引 表填写内容:

 档案编号、 档案名 称、 编制日 期、 编制单位( 或编制人)

 \载体、 份数、 密级、 保存期限、 存放位置, 提供单位人员 、 档案状态、备注。

 十、 档案保管 1:

 档案不得随意摆放, 必须存放于文件资料柜, 并做好防盗、 防潮、 防火等保护措施。

 2:

 电子文件载体应直立放置, 做到防尘、 防变形、 防磁化。

 3:

 对于年限已久的电子档案应刻录到光盘中永久保存。

 4:

 经营管理类电子文件一式两份, 其中 一份作为保存件, 不外借。

 准确掌握档案保存、 利用 、 更新、 有效性等状况, 做到帐、 物相符。

 对有损坏的档案及时进行修补; 对到期的档案应每年年底汇总, 并进行鉴定。

 鉴定工作由行政部主任、 档案相关单位制定人员 、 档案管理员 组成的鉴定小组负责。

 档案鉴定工作由行政部组织进行。

 十一、 档案使用 1、 使用 档案要填写《档案使用登记表》( 参见附录 7)

 报相关领导审批获得批准后, 使用人签名 既可使用 档案。

 2、 档案使用 方式分为:

 查阅、 复制、 复印、 外借。

  查阅:

 使用人只 能在档案室内查看、 摘抄, 档案原件当时归还。

  复制:

 专指( 电子档案), 使用人及时进行复制, 档案原件立即归还。

  复印:

 专指( 纸质档案), 使用人及时进行复印, 档案原件立即归还。

  外借:

 使用人将档案原件借出 使用。

 档案管理员 按档案使用 人提供的信息填写 《档案使用 登记表》

 填写内容为:

 档案编号、 档案名 称、 载体、 使用方式、 使用目 的、 使用天数。

 各部门领导有权使用本部门档案 员 工使用 本部门 档案须经本部门负责人批准 员 工跨部门使用 档案须经双方部门领导批准 绝密文件一律需经总裁/总经理审批方可借阅 获得批准后, 使用人在《档案使用登记表》 上签名 , 既可使用 档案 使用方式分四种即查阅、 复印、 复制、 外借 查阅, 使用人只 能在档案室内查看、 摘抄 复印, 使用人及时进行复印, 原件立即归还 复制, 使用人及时进行复制, 原件立即归还 外借, 使用人将档案借出使用 归还 查阅档案, 当时归还 填写借阅登记表 审批 使用

 复制件、 复印件、 须于批准的使用 天数内归还续用 须办理续借手续, 若用于报政府部门备案的, 经相关领导批准, 不用归还,

 外借档案, 须于批准的使用天数内归还, 续用须办理续借手续 档案管理员 应当 面核查使用人归还的档案, 如有损坏、 遗失等情况, 及时请示相关领导, 无误, 则在档案使用 登记表上注明 档案管理员 及时将归还的档案放回原位置 3、 档案使用时间:

 查阅档案必须当 时归还, 复制件、 复印件须于批准的使用 天数类归还; 续用须办理续借手续。

 若用于报政府部门备案的, 不用归还。

 外借档案必须在批准时间内归还; 续用须办理续借手续, 出差前必须归还所借的档案,特殊情情况由总经理审批。

 4:

 任何人使用 档案, 必须遵守保密规定, 必须严加爱护。

 损坏、 遗失档案者根据公司奖惩制度酌情处理。

 5:

 本企业档案只供内部使用。

 十二、 档案保密规定 1:

 禁止出卖档案、 资料, 对出卖档案、 资料的直接责任者报公安机关依法 进行处理, 使用 者须做好保密措施, 杜绝泄密和其他事故的发生。

  附录 1

 档案交接登记表 移交( 接收)日 期 因 档案归库 案卷目 录号 案卷目 录提名 或组织机构名 称 所属年度 移交( 接收)原案卷数量 其

  中 备注 小计 永久 长期 短期

  附录 2

 档案收集目 录 年度

 公司/部门

 保管卷号

 保管期限

 起止日 期

 卷内张数

  案

 卷

 标

 题

 顺 序 号 文件日 期 文

 件源编号 文件 作者 内容摘要 张次

  附录 3

  档案管理规定 主题:

 公司档案管理规定/制度 由:

 总公司/行政中 心 发文部门 :

 总公司/行政中心 执行日 期:

 目 的 为加强管理公司 档案管理, 充分发挥档案作用, 全面提高档案管理水平, 有效地保护和使用档案为公司 发展服务。

 依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 等法律、 法规, 制定公司档案管理制度。

 适用范围 总公司各中心、 分公司 各成员 。

 规章制度 公司档案, 是指公司 从事经营、 管理以及其他各项活动直接形成的对公司 有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式的历史记录。

 一、 归档范围

 公司归档内容包括但不限于公司 章程、 工商信息、 客户 信息、 会议记录、 会议决议、 委托证明、 协议文件、 合同文本、 财务档案、 人事档案、 工程档案、 项目 方案、 各类通知等具有参考价值的文件资料。

 二、 归档管理 1、 公司 档案工作坚持集中统一管理、 分级负 责保管的原则, 由行政中心负责公司 主体档案的管理工作, 并对其他职能部门 的档案管理工作进行督促和指导。

 2、 各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员 负责整理( 例如财务、 人事等部门 ), 交由部门负 责人审阅后归档; 公司 主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负 责整理存档。

 3、 若一项工作由多个部门参与办理, 在工作中形成的文件资料, 由主办部门 或人员 收集,

 交行政中心备案。

 公司 会议文件由行政中心负责收集。

 三、 归档要求

  1、 归档的文件资料应按自 然形成。

 归档文件资料总数、 份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

 2、 每一份文件资料的正件与 附件、 印件与定稿、 请示与 批复、 转发文件与原件均不得分开存放, 需存电子档的文件应备份两份以上归档。

 3、 档案文件资料需区别不同情况进行排列, 密不可分的文件资料应依序排列在一起, 即批复在前, 请示在后; 正件在前, 附件在后; 印件在前, 定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点, 应保持文件之间的密切联系并进行系 统的排列。

 4、 案卷封面, 应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写( 严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写), 字迹要工整、 清晰。

 5、 公司档案根据其重要性和保密程度分为公司 级和部门级, 均须依据公司统一要求按标准规范进行...

篇四:财务档案借阅管理制度

管理制度 一、总则

 1、 为了规范 xxx 集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制定本制度。

 2、档案的范围 (1)公司内部经营形成的各种资料。

 (2)外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

 (3)下属全资、控股子公司(以下简称子公司)备案形成的与经营有关的资料。

 二、档案的管理部门

 1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理,其中行政管理中心为主管部门。

 2、档案管理部门的职责 (1)行政管理中心档案管理的职责 ①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

 ②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

 ③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

 ④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

 ⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类

 档案。

 ⑥负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录。

 (2)财务中心档案管理的职责 ①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

 ②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

 三、档案的分类管理

 1、档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。

 2、档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

 (1)按内容进行分类,主要有:

 ①章程、规章制度、通知通报发文:主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

 ②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

 ③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

 ④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

 ⑤经营目标、计划、总结:包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

 ⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

 ⑦案件资料。

 ⑧行政后勤档案/员工福利(餐娱、文体、图书、旅游等)。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

 ⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、员工信息管理等。

 ⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

 ○11 工会文件 ○12 登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

 ○ 13 签字印模。包括签字样本、印章印模等。

 ○ 14 特殊业务资料。

 (2)按保存形式分类 ①纸质形式 ②电子档案形式:包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

 (3)按保密性分类:分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般(无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印 1 份,机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。

 ①绝密:处于最高保密等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上;资金链断裂;管理系统或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职的)等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于:

 a、总裁指定的绝密事项资料; b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果; c、公司的重大经营决策、战略投资计划; d、购买或开发的科研成果和专利等资料; e、资金运作计划、协议、等相关财务资料; f、重大项目的资料。

 ②机密:保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料,如导致公司财产壹万元以上伍万元以下;资金链链接不稳;管理系统遭受破坏或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职的)等,包括但不限于:

 a、集团公司领导指定的机密事项资料; b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果;

 c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议; d、关于集团及控股子公司商业利益,发展的合同; e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者); f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸; g、投资计划书、项目协议、项目运作方案; h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等; i、集团公司人事档案、工资; j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案; k、涉及总裁个人的收发文件。

 ③秘密:保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露,会给集团公司带来损害和影响,如导致公司财产损失 1 万元以下;资金链链受到轻微影响(不影响正常作业);管理系统遭受轻微破坏(不影响正常使用)或组织架构受到轻微动荡(两人以下投诉,无人员离职),包括但不限于:

 a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果; b、公司招投标书,有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等; c、具有国际先进水平,并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等;

 d、合同,技术协议; e、公司制度汇编原件。

 ④一般(无密级)档案:除以上外,其他均为一般档案。

 四、档案的移交管理

 1、档案移交的基本要求 (1)资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程,已形成档案。

 (2)移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

 (3)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;结论在前,依据在后。

 (4)原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。

 (5)采用碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确。

 2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》(附件 1),报部门负责人审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。

 五、档案的归档 管理

 1、档案的归档原则 (1)按立档单位分开建档。

 (2)按形成或针对的年度分开建档。

 (3)自有档案和备案档案分开建档。

 (4)按档案内容分类排序归档。

 (5)按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。

 (6)按末级分类档案登记档案目录。

 (7)不相容职务档案分开归档。

 2、档案管理员应在收到移交档案资料后 3 日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》,将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。

 六、档案的立卷管理

 1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时,连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时,可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》,对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。

 对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务,应在完结当年立卷归档。

 与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档,建立清单目录,经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如:

 (1)单个专题会议相关组合要素:

 ①关于召开会议的请示与批复; ②提交会议审议批准的资料:包括工作规划、计划、报告;预算决算;各项决议的草案; ③会议期间使用的资料:包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿;大会发言资料;会议总结报告; ④会议参考性资料:包括调查报告;可行性分析报告;统计

 报表;技术图纸或图表; ⑤会议管理性资料:包括会议通知、日程与议程安排表;会议须知、保密规定;会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单;票证、签到簿; ⑥会议宣传性资料:包括会议简报;会议纪要;新闻报道; ⑦照片、录音、录像等资料。

 (2)单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素:简历、身份证复印件、授权书及其他资料。

 (3)单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素:资质、证照新旧或前后复印件;公司登记、变更、注销、年审申请资料;有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。

 (4)单个案件相关组合要素:诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。

 (5)单个员工的档案相关组合要素:员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡(养老保险册)、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。

 (6)单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。

 七、档案的保管要求

 1、档案管理员负责档案的保管。行政类、人事类档案由档案管理专员保管;财务类档案应由财务人员暂为档案管理。

 2、纸质或实物档案的保管的一般要求 (1)档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材; (2)档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀; (3)档案室内保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿; (4)严防毁坏损失、散失和泄密; 3、电子档案的保管的一般要求 (1)档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。

 (2)电子文档应保存在单机版的计算机中,必须设置密码,注意防泄。

 (3)电子文件应定期进行备份,防病毒等安全措施。

 (4)备份磁介质应注意防磁。

 4、密级档案管理的特别要求 (1)严禁在不具备保密条件的地方存放档案。

 (2)档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定,做到对公司的机密不说、不外传。

 (3)档案管理员在调离或离职时,由行政管理中心总监监督

 办理移交、档案交接之后,方可离开。

 (4)档案管理员无论在职期间、调离或离职后,都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密,公司将追究其个人的经济责任和法律责任。

 (5)秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态,对秘密载体生成过程中不需归档的材料,应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质(含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等)、光盘等各类物品。

 (6)秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请,经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批,有对外发布需要时,必须报经批准。

 (7)绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请,经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准。

 (8)在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则,进行管理。

 (9)秘密事项由形成部门在档案归档时,按照密级资料具体分类标准做好标识(盖上标识印章,标识印章由档案管理员保管,绝密档案移交前移交人须做好密封),交档案管理员负责妥善保管,并建好记录、台帐。

 八、档案的借阅管理

 1、申请借阅、查阅或复印档案时,应填写《档案借阅/复印申请单》,根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外,公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信,档案保管人员方能接待。

 2、借阅人应认真填写档案借阅 /复印登记簿,详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。

 3、在借阅、查阅或者复制档案时,严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

 4、申请复印时,应由档案管理员亲自复印,并加盖“再复印无效”印章,并注明“此复印件仅用于„用途”。

 5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请,报部门负责人、行政管理中心负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。

 6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制,经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印,除签批手续外,档案员还需当面或电话联系,向相关领导确认后办理相关手续。办理中做好记录,按时追回加密的复印文件存档(由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外)。

 7、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的,除正常审批手续外,还需财务管理中心负责人签批。

 九、档案的销毁管理

 1、档案保管期满需要销毁时,由档案保管人员填写文档销毁

 申请单,编制销毁清册,经部门负责人鉴定审核后,方能销毁。销毁时,应有监销人在场监督销毁。监销人在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案;销毁后,应当在《档案销毁清册》上签名盖章。

 档案保管期限满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案,应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。

 十、附则

  本制度自下发之日起执行,由集团行政管理中心负责解释并落实。

篇五:财务档案借阅管理制度

务会计档案管理制度

 一、 目的 根据财政部、 国家档案局关于印发《会计档案管理办法》 的通知的规定,为了加强公司财务会计档案的科学管理, 建立、 健全会计档案的管理制度, 保证会计档案妥善有序存放、 方便查阅、 严防毁损、 散失和泄密, 完善财务档案管理工作, 特制定本制度。

 二、 适用范围:

 本制度用于财务部档案的管理。

 预算、 计划、 制度等文件材料, 执行文书档案管理规定, 不适用本制度。

 三、 管理职责 财务部负责档案的整理、 编号、 归档、 调阅、 借阅等, 对财务会计档案的安全、 完整、 保密负责, 对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

  四、 会计档案范围 包含会计凭证、 会计账簿、 会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

 1、 会计凭证类:

 原始凭证, 记帐凭证, 汇总凭证, 其他会计凭证;

 2、 会计账簿类:

 总帐, 明细帐, 日记帐, 固定资产卡片, 辅助帐簿, 其他会计帐簿;

 3、 财务报告类:

 包括月度、 季度、 年度财务报告, 会计报表、 附表、 附注及文字说明, 其他财务报告; 4、 其他类:

 银行存款余额调节表, 银行对帐单, 其他应当保存的会计核算专业资料, 会计档案移交清册, 会计档案保管清册, 会计档案销毁清册, 以及有关的电子数据和相应软件资料。

 

  五、 会计档案的管理

 1、 会计档案的整理立卷:

 会计年度终了 后, 对会计资料进行整理立卷。

 会计档案的整理一般采用“三统一” 的办法, 即:

 分类标准统一、 档案形成统一、 管理要求统一, 并分门别类按各卷顺序编号。

 1) 、 分类标准统一。

 一般将财务会计资料分成一类账簿, 二类凭证, 三类报表,四类文字资料及其他;

 2)、 档案形成统一。

 案册封面、 档案卡夹、 存放柜和存放序列统一;

 3) 、 管理要求统一。

 建立财务会计资料档案簿、 会计资料档案目录; 会计凭证装订成册, 报表和文字资料分类立卷, 其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

 2、 会计凭证的装订 会计凭证每月装订一次, 按年分月妥善保管归档。

 会计凭证装订前应准备的工作:

 1) 、 分类整理, 按顺序排列, 检查日数、 编号是否齐全;

 2)、 按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数;

 3) 、 摘除凭证内的金属物, 对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小, 且要避开装订线, 以翻阅保持数字完整;

 4)、 整理检查凭证顺序号, 如有颠倒要重新排列, 发现缺号要查明原因。

 检查附件有否漏缺, 如:

 领料单、 入库单是否随附齐全;

 5)、 记账凭证上有关人员的印章是否齐全;

 6) 、 会计凭证装订时的要求:

 a、 装订时尽可能缩小所占部位, 使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

 b、 凭证外面要加封面, 封面纸用尚好的牛皮纸印制, 封面规格略大于所附记账凭证;

 C、 装订凭证厚度一般为 3 厘米, 装订牢固, 美观大方。

 7) 、 会计凭证装订后的注意事项:

  a、 每本封面上填写好凭证种类、 起止号码、 凭证张数、 会计主管人员和装订人员签章;

 b、 在封面上编好卷号, 按编号顺序入柜, 并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

 3、 会计账簿的装订

 各种会计账簿年度结账后, 除跨年使用的账簿外, 账簿应按时整理立卷。

 账簿装订的基本要求:

 1) 、 首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符, 账页数是否齐全,序号排列是否连续;

 2) 、 然后按会计账簿封面、 账簿启用表、 账户目录、 该账簿按页数顺序排列的账页、 会计账簿装订封底的顺序装订, 活页账簿装订要求:

 a、 保留已使用过的账页, 将账页数填写齐全, 去除空白页和撤掉账夹, 加上封面、 封底, 装订成册;

  b、 多栏式活页账、 三栏式活页账、 数量金额式活页账等不得混装, 应按同类业务、 同类账页装订在一起。

 3) 、 在账本的封面上填写好账目的种类, 编好卷号, 会计主管人员和装订人(经办人)

 签章;

 4) 、 账簿装订后的其他要求:

 a、 会计账簿应牢固、 平整, 不得有折角、 缺角、 错页、 掉页的现象;

 b、 封面应齐全、 平整、 并注明所属年度及账簿名称、 编号, 编号为一年一编,编号顺序为总账、 现金日记账、 银行存款日记账、 分户明细账;

 c、 会计账簿按保管期限分别编制卷号, 如总账、 各类明细账、 辅助账全年按顺序编制卷号。

 4、 会计档案的移交归档 1)、 每年形成的会计档案, 由财务部按照归档要求, 负责整理立卷, 装订成册,

  编制会计档案保管清册。

 在会计年度终了后, 可暂由本会计部门保管一年。

 期满之后, 由会计部门编制移交清册, 移交本单位档案部门统一保管;

 2)、 移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。

 个别需要拆封重新整理的, 档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理, 以分清责任。

 5、 会计档案的保管

 1)、 会计档案的保管期限分永久、 定期两类。

 定期保管期限分为 3 年、 5 年、10 年、 15 年、 25 年、 共 5 类(详见附表一) , 保管期限从会计年度终了后的第一天算起;

 2)、 会计档案室的要求: 应选择在干燥防水的地方, 并远离易燃品堆放地, 周围应备有防火器材; 室内应经常保持清洁卫生, 以防虫蛀、 防鼠咬; 保持通风透光, 并有适当的空间、 通道和查阅的地方, 并防止潮湿;

 3) 、 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里, 按顺序码放整齐, 以便查找;

 4) 、 设置归档登记簿、 档案目录登记簿、 档案借阅记簿, 严防毁坏损失、 散失和泄密;

 5) 、 使用电子计算机进行会计核算的, 应当保存打印出来的纸质会计档案, 使用磁盘、 光盘等磁性介质保存会计档案, 应报财政局备案。

 会计电算化档案保管要注意防盗、 防磁等安全措施。

 6、 会计档案的借阅 1) 、 会计档案为本公司所用, 原则上不得借出。

 本公司人员需要档案资料, 在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印;

 2) 、 外部借阅会计档案时, 应持有单位正式介绍信, 经会计主管人员和公司领导批准后, 方可办理借阅手续; 由档案部门建立健全会计档案查阅、 复制、 登记制度;

 3) 、 借阅手续:

 借阅人应认真填写档案借阅登记簿, 将借阅人姓名、 日期、 数量、 内容、 归期等情况登记清楚;

 4) 、 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、 标记、 拆散原卷册, 也不得涂改抽

  换、 携带外出或复制原件(如有特殊情况, 须经领导批准后方能携带外出或复制原件)

 。

 7、 会计档案的销毁 保管期满的会计档案, 可以按照以下程序进行销毁:

 1)、 会计档案保管期满, 需要销毁时由档案部门提出销毁意见, 会同财务部门共同鉴定, 编制会计档案销毁清册(注明名称、 卷号、 册数、 起止年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限、 销毁时间等内容), 经公司总经理审批签署意见, 报请上级主管单位批准后方可予以销毁;

 2)、 销毁会计档案时, 由档案部门和财务部共同派员监销。

 在销毁前清点所要销毁的会计档案; 销毁后, 经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章; 注明“已销毁” 字样和销毁日期, 以示负责, 同时将监销情况写出书面报告一式两份, 一份报公司领导, 一份归入档案备查;

 3)、 会计档案保管期满, 但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证, 不得销毁, 应当单独抽出另行立卷, 由档案部门保管到未了事项完结时为止。

 单独抽出立卷的会计档案, 应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明;

 4) 、 在建设期间的会计档案, 不得销毁。

 六、 本制度解释权归本公司财务部。

  附表一: 会计档案保管期限表

  档案类别 序号档案名称 保管期限 备注 1 原始凭证 15 年

 2 记账凭证 15 年

 一、 凭证类 3 汇总凭证 15 年

 4 总账 15 年

 5 明细账 15 年

 6 日记账 15 年 现金及银行日记账保管 25 年 7 固定资产卡片 15 年 固定资产报废清理后保管 5 年 二、 会计账簿类 8 辅助账簿 15 年

 9 月、 季报告 3 年 包括汇总财务报告及文字分析 三、 财务报告类 10 年度报告 永久 包括汇总财务报告及文字分析 11 会计移交清册 15 年

 12 会计档案保管清册永久

 13 会计档案销毁清册永久

 14 银行余额调节表 5 年

 四、 其他类 15 银行对账单 5 年

 编制/日期:

 审核/日期:

 批准/日期:

篇六:财务档案借阅管理制度

档案管理规定(2017)

 第一章

 总

 则

 第一条 为了加强会计档案管理工作,确保会计档案的真实、完整、可用、安全,有效利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第 79 号)等有关法律和行政法规,结合本公司实际情况,制定本办法。

 第二条 本办法适用于总公司及各级分支机构(以下统称各级机构),应当依照本办法管理会计档案。

 第三条

 本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

 第二章

 管理机构 和职责

 第 四 条 财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度,规范作业流程标准,有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量;省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性;总省财务共享服务中心、地市分

 公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作,负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。

 第 五 条

 办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度,对会计档案管理各环节进行专业指导;负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作,有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读;负责会计档案归档移交后的借阅管理,负责组织会计档案鉴定及销毁工作。

  第 六 条 系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求,组织进行需求的评审、确认,将审核通过的需求提交需求实现部门,并组织需求提出部门进行系统功能的验收。

 第 七 条 信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护;利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求;采取可靠的安全防护技术和措施,保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。

 第三章

 归档和移交

 第 八 条 下列会计资料应当进行归档:

  (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

  (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产

 卡片及其他辅助性账簿;

  (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

 第 九 条 同时满足下列条件的,各级机构内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

 (一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

  (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

  (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

  (四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

 (五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响; (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

 第 十 条 满足本办法第九条规定条件,各级机构从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

 第十一 条

 财会部门可以仅以电子形式归档保存的会计档案包括:记账凭证、总账、日记账、明细账、固定资产卡片、月度/季度/半年度财务会计报表、保费电子发票、内部自制电子会计资料,以及其他符合本办法第九条、第十条的会计资料。

 第 十二 条

 将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的,不能仅以电子文件归档,仍需保留纸质会计资料,电子文件仅可作为数字副本归档保存。

 第十三条 财会部门按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,利用会计档案管理系统编制会计档案保管清册。

 第十 四 条 会计档案的分类方法:

 会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四类进行一级分类,具体档案可按照管理要求进一步细分类别,其中记账凭证明细分类应当与会计核算软件中分类标准保持一致。

 第十五条 会计档案的立卷要求:

 (一)记账凭证类:按核算单位、会计档案类别、所属会计期间(年月)和凭证明细类型立卷。财务共享服务中心可自行选择是否跨月、跨凭证明细类型立卷,但不得跨核算单位和年度立卷。

 不含纸质原始凭证的电子记账凭证,由会计档案管理系统自动立卷,单独编制档号。含纸质原始凭证的电子记账凭证随实体会计档案一同立卷,使用相同档号。纸质原始凭证需经过收集、交接、组卷、装盒、上架入库流程完成财务归档,逐笔建立电子记账凭证与对应原始凭证的关联关系。

 (二)会计账簿类、财务会计报告类、其他类:按核算单位、会计档案类别、年度和保管期限立卷。

 第十六 条 归档的会计档案应编制档号,作为档案的管理标识。档号设置规则:

 核算单位的全宗号(HR 机构代码取前 4 位,省略后 4 位数字 0)+档案类别(KJ01=会计凭证、KJ02=账簿、KJ03=报

 告、KJ04=其他)+年月(6 位,跨月时显示最大月份)+保管期限(2 位)+电子/实体(1 位字母,其中 S=实体档案,E=接口传输的电子档案)+流水号(6 位)

 第十七条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财会部门临时保管一年,再移交办公室保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经办公室同意。

 财会部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

 原则上,会计档案应由财务共享服务中心或同级办公室保管,地市及以下分支机构如有使用需求可办理借阅手续,使用完毕后应及时归还。如确因工作需要移交至地市分公司财会部门或办公室保管的,应履行审批手续,经省分公司单位负责人审批同意。纸质保费发票记账联可以由各出单中心及其分支机构临时保管,授权地市认证的增值税专用发票可以由地市分公司财会部临时保管,临时保管期限应符合规定,临时保管期限到期后直接移交同级办公室保管。

 第十八条 财会部门在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。会计档案移交清册由财会部门和办公室各保留一份。

 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。移交电子会计档案管理权时,通过会计档案管理系统进行设置,移交过程中应当保证电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

 第四章

 保管和 利用

 第 十 九 条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

 第二十条

 信息技术部应对会计档案管理系统进行定期备份,原则上对于系统实施每周一次的数据库级备份、每月一次的系统级备份。对所有备份的数据,应每月进行不少于一次的数据完整性校验。对于需实施系统升级等变更的系统,在变更实施前后均应进行数据备份,必要时进行系统级备份。

 第二十一 条

 信息技术部对磁性载体每满 2 年进行一次抽

 样机读检验(检查可读性),抽样率不低于 10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子会计档案,应每 4 年转存一次,原载体同时保留时间不少于 4 年。

 第 二十二 条 办公室应每年对电子会计档案的可读取性进行评估,形成评估报告;如存在因软、硬件或其他技术升级、变动出现电子会计档案不可读取的风险,应对电子会计档案进行迁移。

 电子会计档案迁移前应进行迁移可行性评估,包括目标载体、系统、格式的可持续性评估、保管成本评估等,并保证迁移过程中电子会计档案的真实性,过程可控,防止迁移过程中电子会计档案信息丢失,非法篡改。迁移后原载体保留时间不得少于 3 年。

 第 二十三 条 各级机构应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

 借阅会计档案时,借阅机构经办人应当以电子邮件、函件、OA 公文等方式向财务共享服务中心或地市分公司财会部提交借阅需求。借阅会计档案管理系统上线后的会计档案时,应由财务共享服务中心或地市分公司财会部在会计档案管理系

 统中根据借阅需求填写借阅申请单,写明借阅机构、人员和借阅用途等信息,约定归还时间,档案保管人在系统中办理会计档案出入库。借阅会计档案管理系统上线前的会计档案时,须在会计档案借阅登记簿上手工登记,约定归还时间,由借阅人和档案保管人共同签名或盖章。

 公司接受外部审计检查或其他特殊原因需借阅会计档案时,应当根据档案存放层级,经财务共享服务中心主任岗或地市分公司财会部总经理审批。如需借阅已归档至办公室的会计档案,还应由同级办公室部门负责人审批。

 如因特殊原因导致财会部门无法使用财务软件提供电子会计档案数据,需要调用已归档至办公室的硬拷贝载体时,应由财会部门根据借阅需求向办公室以 OA 公文形式申请借阅使用,办公室审批通过后方可复制使用,信息技术部负责协助技术处理。

 第二十四条

 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。利用电子会计档案过程中,严禁篡改和损坏电子数据,严禁随意扩大利用范围和用途。

 第五 章

 鉴定和 销毁

 第 二 十 五 条

 各级机构应定期对已到保管期限的会计档案

 进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。会计档案的鉴定周期应当根据每年到期档案量和库房空间的实际情况确定,可以每年开展一次鉴定工作,也可以几年鉴定一次。

 第 二 十 六 条

 会计档案鉴定工作应当由总省办公室牵头,组织同级财务会计部、监察部/审计部、合规部/风险管理部等机构或人员共同进行。

 第 二 十 七 条

 会计档案鉴定意见书应至少包含以下内容:

 (一)被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况; (二)销毁或延长保管期限档案的主要理由; (三)需要销毁档案的清册。

 第 二 十 八 条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

 (一)总省办公室牵头编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

 (二)销毁总公司会计档案时,应由单位负责人、办公室主要负责人、财务会计部主要负责人、办公室经办人、财务会

 计部/财务共享服务中心经办人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁分公司会计档案时,应由省级分公司单位负责人、省级办公室主要负责人、省级财务会计部主要负责人、省或地市级办公室经办人、省或地市级财会部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见,以 OA 公文形式上报总公司办公室和财务会计部审批,审批通过后方可销毁。涉及公司股改上市前的会计档案,还需经集团公司审批同意。

 (三)办公室负责组织会计档案销毁工作,并与同级财务会计部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由办公室、财务会计部和信息技术部共同派员监销。属于保密范围的归档电子会计档案,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。存储在可擦写载体上的电子会计档案,应采用可靠的擦除方式,以确保彻底擦除。不属于保密范围的电子会计档案可进行逻辑删除。

 第 二十九 条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项(包括未了结诉讼案件、未结案违规违纪案件、因固定资产后期维修等需要使用购买固定资产原始票据

 等)的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

 单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

 第 六 章

 其他 特殊情况

 第 三 十条

 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

 第三十一 条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业...

篇七:财务档案借阅管理制度

内部会计档案管理办法

 为进一步提高会计档案规范化管理水平,确保医院会计档案的完全完整,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》规定,结合我院实际,特制定财会档案的管理、借阅制度。

 一、归档范围

 1.会计凭证:原始凭证、记帐凭证、其他会计凭证

 2.会计账簿类:现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账固定资金产卡片其他会计账簿。

 3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告(包括会计报表、附表、附注及说明文字),其他财务报告。

 4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,门诊药品仓库各期盘点表,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案保管清册会计档案移交清册,会计档案销毁清册。

 二、会计档案的立卷

 1.每月定期将记账凭证连同所附原始凭证按序装订。装订前要剔除金属物,逐编写页号。记账凭证及附件应折叠整齐‘结实’美观。要填好凭证封面,并在封面加盖财务负责人章和装订人印章。会计凭证应一册为一个案卷。

 2.会计账簿按年度立卷。活页账簿应撤出空白账页,编写页号,装订成册。每本账簿要加贴封面。

 3.会计报告应在年度决算之后将年报和季报、月报分别立卷。装订成卷的会计报表应附加统一规定的报表封面,年报应归入各单位文书档案保存。

 4.银行存款余额调节表和银行对账单、部门盘点表等参照会计账簿整理方法。

 三、会计档案的管理和借阅

 1.会计档案分类处理、有序存放、妥善保管、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。移交档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。

 2.每年形成的会计档案,按照归档要求整理立卷,装订成册,编制移交目录。当年会计档案,在会计年度终后,可暂由本单位财务人员保管一年。期满之后全部移交医院财务档案管理员。

 3.会计档案不得借出,如有特殊需要,须报分管财务院长批准,提供查阅或复制,须办理登记手续。查阅或复制人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

 四、销毁制度

 1、保管期满的会计档案,由档案室和财务科共同鉴定,提出销毁意见,编造销毁清册。

 2、报本单位负责人和上级主管部门批准,并在销毁清册上签署意见。

 3、销毁会计档案时,由上级主管部门以及档案室和财务科共同派员监销。

 4、监销人在销毁会计档案前,按销毁清册内容清点核对;销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位负责人。

 附:会计资料,归档范围及保管期限

 1、年度决算报表(包括文字分析)永久保管;

 2、会计月、季报表(包括文字分析)保管期为 5 年;

 3、各类会计凭证保管期为 15 年;

 4、总帐及明细分类帐等帐册保管期为 15 年;

 5、现金日记账、银行存款日记帐保管 25 年;

 6、职工人数、劳动工资统计年报永久保管;

 7、会计移交清册保管 15 年;

 8、会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。

 9、银行余额调节表,银行对账单保管 5 年。

 本制度自 XXXX 年 11月 30日修订行文之日起执行,此前行文的制度与本制度相违背的,即刻停止执行。

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