[摘 要] 管理电子档案不同于管理纸质档案,管理电子档案要依赖电子计算机的软硬件环境。电子计算机的软硬件产品名目繁多,我们不可能以罗列产品的方式讨论管理电子档案所需要购置的软硬件设备。我们可以通过讨论电子信息处理技术对电子计算机的软硬件依赖情况,使档案馆得到启发。
[关键词] 管理 电子档案 计算机 软硬件 环境 依赖
管理电子档案不同于管理纸质档案,管理电子档案要依赖电子计算机的软硬件环境。电子计算机的软硬件产品名目繁多,我们不可能以罗列产品的方式讨论管理电子档案所需要购置的软硬件设备。我们可以通过讨论电子信息处理技术对电子计算机的软硬件依赖情况,使档案馆得到启发。
一、电子信息处理技术对电子计算机的软硬件依赖情况
1．数据库管理系统
数据库是在电子计算机的外存储器上、按一定组织方式存储在一起的、相互关联且具有最小冗杂度和可共享的、具有较高独立性的、能确保安全和完整的数据集合。数据库系统是用于组织和存取大宗数据的管理系统，它是有关电子计算机系统(硬件与基本软件)、数据库及其描述机构、数据库管理、用户及其应用程序、数据库管理员等几方面组成的总体。数据库管理系统是一组软件，它具有数据库定义功能、数据库管理功能、通信功能，通常由数据描述语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序、数据库管理例行程序等3部分组成。关系数据库管理系统是当前普遍采用的性能较好的数据库，如SYSTEMR、dBASE、Oracle、SQL/DS和DB2等。分布式数据库管理系统是当今信息处理领域中日益被人们重视的一个分支，它是一组结构化的数据的集合，在逻辑上属于同一系统，而物理上分布在电子计算机网络的不同节点上。20世纪80年代后期，人们力图把关系数据库系统和面向对象的方法结合起来，探讨新一代的数据库，以适应新的应用领域的要求，这种新一代的数据库系统称为面向对象式数据库管理系统。多媒体数据库管理系统，是指对以数据库方式在电子计算机存储设备上合理存放的相互关联的多媒体信息的管理、这些数据集合及管理的特点是语义丰富、信息量特别大、管理过程特别复杂，更需要有技术环境支持。一般的数据库管理系统不适合工程数据的管理，如复杂实体的处理、动态模式的修改与扩展等，于是人们又开发了工程数据库管理系统。数据库的种类今后还会不断地扩大和完善。
2．存储及输出设备
信息数据的存储需要相应的电子计算机外部设备和存储介质。主要有磁盘存储器、磁盘、磁带和磁带机、光盘和光盘驱动器等。信息数据的利用需要相应的输出设备，主要有终端(通常由一个键盘和一个显示装置组成)、打印机等。
3．软件
软件，即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机软硬件资源进行管理和控制的程序，也是用户和电子计算机系统的接口。各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行的。根据操作系统所管理的资源不同以及提供服务方式的差别，操作系统大致可分為多道批处理、分时、实时、网络和分布式等5种
类型。程序是为解决某一问题而设计的一系列指令，根据被解决问题的目的不同，又可分为系统程序和应用程序。
4．数据结构和数据
为保存电子文件的可存取性、可理解性、可利用性，必须对电子文件数据结构及类型进行了解。数据结构，即数据的组织形式，它既描述数据对象，又描述这个集合中数据元之间的相互关系。数据又有格式数据、正文数据、时态数据、图像数据、声音数据之分。
二、电子档案相应设备与技术更新对策
电子档案管理，必将遇到记录载体不耐久、读写档案信息的软硬件技术过时等大问题。现代信息载体的寿命相对于技术过时而言，显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证，他生产的硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁，几乎都不安全。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合。即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将影响电子档案信息的读出。而对技术过时问题，一定要采取相应对策，以免电子档案信息受损。到目前为止，这些具体对策还在研究探索阶段，下面列出几种方法供有关人员参考。
1．再生性技术保护
再生性技术保护指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件读出。这种方法为长期保存信息提供方便并避免技术过时带来的任何麻烦。同时也存在一定的问题：一是有些信息无法转移到硬拷贝上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是失去了电子档案的原有的面貌，也失去了电子格式的传递和使用的灵活性。
2．建立电子计算机技术档案馆
建立电子计算机技术档案馆，收集过时的电子计算机软、硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统等。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软、硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。
3．仿真
仿真，是制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中对某一硬件与软件的模仿，使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用。利用这种方法来挽救过时技术的当时记录，从技术上看虽然是可能的，但实际工作中还有很多问题，如兼容性不可靠、仿真器的耐用性维护等。
4．拷贝和迁移
拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一项基本方法。这种方法虽然不能解决由于技术过时而引起的电子档案长期保存问题，但可用转换的方法将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境(包括硬件和软件)上，这种技术环境的转换称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意味着基于字符的数据，可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上，以进行电子信息的保护。迁移要求电子计算机既可读出旧格式，也可将它写在新格式上。迁移到不同的操作系统时，应注意优先维护信息内容与使用功能。
参 考 文 献
[1] 王韵妍.论如何提高档案工作者的素质.现代档案管理2008年
[2] 曹大勇.浅谈档案信息化的管理与建设.档案管理研究2009年■