曾三同志是新中国档案事业的开创者､领导者。他一贯重视档案理论，坚持用档案理论指导档案工作实践。他为新中国档案事业的创建和档案学理论建设都做出了历史性的伟大贡献。
我们重温《曾三档案工作文集》(以下简称《文集》)，可以看到曾三同志从上个世纪50年代起，在许多重要会议讲话和文章中，总是反复地讲“什么是档案”的问题。他认为:“对档案和档案工作的正确认识是很重要的，认识正确了，清楚了，才有可能把档案工作做得更好。”(《文集》第412页)“我们要讲档案学，必须先讲档案”，“讲档案是什么，就要讲档案的性质､档案的定义､档案的产生，它怎么同图书不同，怎么同文物不同。”讲档案，“要从它的运动开始讲起，直到它的归宿，直到如何利用。”“我们讲档案学，一切都应该从这一点研究开始，正象我们研究资本主义要从商品研究开始一样。”(《文集》第440页)
曾三同志对档案定义的探讨，主要是在三次关于档案与资料区分问题的讨论中展开的。在全国档案事业建设初期，就发生了档案与资料区分问题的讨论。1951年，曾三同志在一篇文章中，介绍了中共中央华东局关于档案和资料的表述:“凡经过本机关､部门处理之来往文书和发出之各种文件及其草稿与会议记录等，谓之档案。凡用以参考不需处理之文件､书刊，谓之资料。”1955年，他在一次会议上说:“经过负责人签字的报告､会议记录､来往文书，都是档案。”后来，在《我对档案工作的认识》一文中他提出了自己比较完整的看法:“我认为所有机关､学校､工厂､农场､企业､人民团体在工作中所形成的文书材料(包括收发文件､电报､会议记录､录音记录等)都应该作为档案来保管。”(《文集》第32､35页)1956年，他又说:“档案是我们党和国家机关在工作中所形成并保存下来的一些文书材料。”(《文集》第41页)在这一时期，曾三同志提出了构成档案定义的几个基本概念(要素):“本机关工作中形成”､“处理”(或“负责人签字”)､“保存下来”､“一些(或所有)文书材料”(收发文件､来往文书､电报､会议记录､录音记录等)。
1958年，随着全国社会主义经济建设高潮的到来，全国档案事业也有了较快的发展。但是，当时在“大跃进”运动中，曾经出现了“人人办档案”､“个个编资料”､“大收､大编､大用”等“不正确的做法和口号”，“把档案工作做得超出了机关的范围，也超出了档案工作的范围”，混淆了档案和资料的界限。1959年曾三同志说:“1958年我们号召档案工作者做点资料工作，以后才发生了档案､资料不分的问题。”因此，曾三同志在1959年6月召开的全国档案资料工作先进经验交流会议上所作的报告中，又一次讲了档案与资料的区分问题，并且第一次比较全面地论述了档案定义:“档案是本机关在工作和生产中形成的文书材料､技术文件､影片､照片､录音带等经过一定的立卷归档制度而集中保管起来的材料;资料则是为了本机关工作需要所收集起来的一切材料，其中有别的机关在工作中形成的文书材料，也有公开出版或内部发行的印刷材料。一个机关的档案反映了本机关的全部活动，应当作为历史记录保存;而它所收集的资料只是为了业务需要备供参考的。我认为，档案和资料应该有这样的原则区别。档案是在工作中自然形成的，不是可以随意‘写’的，也不能把随意收集起来的东西都叫档案;资料是可以根据自己的需要收集的，也可以利用档案和其他资料编写和复印。虽然档案与资料可以互相转化，而且从广义来说，档案也是一种资料，但是一个机关的档案，毕竟是一个机关的历史记录，它不应该同一般资料混同。一个同样的东西，在产生它的机关和收集它的机关，可能具有不同的性质。”在这一段档案定义的论述中，又增加了“经过一定的立卷归档制度”､“集中保管”､“自然形成”､“档案与资料可以互相转化”和多种档案材料品种(技术文件､影片､照片)等几个基本概念(要素)。
在1959年，还发生了“分清技术档案和技术资料”的问题。曾三同志指出:“当时对这个问题的看法很混乱。有的认为档案是死的，资料是活的，凡是常用的都叫资料，只有停产或者当前不再使用的才叫档案;有的企业把同样的两份图纸，专供日常借阅使用的叫资料，保存起来供日后查考的叫档案——实际上这套所谓档案根本没有人用。最普遍的看法是，把所有技术档案和技术资料都叫技术资料，结果是档案和资料不分。这些看法，直到目前(指1962年11月——笔者注)仍然存在。技术档案和技术资料，虽有密切联系，但并不是一种东西。如果都叫做技术资料，也有两种性质。一种资料(我们主张叫技术档案)是本单位工作和生产活动的历史记录，是进行工作和生产的依据与必要条件，是一种真凭实据;另一种资料(我们认为可以叫技术资料)，则是为了参考的目的，从外边搜集来的，对搜集单位只有参考价值，而对本机关的工作､生产没有记录､依据和凭据的作用。从事现代生产､建设和科学技术研究工作，当然需要多方面搜集技术资料，但是很多问题，只有本身的技术档案才能解决。从一个企业来说，它自己的技术档案是根，技术资料没有了可以再搜集，或者再根据技术档案复制，技术档案没有了，那就连根拔掉了。从这种意义上讲，技术档案比技术资料更重要，必须划分清楚､区别对待。……当然，这并不是说，技术资料是不重要的。技术资料也有很重要的，甚至是可贵不可多得的。我们在把二者加以区分的基础上，既要首先管好技术档案，又要同时管好技术资料，使二者相辅相成，以便更好地为当前和长远的需要服务。”(《文集》第198-199页)
曾三同志在1959年12月大连召开的一次研究技术档案工作的会议讲话中说:“技术档案是什么呢?一个工厂､矿山､设计院､科学研究机关在生产和工作中间所形成的技术文件材料，因为它有永久的或一定时期的利用价值，反映这个机关的真实历史，按照一定制度把它保存起来，就叫技术档案。”(《文集》第127页)同时讲了《技术档案室工作暂行通则草案》中关于技术档案的一条规定:“必须把技术档案和技术资料区分清楚:凡是记述和反映本单位基本建设､生产技术和自然科学研究活动的，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料都是技术档案。凡是为了参考的目的而收集和复制的技术文件材料，都是技术资料”。曾三同志说:“写这么一个定义，我们的思想就清楚了。真实的历史记录，还要经过一定的归档制度集中和保管起来，才成为档案，并不是机关里面所有的文件材料都可以叫档案。有的同志认为归档制度可以不写，我们研究的结果，还是要写一下。”“有的同志说档案是原本，或者是代替原本的副本，这样的内容也应该在定义中写上，我们认为，这是属于文件的形式问题，不是档案的性质问题。又如究竟底图是档案，还是蓝图是档案，也是从形式上看问题。什么是档案，什么是资料，不应从形式上看，应该从它的性质､从它同我们工作的关系来看。”(《文集》第128—129页)
曾三同志在大连会议的讲话中，还特别强调了归档制度对档案形成的重要性。他说:“没有归档制度，就没有档案。文件材料要归档，才叫档案。如果根本没有归档制度，那就无所谓档案。档案和资料不分，也不会有档案，因为很多东西会同资料一起损坏或者散失，至少不能有完整的档案。”(《文集》第130页)在会议上作总结时，曾三同志说:“我在上次报告中讲了‘没有归档制度就没有档案’这一句话，引起了讨论。这一讨论很有意义，使大家更深刻地想了一下。这句话基本上是不错的，但有缺点。这种说法是强调归档制度的说法，因为一堆一房的零散文件并不是档案。积存的零散文件，只有经过清理整理才能成为档案，清理整理是对没有归档制度的补救。我们强调归档制度，是因为归档制度是档案工作的基础，没有归档制度，档案就没有来源，也就没有档案。”根据当时各机关没有建立归档制度和归档制度不健全的不同情况，曾三同志说:“我们同意把上次的提法改为‘没有归档制度，就没有健全的档案工作，也就没有完整的档案’。” (《文集》第139—140页)到1961年12月，曾三同志又在一篇文章中说:“现在研究起来，中间还应该加上一句，即:没有归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案，就没有健全的档案工作。”(《文集》第189页)
在1962年10月哈尔滨召开的城市基本建设档案工作会议的总结中，曾三同志明确提出了“档案的自然形成规律”问题，同时又一次指出:“1958年曾有过所谓‘写档案’的群众运动，那是错误的，”不能“人为地制造档案”。 1961年12月国家档案局发布的《机关档案室工作通则》规定:“归档的文件材料应该按照它们的自然形成规律，保持它们的历史联系，分类立卷”。曾三同志在同时发表的一篇文章中，还专门解释了“什么是文件材料的自然形成规律”:“档案，是各机关在工作和生产中自然形成的，因此不能随意‘写档案’､‘编档案’。……当然，‘自然形成’绝不是听其自然，不要我们去工作的意思;而是要懂得它的自然形成规律，然后按照这个规律去做工作，使档案收集起来不难，整理得更好，也便于发挥它的作用。一个机关的档案应该作为一个全宗;一个机关如果是分散处理文书的，它的档案应该按组织机构分类整理;一个问题､一件工作､一个运动､一次会议､一个案件所形成的文件，应该放在一起立卷。这些基本方法，都是遵守了文件的自然形成规律的。”(《文集》第191—192页)1962年12月，曾三同志在全国档案工作会议上，作了1958年至1962年“五年总结”的报告，对“什么是档案的形成规律”作了更完整的说明:“档案是由文件材料､技术文件等转化来的，是工作和生产活动的必然产物。……这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作､生产､科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案。任何档案，都是这样适应机关工作和生产活动的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望可以随意编写的，更不是由于档案人员的什么要求而产生的。”“各机关形成的档案，反映着各个机关的工作和生产活动，是一个有机的整体。……我们收集､整理档案时，必须保持各个机关和机关内各个部门的档案的完整和不可分割的联系，……必须保持各项工作和生产活动中形成的档案的历史联系，而不能随意分割和打乱它们之间的联系。”各机关形成的档案，先是在机关档案室保存，“档案的最后归宿是各级档案馆”。“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”(《文集》第211—212页)
经过“文化大革命”以后揭批林彪､“四人帮”破坏档案事业的罪行，拨乱反正，弄清理论是非，曾三同志对档案的论述，视野更广，思考更深化了。他在1979年8月全国档案工作会议上的讲话，又一次重提“什么是档案”的问题:“档案是人类生产斗争､政治斗争和科学实验的历史记录，是保存下来的过去的文书材料。”(《文集》第265页)1980年7月，曾三同志在全国科学技术档案工作会议上讲话时，又对“什么是科学技术档案”作了更全面的论述:“科学技术档案不仅指在科学技术研究活动中形成的档案，而是包括了不同种类的技术档案在内的。概念和所包含的内容是有些矛盾的。技术档案的种类很多，我们现在接触到的，就有专业设计档案､城市建设和各种基本建设工程档案､设备档案､产品档案和工艺档案､科学技术研究档案､地质勘探档案､测绘档案､气象档案､水文档案，等等。一个工厂，一个矿山，一个基本建设单位，一个设计部门，一个科学技术研究部门､一个地质勘探队等等，都在从事着一定的生产､建设､科研､设计､勘探等活动，在这些活动中，它们都要形成图纸､图表､报表､文字材料､计算材料､照片等很多技术文件。这些技术文件，是它们进行生产､建设和科学技术研究等活动的记录或成果，也是一种工具和手段。把这些技术文件按照一定的归档制度集中保存起来，以备日后查用，这就产生了技术档案。所以，我们说，科学技术档案是生产､建设和科学技术研究过程中形成的，是生产､建设和科学技术研究的记录和反映，是劳动的成果和智慧的结晶，又是继续进行生产､建设和科学技术研究的依据和必要条件之一，是国家的宝贵财富。这是我们多年来对技术档案得出的一个认识，是为大多数同志所同意的。实践证明，这样一个认识也是基本上符合科学技术档案的实际情况的。”(《文集》第353页)
1982年12月，曾三同志在全国档案工作会议上讲话时，强调了对档案的正确认识很重要，又一次讲了“什么是档案”的问题。他在重述了过去关于档案定义的表述中，还提出“档案是机关工作的直接记录和历史反映，是机关的真实史料”。他说:“档案是机关工作的历史记录，这是一个概括的､简单的定义，是所有档案的共性。机关有各种各样的机关，工作有各种各样的工作，我们要具体分，那就有各种各样的档案。产生档案的方式，形成档案的过程和规律也是各种各样的，档案的制成材料､具体形式也是多样的。一般常分为文书档案和科技档案两种，其实，不仅科技档案还有各种各样的分类，比如气象档案､原子能科学技术档案等等，就是文书档案，也是各种各样的，比如司法档案､外交档案，都有它们自己的特点。没有任何一个档案工作者可以懂得所有档案的特点。《辞海》上对‘档案’的解释写了290个字，也不可能把所有档案的所有特性包括进去。其实它的基本内容就是上述几句话，更简单地说，就是一句话——档案是机关工作的历史记录。”(《文集》第413页)
1983年9月，曾三同志在《人民日报》上发表了一篇《切实抓好农业科技档案工作》的文章，指出:“农业科技档案应该说是很重要的一种档案。”“大农业包括农业､林业､畜牧､水产､农垦等方面，它所形成的农业科技档案种类繁多，范围广，主要有农业生产技术档案､农业科学研究档案､农业综合考察档案､农田基本建设档案､农业科技管理档案等。”文章还提出:“专业户､科技示范户如何建立自己的科技档案，促进农业技术的推广和生产的发展，是一个不容忽视的问题。”1984年1月，曾三同志在全国农业工作会议和全国农业科技档案工作座谈会上讲话时，首先从历史上论述了档案的重要性。他说:“档案产生于我们的工作，是昨天的记录､前天的记录。”“我们要研究工作的历史，记性好的人也是需要查用档案的，因为记忆有可能记错，档案最可靠。‘活档案’也总是要死的，而档案是真凭实据，是要永久保存的。”(《文集》第427-428页)
1985年7月和8月，曾三同志分别在《当代中国的档案事业》第二次编写工作会议和《中国大百科全书档案卷》撰稿人大会上讲话，这是他生前最后两次关于档案问题的讲话。他说:“多年来，我们讲的一句话，说档案是各个机关或者某些个人在生产斗争､政治斗争或科学研究中的记录，这就是我们对档案的定义。……这一点，不必加任何形容的词句，不要自己找麻烦，一定要加上什么东西，比如说‘经过整理’这个词要不要加上，我们既然讲档案是一个机关的记录，我们就会要求他整理，要求他收集。”(《文集》第440-441页)“档案有多种个性?熏不要企图用一个框框去说明各种不同的档案。”(《文集》第448页)1982年至1983年，《档案工作》杂志曾组织过一次关于档案定义的大讨论，各地读者提出了许多不同意见。我当时在杂志社工作，记得曾三同志很关心这次讨论，曾不止一次对我讲过他的意见。上述曾三同志对档案定义的论述，实际上是针对这次讨论的。可以看出，曾三同志晚年对档案的论述是由博返约，更为练达了。
在上述关于“什么是档案”和档案定义的论述中，曾三同志已经论及了档案的性质､作用和来源(起源)问题。
关于档案的来源(起源)问题，曾三同志在“文化大革命”前17年中，主要讲档案的形成，如1951年就指出:“档案是昨天的文书，文书又大半是明天的档案。”(《文集》第4页)后来他在论档案的定义中，一直说档案是人们在社会实践活动中“形成并保存下来的一些文书材料”和“技术文件”等，是“工作和生产的产物”;或者说:“档案是昨天的文件材料，今天的文件材料也可能变成明天的档案。”如果“没有归档制度，档案就没有来源，也就没有档案。”(1959年，《文集》第129-140页)到1979年，在论述“什么是档案”时，便深究了档案的起源问题。他说:“档案是人类生产斗争､政治斗争和科学实验的历史记录，是保存下来的过去的文书材料。社会生产发展了，就有记录;没有文字以前，曾经是‘结绳记录’;后来还有刻契，就是把事情刻在竹木上，这当然无法保存长久。我国的原始公社后期，大概就有了最初的文字记录。现在发现和保存的最早的文字记录是甲骨文，这是殷商时期的，已经进入了奴隶社会。是否我们就可以说，档案只是阶级社会的产物呢?我想还可以研究。斯大林说:‘生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业的发展，商业更需要有条理的来往书信……’奴隶主国家､封建国家､资产阶级国家在其统治压迫剥削劳动人民的活动中，形成了官文书，为了使用，加以保存，这就形成了他们的档案，有了档案就有档案工作。在有阶级的社会中，档案是阶级斗争的工具，是为一定的阶级统治服务的，这是毫无疑义的。但是，档案只是在有了阶级､有了国家之后才产生的吗?在阶级和国家出现以前就没有档案记录吗?最早的档案为什么不是关于生产的记录呢?我觉得这些问题还可以研究。”(《文集》第265页)后来，在上个世纪80年代初期，我国档案界就不断有讨论档案起源的文章发表，形成了一个不小的热门议题。1985年，曾三同志在一次会议的发言中说:“许多文物是历史档案的一部分，因为它是古代(远至多少亿年)人类活动的记录，从甲骨文､陶器､石斧或其他远年化石中，我们能了解到人类古代的活动。这些东西并不都是有意识留下的档案，大多不是系统的，但我认为它有档案的性质，是档案的老祖宗。”“图书､文物有其特殊的性质，图书､文物工作者有他们的光辉的工作历史，他们叫文物､图书，我们叫档案，我们本是同根生的兄弟，说得更清楚些，文物是档案的大哥。”(《文集》第448页)同一年，他又在一次会议的讲话中说:“最近的《档案学通讯》第3期上有辽宁大学的教师写的一篇文章，讲了档案的起源问题(即指辽宁大学历史系档案教研室吕明军《试论档案的起源》一文——笔者注)。我在1979年也讲过这个问题，我说档案､档案工作不仅是阶级斗争存在的时候有，而且阶级斗争没有了，将来还是有档案工作的。过去我们曾经说过，有了阶级斗争，有了文字，就有了档案工作。我说可能将来有人研究出来，在原始社会､在阶级斗争产生以前就有了档案工作。如果同志们有机会､有兴趣去研究，我很欢迎这个研究。”(《文集》第439-440页)
关于“什么是档案”的论述，是曾三档案学思想的最主要的基础理论问题。今天，我们重温这些论述，对于研究档案事业和档案学仍然是很有启发的:(一)曾三同志从开始领导全国档案工作就抓住了档案这个基本问题，反复地讲对它的认识。随着工作的发展，认识也逐步深入，与时俱进。在工作中遇到新情况､出现新问题时，就及时研究，提出新的看法，对于以前不太正确､不很完善的看法，便加以修正､补充。如关于档案的形成与归档制度问题就是如此。(二)曾三同志对档案这个事物的认识，总是从实际出发，既作总体研究，又作具体分析，而不是停留在一般概念的水平上。如对档案的共性与个性的认识，就是具体分析了文书档案､科技档案等各种类型档案的不同性质､不同形式，从而便于对它们进行具体地､科学地管理。(三)曾三同志对档案的研究，从它的概念､定义､性质和作用，一直到寻根问底，探讨它的起源。一位西方学者说:“从起源中理解事物，就是从本质上理解事物。”研究档案的起源，能更深刻地了解档案的本质。
在曾三同志百年诞辰之际，我们重温他关于档案这个档案学基本理论问题的论述，确实使我们获益良多。让我们更好地学习他对档案问题不断探讨､务实求真的科学研究精神，在档案学理论建设中做出应有的贡献吧！