[摘要] 本文通过对突发事件档案产生特殊性的分析，注入了预先介入、档案追踪的意识，并为在特殊环境和条件下档案的收集、整理、编研及保留有价值的档案资料提出了特殊管理的思路，使档案工作真正起到继往开来的重要作用。
[关键词] 突发事件；档案；特殊管理
[中图分类号]R197.32 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）11（b）-106-02
突发事件在人类生活和社会发展进程中是不可避免的。2008年发生在我国汶川特大地震的特征是事件发生、发展迅速，出乎意料，对环境、社会及人群生命健康造成了破坏性的后果；同时事件难以应对，需要政府和全社会立即采取紧急行动及非常规方法来处理。
突发事件发生后，作为医疗卫生行业首当其冲，会在第一时间前往实施紧急医疗救治，由此产生的档案资料的不定性会给档案管理带来很大的难度，因此需要特殊管理。
1 档案产生的特殊性
1.1 档案形成的瞬即性
由于事件发生的突然，没有固定的发生时间及方式，不可预测，致使档案不能按常规工作状态那样产生，而是在事件的发生、发展过程和各个阶段的应急过程中随时形成，造成档案瞬即产生。
1.2 档案来源的广泛性
由于事件发生的突然与处置事件的紧迫，会形成上级部门指挥决策的随机性与多头性，在事件处理上常涉及多渠道、多部门、多系统，造成档案来源的广泛而产生多头档案。
1.3 档案内容的复杂性
由于事件发生的原因多样，造成的后果不同；应对的方法多样，产生的效果不同，因而会形成种类多、数量大、内容复杂的档案。
1.4 档案载体的多样性
由于事件的发生始料未及，会牵动社会的方方面面，人们为了及时保留第一手资料，会产生除纸质以外的如电子文件、照片档案、音像档案、实物档案甚至包括网络档案等多种载体的档案。
2 档案收集的特殊性
根据突发事件中产生的档案，档案收集要按非常规进行，既要做到特殊时期特殊收集，也要做好预先介入工作。
2.1 应急介入的预先性[1]
在日常工作中，档案管理部门要加强《档案法》的宣传和相关的培训，提高全员档案意识，预先制定好档案工作应急预案，明确突发事件中档案工作的组织领导、工作流程及职责分工。一旦突发事件出现，就能按事先制定的预案，有条不紊地开展档案收集工作。尤其作为医院，当突发事件来临时，会随时派出医疗队奔赴事发地点进行医疗救治，因此要增强现场人员的档案意识，使之在紧急情况下，充分认识突发事件档案的珍贵性和唯一性，时刻绷紧档案这根弦，并成为自觉的行动，及时、客观、真实地记录事件的全过程。但如果缺乏这种意识，即使遇到有价值的档案，也会瞬即流失，如某医院派遣医疗队到灾区救治，正值中央领导前往慰问并与医疗队员握手致意，如此珍贵的场景，因缺乏档案意识而错过记载，留下无法弥补的遗憾。
2.2 归档范围的齐全性[2]
为了保证突发事件中档案收集的齐全完整，应预先制定好相应的归档范围，以免遗漏珍贵的档案资料。以卫生行业为例，归档范围主要包括：党和国家领导人、卫生部领导同志、上级部门对突发事件的命令、所作的重要批示、指示、通知；反映领导同志视察突发事件应急工作的宣传报道、活动照片、录音录像等文件材料；反映突发事件应急工作的重大决策，制定的工作预案、技术规范、操作指南和监测方案及形成的会议材料、简报、往来公文、函件、电报、传真、电话记录、信息资料等文件材料；突发事件应急工作中派遣医疗队的相关文件材料如工作进展、医疗救治、战地日记、灾情报告、卫生防疫、新闻宣传、科普宣传等文件材料；突发事件应急工作中组织救灾物品、救治药品、医疗用品、相关物资和生活保障、向灾区捐赠等方面的文件材料；救灾工作的总结、报告、大事记等文件材料；突发事件应急工作中的先进集体、先进个人事迹的文字材料、录音录像、照片光盘、实物等；其他在救灾工作中形成的具有查考和保存价值的文件材料等。
2.3 档案追踪的及时性
突发事件来临时，要打破原有常规的档案收集模式，进行档案追踪服务，特别要与派往灾区的医疗队员随时沟通，不断进行档案收集指导。虽然医疗救治任务紧迫，现场人员没有更多的时间用纸质的形式来记载事件发生的过程，但随着通信、网络、声像技术的快速发展，可通过不同的载体来收集档案。如数码照片的特点是方便、快捷，可及时记录珍贵的图片信息，在反映客观事物方面有着文字无法替代的重要作用，但要指导相关人员附上反映包含时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等主要信息的文字说明，保证照片档案归档的及时、完整与准确。对于容量过大，没有条件刻录光盘的，也可随时通过网络压缩上传图片信息。
2.4 档案收集的完整性
突发事件来临时，档案要随事件的发生、发展，不分时间、地点与场合及时收集，特别要强化对零散文件的收集，抓住点滴有价值的东西，哪怕是随记的一张纸片或拍下的一个镜头均有可能成为今后需要查考的真实凭证，因为有些事件不再发生，档案将不可复制，会造成无法追补的后果。同时开展全方位、立体式的档案收集，既要收集反映宏观情况的档案，也要收集反映微观细节的档案；既要收集纸质、音像文件材料，也要收集电子文件；既要收集文件档案，也要收集实物、图书资料、新闻报道，必要时追记“口述档案”等，要保证收集来的档案能够系统地反映事件发生、发展、结束及影响的全过程，要不放过任何线索及途径，留住特殊时期的档案财富。
3 档案整理的特殊性
突发事件后，并不意味着全过程的完结，要以事件的控制为契机，配套地解决一些与事件相关的问题，尤其要及时进行档案整理，认真总结经验，以此作为类似事件的借鉴。
3.1 档案整理的联系性[3]
突发事件中，档案是人们社会活动过程的最好历史凭证。档案的有机联系，是由这些活动本身的历史连续性和完整性决定的。因此在档案整理中，要注意保持和维护档案的有机联系性，将分散的档案信息资源进行科学地组织，包括纸质文件、电子文件、档案实体在内的所有与事件相关的档案有机联系性的数据和信息，加以科学分类整理和系统化，这是档案信息整理的基础。
3.2 档案整理的互动性
突发事件中产生的档案一般比较零散、不完整，尤其是对派往灾区医疗队员归来档案的整理，有些纸质的文件可能会忘写日期，有些照片可能会没有说明，这些都需要档案管理人员与提供档案的人员进行沟通与互动，及时追补必要的档案信息，保证第一手档案资料的真实与准确。
3.3 档案整理的特色性
由于突发事件的档案与常规状态不同，因此要善于捕捉、整理有特色的档案信息。
如某中医医院针对参加汶川抗震救灾的部队官兵，因灾区的特殊环境、超负荷工作，生活、饮食无规律，引起的体力严重透支，免疫力下降，出现严重的口腔溃疡等应急性疾病，首次派遣中医食疗营养专家奔赴灾区，凭借多年的临床经验和发挥中医食疗特色，不用一粒药、一颗营养素，采取就地取材、药食同源的方针，达到了口腔溃疡当天无疼痛、随即痊愈的特殊疗效。同时对有限的食物进行科学、合理的营养搭配与供给，帮助部队官兵及时恢复了体能，并以更充沛的精力投入到抗震救灾中。这一体现以食疗病的祖国医学特色的疗法，对转变传统营养观念、在特殊环境和条件下的就地取材实施自救等进行了有效的尝试，为营养学在新领域的发展提供了宝贵的第一手特色档案资料及成功的经验。
4 档案编研的特殊性
4.1 编辑专集的时效性
突发事件后，要及时编辑反映事件全过程的专集。内容主要包括大事记、工作日志、医疗队员战地感受、医院捐款捐物统计表、医院总结暨获得的各类荣誉、反映事件全方位的重要图片资料等这些用爱写下的记忆，让历史告诉未来。
4.2 编辑论文的宝贵性
汶川地震发生后，受灾群众出现了创伤后应激障碍（PTSD）。灾难给生还者的内心留下了深深的伤痕，很多人出现失眠、极度焦虑、恐惧、抑郁等症状，某中医医院派出心理救援医疗队，通过对受灾群众的筛查及临床诊断，运用中医特色的疗法对其进行了心理危机干预治疗、心理状况调查等，帮助他们抚去心理的阴影和创伤，重新鼓起生活的勇气。因此，如果在积累大量第一手临床资料的基础上写出一篇篇具有重要参考价值的科研论文并编辑成册，将为我们今后进一步深入研究PTSD提供宝贵的临床档案资料。
4.3 编辑光盘的必要性
突发事件后，一切能反映事件过程及影响且具有保存价值的档案资料都须收集、整理，并将重要的电子文件及图片按照专题内容编辑刻录光盘，实行异地备份管理，这对于留存重要的档案信息资源非常必要。
总之，面对突发事件，档案人员要有提前介入的意识，力争把特殊时期的“特殊档案”完整无缺地保存下来，使档案工作能够真正起到工作查考、历史研究、经验借鉴、继往开来的重要作用。
[参考文献]
[1]贾智力.对突发公共卫生事件档案的收集和整理工作的研讨[J].医院管理,2008,16(9):319.
[2]卫生部办公厅关于做好抗震救灾文件材料归档工作的通知[卫办文档发(2008)103号][S].2008-6-2.
[3]王英玮.论档案的有机联系性[J].档案学研究,2003,(6):2-4.
（收稿日期：2008-09-09）