【摘要】信息化已成为当今社会经济发展的必然趋势，高校档案管理工作只有与信息化紧密结合才能积极适应社会形势的发展变化，更好地发挥高校档案管理部门的服务作用。本文就以在信息化浪潮下如何做好高校档案管理工作做粗浅的探讨。
【关键词】高校；档案管理；信息化建设
随着信息化技术的不断发展和网络的迅速普及，大众对档案资源的获取方式变得更加高效便捷，需求也随之变得更加多样和复杂。因此，如何在新形势下做好高校档案管理的信息化建设，提高其服务学生、服务社会的能力是摆在我们面前不得不重视的课题。档案管理作为高等院校一项基础性、长期性、常规性的工作，对促进单位的稳定发展起着重要的作用。但就目前来看，高校档案管理工作还存在着一些问题，如专业人才缺乏、资金投入不足等，这些都在一定程度上阻碍了高校档案信息化建设的进程。为此，积极改变观念，探索一条适合高校发展的档案管理信息化建设道路，是现阶段高校档案管理工作者亟须认真思考、妥善解决的问题。
一、高校档案管理信息化建设的必要性
随着现代信息技术的发展，信息技术已成为世界社会发展的标志。对档案管理工作而言，信息化建设的融入已经是必然趋势，并且信息技术已渗透到教學、科研、管理等多个方面，因此在需求提供能力方面完全满足档案管理的要求。具体到本文所研究的高校档案管理工作，传统的手工操作管理已经逐渐跟不上时代对于档案管理快速、精确等方面的要求，因此来说，实现高校档案管理信息化建设具备以下几点重要意义：
（一）高校档案业务工作发展的需要。在当今社会环境下，高校档案管理是一项涉及面较广的工作，具体来说高校档案的完善能够直观地体现出该校的学校管理水平。同时，完备高校档案可以提高外界对于学校的了解程度，使高中毕业生能够明确自己想要学习的专业，从而在报名时更有针对性，这其实也是对高校知名度的变相提高。但是伴随而来的就是高校与外界交流频率的增加，最后造成文件数量的增加和档案管理工作人员业务量的增加，我们以教师及学生学习档案为例，随着社会工作环境压力的不断增加，教师工作档案以及学籍档案的重要性日益凸显出来。因此，高校档案信息化建设的实行，一方面能够缩短工作周期，提高工作效率，而且可以扩大档案工作服务领域，增加社会效益。
（二）档案工作人员提高自身素质的需要。随着近几年档案信息化管理概念不断渗入高校档案管理工作当中，很多高等院校也开始意识到要想做好档案信息化建设，优秀的工作人员是必不可少的。在信息化要求下，高校档案管理的存储形式，技术手段及管理方式已经发生了很大的变化，过去依靠人工操作的档案管理模式已经逐渐被淘汰，档案管理人员对于信息化技术的掌握能力逐渐被高校档案部门领导所重视起来，所以说，高校档案信息化建设也是高校档案管理人才素质发展的需求，只有两者互相依存，共同进步，才能使高校档案管理工作更加准确且有效率。
（三）档案信息资源开发利用的需要。隨着社会科技和文化的发展，社会对档案信息的依赖程度越来越大，然而，传统纸质档案无论在存储时间还是传递方式上面，受到的约束性条件太多，从根本上阻碍了档案信息在社会活动中的服务功能。然而随着档案信息化建设理念的扩散，让很多人了解到了档案信息化的优点。对应笔者本文所研究的高校档案信息问题来说，就是伴随着社会与学校交流合作的日益紧密，外界对于学校档案服务要求也不断提升，这就意味着要想为社会各界提供增加系统的档案信息服务，必须要走信息化建设这条道路。
二、高校档案信息化建设现状及存在的问题
正所谓“工欲善其事、必先利其器”，在了解到了高校档案信息化建设的必要性之后，接下来就是对当前高校档案信息化建设存在的问题进行详细分析，为之后针对性对策的采取提供准确的入手点，笔者在做了相关调查研究之后发现，目前我国高校档案信息化建设主要存在四个主要问题：
（一）资金投入不足，缺乏完备的配置支撑。做好档案管理信息化工作离不开先进的技术手段和系统的软硬件配备。建立一套系统完备、运转流畅的数字化运行体系对网络环境、设备性能要求较高，需要较大的资金投入，但是由于我国各地区财政情况不同，有的高校资金有限，并且由于档案管理信息化建设在短时期内无法取得显著效果，得不到领导重视，使得本就在经费有限的情况下无法得到充足的资金保障，这就大大阻碍了信息化建设的步伐。
（二）专业人才缺乏。档案信息化管理作为一种网络化、现代化的管理模式，对技专业人员的要求比较高。原始档案管理载体以纸质材料为主，只需要简单的登记、存储，对人员专业要求不高，一般不需专职人员或专业人员负责，管理方式粗放、随意，使得有价值的档案资料很难有效地加以分析利用。将档案管理与信息化技术充分结合，对管理人员专业水平提出更高的要求，但目前高校在这方面人才的引进力度不够，即使有素质较高的人才也因为待遇等原因留不住，引不进人才、留不住人才，使得信息化建设工作无法落到实处。
（三）信息化建设存在安全隐患。目前，对大部分高等院校来说，纸质材料保管年限较长，管理工具落后，在利用过程中很容易造成信息丢失、破坏，从而影响信息化成果。另外，纸质材料的数字化工作主要依靠信息公司完成，社会上各类信息公司鱼龙混杂，部分缺乏高度的安全意识，对于数据保密性要求较高的校园部门来说，网络化管理手段是发展的必然趋势。
（四）管理工作不规范、不严谨。档案管理信息化建设是一项规范性、系统性的工程。需要完备的软硬件设施、规范严谨的操作流程、严格保密的工作程序，但目前，有的高等院校对此存在认识上的偏差，认为只要有电脑、有网络就能做好，并没有真正领会信息化的内涵，各项工作缺乏完备的管理举措，导致信息化建设存在漏洞、进程缓慢。
三、完善高校档案信息化建设的对策与建议
通过上述叙述分析，对高校档案信息化建设的必要性及存在的问题有了比较清晰的了解，明确了发展档案信息化建设是高校发展之路上必须要克服的一个问题，那么针对上述提到的四点问题，笔者就谈一下自己对完善高校档案信息化建设的一些思考与建议，希望通过笔者的研究分析，为相关专业提供可以参考的理论依据。
（一）加强宣传，提高重视。首先要树立信息化档案管理的理念，信息化档案管理具有快速性、公共性和服务性的特点，破除了传统信息化档案管理中死板、呆滞的管理弊病，成为一種档案管理高效性的体现。信息化档案管理把学生与教师作为其服务的最终目标和宗旨，充分信息化档案管理下档案相对人的利用权力、知情权利、隐私权利等合法权利，充分维护其合法权益。由此可见，信息化档案管理的快速性、公共性和服务性，是信息化档案管理制度的核心价值，是高效信息化档案管理的根本属性。其次，发挥信息化档案管理的公共服务功能。由于高校档案信息化管理制度具有公共性、服务性、人本性的特点，这就决定了机关人事档案的功能必须发生改变。传统的高校档案信息化管理在查询使用方面效率比较低，引起学生等群体的不满。高校档案信息化建设可以有效地采取办法改变政治化、神秘化、主管化、身份化的观念，真实、客观、全面地记录学生本人及教师的德、能、勤、绩、廉等诸多方面的资料信息，从而为高校人事和组织工作提供科学、有效、全面、及时的信息服务。
（二）提高专业技术人员综合素质。人员素质对高校档案管理水平和发展方向起着重要作用。要积极引进有档案学、信息技术或计算机等专业背景的人才，将专业知识运用到档案管理工作中，定期进行软硬件系统维护以及数据资料的分析应用。加强对人员思想政治、专业技术培训，积极培养符合工作需要、单位发展的人才。建立完善的考核激励制度，最大限度地挖掘人员潜能，定岗定位，在各自的岗位上发挥出独特作用。此外，学校可以适当引进先进的管理人才，优化管理人员，提高管理的整体水平。随着档案信息化建设过程的不断加快，专业人员在档案管理中的需求更加强烈。笔者在对一些高效进行相关调查发现，一般的科研、教学、档案管理实践中的档案管理专业人员不愿意从事档案管理工作，只有少数档案学专业的人才从事了该项工作，因此基于信息化建设的专业要求，决定高校要想做好档案信息化建设，必须重视专业人才的引进工作。因此，学校要转变档案管理的态度，加大相关的专业档案管理人才引进经费，解决专业人才缺乏这一问题。同时，学校档案管理也要对已有的高素质档案管理人才进行关注，防止人才流失。总之，高校要从根本上转变对档案管理工作态度的忽视。增加档案信息化建设的投资，引进先进的相关专业管理人才，才能留住人才，提高管理队伍素质，真正解决信息化建设中专业人才缺失问题。
（三）加强安全管理，提高防范意识。在信息化过程中要注意对原始纸质资料的保护，按照规范流程进行合理开发，避免因疏忽大意、操作不当造成资料损坏、丢失等现象。同时提高管理人员安全意识、保密意识，增强政治责任感，定期升级系统的安全性能，并对数据资料进行备份，防止因系统损坏、数据外泄等原因影响工作大局。
（四）完善高校档案信息化建设制度。第一，完善高校档案信息化的收集制度。根据不同的档案类型，调整档案收集的重点和范围。首先，对于高等院校中老师及职工档案，应该强化专业职称、文化程度、工资变动、奖惩情况、社会保障、近期考核等方面信息的收集。其次，对于宿舍管理及相关技术人员的人事档案，应该强化技术水平、个人专长、工作成绩等方面信息的收集工作。再次，学生的人事档案，应该强化诚信水平、心理承受能力、品行道德素养、社会实践能力等方面信息的收集，满足人才市场的需要。第二，完善高校档案信息化整理制度。经过几十年的发展和改进，传统高等学校档案整理规则初具规模，在高校发展过程中，档案整理规则发挥重要作用。但是，随着科学技术和信息化水平的突飞猛进，档案管理人员还把大量的时间和精力放在装订、裁剪、组卷、拆卷、技术加工等环节，费力费时，程序复杂，效率低下。这些工作成本较高，而且技术加工方法对档案材料的原貌会产生破坏。因此，高校档案信息化的整理制度应该利用现代化技术和信息化技术手段，放宽人事档案的整理要求，简化整理步骤。
四、总结
综上所述，网络技术高速发展的今天，档案管理工作面临着严峻的挑战，传统的管理模式已不能适应社会发展的需要，必须通过信息化改革。信息化管理是檔案管理工作发展的必然趋势，也是提升高校发展水平的重要举措，一方面要制定完善的管理举措，另一方面要积极解决工作中存在的问题，只有这样才能更好地为高校发展服务、为学生教师服务。
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