摘 要：高校教学档案是高校档案的重要组成部分之一，是形成高校教学管理过程的基点。当前，教学档案管理在教学改革和运行中的应用日益广泛，如何更好地利用教学档案的资源，促进教学管理水平的提高，成为教育发展的一个重要课题。分析了在教学运行过程中核心部门教务处（形成教学档案的重要综合部门）在组织教学及管理过程中存在的问题，提出了进一步加强教学档案管理工作建设的对策和建议。
关键词：高校；教学档案；管理
中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1002-2589（2012）19-0183-02
教务处是组织教学及实施教学管理的综合职能部门，在主管教学院长领导下，负责组织和管理全校的教学工作，并代表学校对各教学系（部）、教学服务部门的工作进行统筹、指导、协调和检查。教务处作为教学管理的核心职能部门，承担了大量事务性和管理性的工作，在这些工作中形成了大量的教学管理资料，对这些教学管理资料进行筛选、收集、整理和归档，对于促进教学管理方法的改革，进一步提高教学管理水平有着重要的作用。
一、教务处教学档案建立的重要性
教务处是收集、形成教学档案的重要部门，这主要是由教务处的工作内容所决定的。高校教务处的科室设置一般包括教学质量管理科、教务管理科、教材科、教务处办公室等（各高校的称呼略有不同），有的连同招生办公室及高教研究室合署办公。教学质量管理的工作内容大致有：人才培养方案、教学计划、课程教学大纲的修订与管理、各种教学评估、评价的组织、教学质量监控、教学督导、学生信息员的管理、专业建设、教改项目、重点建设课程的管理，各种教学奖项的评选及教学工作量的审核等等。教务管理工作主要包括学生的学籍异动情况，学生成绩及违纪处理、课表、调停课审批、各种考试的安排、办理学生证、考试证、毕业证、学位证、制定教学日历等。教材科主要负责教材管理制度的制定和完善、教材招标计划、订购、供应、结算及教材库管理、优秀教材的评选、教材样本管理、自编教材的推荐出版、教材质量的评估等。教务处办公室主要负责各种会议、学习活动的组织安排、处内考勤考评、物资设备管理、各类文件的收发、处理和保管等。由此可见，这只是教务处工作的主要组成部分，这些工作有相对固定的工作时间，有的是每学期组织一次，有的是一年组织一次，有的是隔年组织。这些教学资料经过收集、整理、鉴定形成档案后，其中向学校档案室移交的只有每年教务处发的红头文件、学生学籍卡片、在校生人数、学生的成绩档案等等，所以其他的教学过程资料就要求教务处的各科室管理人员收集、整理、归档和利用了。
二、教务处教学档案形成的特点
教学档案形成的特点也是由教务部门的工作内容决定的。教务处要对各教学院系、教学服务部门的工作进行统筹、指导、协调和检查，教学档案形成了以下几个特点。
（一）教学档案的来源广泛
学校和教师在教学管理和教学实践活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的文件材料都能称之为教学档案。从内容上讲包含教学计划、专业设置、招生、教师管理、学生管理等几大方面，这些教学档案资料大多从各学院（系）收集，各学院（系）又从各教研室收集、有的资料直接来源于教师个人。除此以外，还有上级业务部门及学校各部门下发的有关教学方面的文件。
（二）产生时间具有周期性和不定性
教学档案的形成，以学年、学期为最基本的记录方式、每一届学生不同专业、不同层次有相对固定的人才培养方案，在培养周期内形成了完整的教学档案。但教学资料在教学管理的过程中不断产生，有的教学活动以年度举行，有的以月份举行，有的隔年举行，有的根据特殊的教学目的不定期的举行。周期性多样化，加大了归档时的难度。
（三）教学档案内容的专业性
高校教学档案学科门类更加广泛。2011年，国务院学位委员会、教育部公布了新的《学位授予和人才培养学科目录(2011年)》。艺术学独立门户，升级为门类，成为哲学、经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、军事学、管理学之后的第13大类学科。一级学科由89个增加到110个。如此多的学科门类，要求教学管理人员不仅要了解档案的相关知识，还要深入研究不同学科门类在教学中形成教学档案的规律、特点，做好教学档案的归档和保管工作。
三、教学档案的建立和管理原则
由于最原始的教学管理档案产生在院系级管理部门，要想收集到完整、准确、系统的教学档案首先要在源头上把好关，做好院系级教学管理人员的培训工作，了解工作内容和工作原则。
（一）教学档案的归档内容
教学档案的主要内容包括教务管理、学科、课堂教学、实践教学及学生专业技能训练、专业建设、课程建设、教学管理与教学评价、教学研究、学位工作、毕业生工作、招生、教材等方面，归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的有价值的材料。
《高等学校教学文件材料归档范围》（[87]教办字016号）明确指出了高等学校教学文件材料归档范围，其中与教务处相关的归档内容有：上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生等方面的计划、指示、规定、办法等；综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表；招生工作的材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，招生工作总结等；学籍管理的材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料；教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结；教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录；教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等；课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各系各专业的考试题；优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表；教师工作量的规定及执行情况。由此可见，教学档案的收集工作都落在教务处，形成基础教学档案的院系参与一部分的收集工作。
（二）教学档案管理原则
1.思想上要高度重视。通过加强领导，健全管理制度，保障档案的真实性和完整性。将档案工作纳入教学管理制度，纳入到各级教学管理人员的绩效考核中，作为评价各基层教学部门教学质量和管理水平的标准之一。
2.教学档案实行集中统一管理，根据档案形成部门和在教学管理中的不同作用，分别由院系、教务处和学院档案室保存，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。第一手资料形成的单位最为重要，也就是要抓好院系教学档案的管理工作。
3.归档的教学文件材料要反映教学管理、教学实践活动的全过程，并完整、准确，要遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。根据教学档案的科学的、历史的和现实的价值，确定不同保管期限，分为永久、长期、短期保管等几种类型。
4.教学档案的管理要明确职责，在有条件的情况下指定专人管理，并单独设立档案室，专门存放纸质档案及其他介质档案，便于日后查找和利用。
四、当前教学档案管理存在的普遍问题
（一）档案管理意识淡薄
高校教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。但在实际工作中，上至领导下至行政管理及教学科研人员都以推动教学活动为中心，不重视在教学活动过程中形成的资料收集工作，往往只有在需要时、上级教学管理部门检查时例如教学水平评估工作期间，才开始重视教学档案的收集和整理工作。
（二）教学档案管理的制度不完善
这是一个相对普遍的现象，档案管理的意识薄弱必然导致制度不完善。教学档案归档内容不明确，管理部门没有制定归档的管理细则，平时也不注重对教学档案的检查。随着教学档案人员的精简和教务管理内容的不断扩展，教学档案不断的积累，再加上教学档案的来源分散、管理原则不明确，造成教学档案收集不齐全，导致档案管理的混乱局面。
五、加强教学档案管理的几点思考
（一）加强档案知识的学习，增强教学管理人员的档案意识
随着高校教学管理职能的拓展，要求教学管理人员成为复合型的人才，掌握多方面的知识。加强档案知识的学习，拓宽知识面，要通过对教学管理人员的培训、继续教育来实现。培训工作要由档案局专业人员来承担，进行实践指导和答疑，不断提高高校教学档案管理人员的业务水平，适应高等教育的发展。
(二)建立健全规章制度
结合高校教学档案的特点、管理方法和原则制定出一系列科学、规范、可操作性强的管理制度，使教学管理人员的档案管理工作程序化、规范化。不断提高教学档案管理的规范化水平，避免出现漏存、重复归档的现象，确保教学档案管理工作的高质量完成。
（三）加强教学档案的开发和利用
现今，多数高校能够做到教学档案的收集、整理和保存，但都对教学档案的利用不够重视，教学档案的价值难以体现。加强对教学档案的开发利用，还要利用现代的办公技术和信息化设备，应该充分重视高校教学档案的信息化建设，配备专业的档案管理软件，积极地为领导、师生提供方便、快捷的档案查询服务，体现教学档案的价值。
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