摘 要：档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。
关键词：办公室；档案管理；创新
一、办公室档案管理工作的重要性
随着时代的进步、社会的发展，办公室档案管理面临着更多问题和挑战！档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。首先，档案管理规范化能够促进一个部门甚至整个单位的管理水平。档案可以反映出部门、单位的业务水平和人事变迁情况，但本单位与其他部门产生业务关联时，查阅对方相关档案是双方相互了解的最为简便和真实的途径。所以，档案管理工作能够推进单位和部门的工作进程，反映出单位的管理能力。其次，档案管理工作规范化能够丰富现代管理手段。档案管理工作已经逐步自动化，网络电子信息化档案管理方式加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作，以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免了查找上的困难，节省了大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。第三，规范档案管理工作有利于档案管理人员素质的提升。办公室的临时档案管理一般是由文书或者其他人员兼职，并未配备专业人员负责，致使工作人员的专业知识不够，同时由于缺乏相关档案专业的管理知识的培训，使得很多单位办公室档案管理人员素质不高。规范档案管理工作，能使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，提高对单位档案管理工作的重视。在规范档案工作的同时，有利于提高档案工作人员素质及档案管理水平。档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。
二、如何加强办公室档案管理工作规范化
（1）构建档案管理信息化平台。构建档案管理信息化平台，是指将档案数字化，从档案的实体管理转向信息管理，使档案的管理方式从传统的手工纸质管理向现代计算机管理转变。首先是要将档案材料信息化。将档案材料信息化是指利用技术手段将纸质材料、声音和录像等文件，通过统一、完整的档案数据库以数字化形式进行有序存储。建立档案数据库是一个循序渐进的过程，是信息化管理模式的核心。其次，建立档案资源管理系统。用数字化存储的方式将以各种载体形式存在的档案资料存储于网络档案信息平台中，实现信息资源的全文存储、网络传输和智能检索。各单位应充分认识构建的档案管理信息化平台的必要性和迫切性，制订详细的信息化建设方案，加大资金投入力度，建设一套技术完善、管理科学的信息管理系统。
（2）建设完善的办公室管理机制。要改变传统的办公室档案管理方式，规范办公室档案管理工作，首先要建设完善的管理机制，正规化的单位管理其实质就是依靠好的机制，从而将一切管理的井井有条。办公室档案管理也需要依靠良好的工作机制将其规范化，即制定适合自身发展的制度模式，进行办公室档案的标准化建设，对档案材料实行全过程的管理和监控，包括材料的形成、收集、鉴定和归档等过程，逐步实现管理的标准化。将纸质文件按照重要性和保密性分开存放，建立存取级别制和登记制，其他非重要文件可以按照时间、类别、发文机关等分别存放，便于查阅和整理。还有一些其他类的参考资料，如设备说明书、员工学习资料等要与文件分别存放。并且，文件档案的存放要符合档案的存放管理时限，将有保存年限和永远保存的文件资料分区保存。
只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。
（3）加强人才队伍建设。办公室档案管理人员大都不是档案专业或计算机专业方面的人才，从事档案管理工作的积极性不高，在选任办公室档案管理工作人员时，要坚持德才兼备的标准，尤其是在道德品质方面，要挑选爱岗敬业、遵纪守法的人员从事档案管理工作。信息时代下，档案管理人员要增强使命感和责任感，提高自身素质，通过多种形式的学习、培训、交流、研究，优化工作人员的知识结构；要有扎实的信息理论知识，掌握信息管理领域的相关理论和专业技能，熟悉当代政策法规，提高计算机水平。
通过改善办公室档案管理人员的知识结构，提升获取新技能的意识，能增强办公室信息方面的安全意识和保密意识，培养管理人才，从而使办公室管理人员的业务能力和职业素质得到全面提升。
参考文献：
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（黑龙江省哈尔滨市信访服务中心）