一、引言
高校图书馆作为学校的文献信息中心，承载着高校教学科研服务的重要责任，图书馆的管理水平必然会影响其信息资源的管理与向用户提供服务的质量。但是受传统的图书馆管理思想和服务理念的影响，当前的高校图书馆管理还存在滞后性，尤其是在内部控制方面尚未形成应有的意识和制度，影响了高校图书馆的职能的充分发挥。本文通过对高校图书馆内部控制的研究，旨在促进高校图书馆的管理水平和服务水平。
二、高校图书馆管理系统内部控制现状
（一）高校图书馆内部控制内涵 内部控制是由一系列方法、措施和程序组成的严密的体系，目的是为了保证组织运行的规范化和系统化，从而实现组织目标。按照内部控制制度的分类，可以分为会计控制和管理控制。图书馆内部控制是通过建立和执行一整套的调整、约束、规划、评价和控制的方法和程序，在确保图书馆资产的安全、完整的条件下来协调图书馆各部门、各业务之间的行为，以提高服务质量，促进高校教学、学术研究及相关工作的有序运行，降低各类风险。
建立图书馆内部控制机制，首先要进行内部控制制度建设，包括图书馆的组织结构设计、岗位分工、岗位职责、授权批准、目标任务、工作流程、控制措施等，第二就是要对控制环节建立风险识别机制，以防止各项业务的遗漏、重复造成图书馆工作职能的有效发挥。
（二）高校图书馆内部控制遵循原则 主要包括：
（1）全覆盖原则：内部控制应覆盖图书馆行政系统、业务系统、技术系统和读者服务系统。贯穿各项业务流程和操作环节。
（2）制衡性原则：图书馆内部机构设置方面，应根据各项管理目标的需要，优化组织结构，加强内部考核机制，通过相互制衡的内控机制实现高校图书馆的各项职能。
（3）相匹配原则。高校图书馆的内部控制应当与管理模式、规模、复杂程度、等相适应，并根据情况变化及时进行调整。
（三）高校图书馆内部控制现状 我国高校图书馆通常是由分管教学科研工作的副校长负责，图书馆馆长则负责图书馆日常运行，实行馆长负责制，直接向分管图书馆工作的副校长负责。在馆长领导下的领导班子主要负责图书馆日常运行中各项工作，包括制定全馆的工作计划、预算、工作总结、馆员聘用等。
当前大学图书馆的组织结构基本上采取的是行政管理模式，僵化的直线职能制组织结构对于现代图书馆的管理造成很多弊端。主要表现在：管理层次多，信息传递渠道不畅，环境变化的敏感性差；缺少灵活性，服务模式滞后于用户需求；业务流程不科学，造成用户时间和精力的浪费；决策机制落后，资料的采买与用户需求不一致，导致资源浪费等。
（四）高校图书馆内部控制问题原因分析 主要表现在：
（1）内控环境较弱。长期以来，无论是图书馆管理实务工作还是图书馆管理理论的研究工作，大多将关注点放在图书馆的具体业务方面，造成这一现象的主要原因：一是图书馆实务共总者和理论工作者缺乏内部控制管理理念和内控相关的知识；二是相关人员不了解内部控制对图书馆职能发挥所起到的重要保障作用，三是对内部控制认识上存在的误区，认为内部控制就是会计控制，是财务部门的工作。因此，图书馆内部控制制度建设缺位、不科学，忽视图书馆全面内部控制体系的建设和内控工作的实施。在我国高校图书馆中，有些图书馆建立了内控制度，但是内控制度建立的初衷并非是从组织管理的角度出发，而是为了应付有关部门的检查，实际工作中并未认真执行，因此内部控制的作用无法真正发挥出来。
（2）缺乏科学决策机制。在信息社会，图书馆用户的需求呈现出个性化、多元化等特点，图书馆的服务应该适应这一趋势，在制定服务内容和服务方式上进行创新，尤其是在资料的采买方面应采取科学的决策机制，这样才会保证图书馆的资源得到有效利用。长期以来，图书馆的管理者在决策过程中由于种种原因，未能建立相应的科学决策机制，导致大量信息资源的闲置浪费。
（3）系统化管理层次低。信息的及时、准确的传递是组织有效管理的重要条件，图书馆管理同样如此。随着信息技术的普及，我国高校图书馆和财务部门都使用了相关的管理软件，资产管理和业务管理实现了自动化。但是由于大部分高校图书馆各个业务流程没有及时梳理，没有改变原有的工作方式，不能适应信息技术的要求，信息技术的效能无法发挥，图书馆的管理仍停留在零散化、片面化的层次，尚未进入系统化管理的层面。
（4）高层次管理人才的缺乏。长期以来，高校的图书馆馆员大多是高校引进人才随迁配偶的首选岗位，而随迁配偶的文化层次和专业背景都与图书馆管理的要求存在很大的差距。同时，受传统的图书馆管理理念的影响，图书馆馆员缺少进修的机会，不能提高业务水平。高层次的研究型、知识型、应用型、复合型、创造型的人才队伍是决定高校图书馆持续、科学、高效、健康发展运作的核心价值动力。低端劣势态势的生存环境决定了我国高校图书馆内部管理体制和运作机制的改革将是一项长期的、复杂的、艰巨的过程。高校图书馆内部缺乏高层次尖端人才的巨大的、潜在的、广阔的发展空间和优越的、人文的、先进的服务环境。
（5）监督体系不完善。从我国高校内部审计的机构设置来看，内部审计机构的独立性较差，审计署在对71所教育部直属高校的内部审计部门的审查发现，有超过一半的高校内部审计机构适合其财务处或者纪检部门合署办公；从内部审计的职能定位来看，大部分高校的内部审计还停留在“经济警察”的角色定位上，没有起到促进高校的现代化管理的作用；从内部审计人员的业务素质来看，专业局限性较大，内审人员大多是会计、教师或者其他政工干部，职称也不高，年龄层次趋于老龄化，队伍的梯队建设跟不上。在高校内部审计薄弱的大环境下，高校图书馆内部监督体系更是不可能形成体系，严重影响了图书馆的管理水平和服务水平。
三、高校图书馆内部控制体系构建
建立和健全内部控制是指通过制定和实施系统化的制度、流程和方法，实现控制目标的动态过程和机制，从而有效防范风险，保障系统安全稳健运行。具体到图书馆内部控制是要在控制成本、确保信息系统安全、梳理业务流程、提高资源利用效率等方面达成目标。
（一）控制目标 控制成本，表现在对现有图书的管理和计划采购图书的审核批准。现有图书如果保管不当，造成资产流失。新图书的采购要遵循一定的授权审批流程，确保采购的合理性、计划性，以免造成形成所购图书质量低劣，无法满足学术研究的需要。图书馆每年都要投入庞大的经费购买大量的电子资源、软/硬件支持系统，目的在于为用户提供快速便捷的服务。
（1）确保信息系统安全，对于电子数据库的使用要设定安全防护程序。必须在纸本文献、数字资源开发中实现并提高网络化集成管理系统的水平；梳理借用管还流程，一方面可以提高图书馆的服务效率和水平，另一方面有利于纸质图书资产的保管。
（2）提高资源的利用效率，主要表现在现有图书馆资源的推介工作，让相关读者了解到该资源的存在，以及使用方法。随着信息时代的到来，现代图书馆管理从一个单一的文化功能向文化、教育、情报等多功能全方位的发展，信息成为社会的重要资源。图书馆要形成资源找人的服务方式，以免造成用户不能充分利用图书馆的优质资源。
（3）提高服务质量。大学图书馆使学校教学和科研工作的重要保障，其服务水平影响到教学和科研的水平。建立服务绩效考核制度，满足用户知识需求的个性化、专业化、多元化、动态化和集成化的趋势。同时，提高图书馆员服务的主动性。根据有关方面的统计，我国图书馆界和各类情报所收藏的中文文献七成以上长期未被利用，而外文文献更是高达九成以上在很长时间内未被利用。而重点学科研究人员在进行该研究过程中却要花费大量的时间精力去检索获取相关的文献。
（二）控制措施
（1）加强内部控制的环境建设。内部控制环境是图书馆内部控制的氛围，是整个内部控制框架的基础。首先要提高内部控制的意识，从思想上认识到内部控制的重要性，形成控制意识和实施控制的自觉性。其次要在组织结构上进行创新和变革，改变传统的金字塔式的组织结构，权利适度下放，形成科学的决策机制，保证高校图书馆高效健康运作，第三就是完善内部控制制度，对各项业务活动和管理活动制定全面、系统、规范的业务制度和管理制度，并定期进行评估，不断促使馆内机构高效、科学、持续、健康、稳妥运转。
（2）梳理业务流程。图书馆内部控制内容包括图书馆的经费来源、员工的编制及录用等人事安排、机构设置、审核经费预算、监督资本运营、服务质量考核等。
图书馆的业务部门的工作包括采访、编目、典藏、流通、阅览、参考咨询、情报研究、系统维护、软件开发、硬件维护等。在实践中，有将这些业务部门重组与优化组合，构建三部门，四部门或者五部门。但是如果不进行流程再造，仍然存在各业务之间的分割，造成一个部门只能为读者提供一方面的信息，无法提供完整、系统的资料，也影响了图书馆的工作效率，对于图书馆的资产安全也存在很大的隐患。因此，图书馆应通过内部控制流程与业务操作系统和管理信息系统的有效结合，加强对业务和管理活动的系统自动控制。
（3）建立监督机制。高校图书馆应建立有效的监督控制机制，加大内外监督力度，在校内部审计部门的帮助下，开展全面风险管理活动，至少安排一年评估一次。同时高校图书馆应当建立完善读者投诉处理机制，制定投诉处理工作流程，定期汇总分析投诉反映事项，查找问题，有效改进服务和管理。通过内部监督与外部监督的无缝连接，可以对内控体系运行的效果进行测试、评价，对存在的问题提出意见、措施、消除图书馆经济活动中的不安全隐患，维护资金安全，促进图书馆科学管理。
四、结论
人类进入新世纪的信息革命和知识经济时代，全球化竞争日益激烈。人是信息和知识的重要载体，人力资源是人类社会各种资源中最有效、最革命、最活跃的资源，是推动社会发展和人类进步的核心动力，也是公共图书馆持续、科学、高效、健康运行的第一价值核心因素。我国公共图书馆只有实施积极的人才战略，不断探索公共图书馆人力资源开发与内控考量体系的前沿理论并指导图书馆业态运作实践，走出一条符合实际、特色明显、优势高端的业态发展新路，才能在竞争中立于不败之地，从而使我国图书馆业态真正走上持续健康发展之路。由于高校图书馆存在委托代理以及信息不对称问题，因此，高校图书馆如同企业一样应该实施并强化其内部控制。高校图书馆内部控制本质上是一个风险控制过程。由于高校图书馆管理层风险意识比较淡薄，因此，高校图书馆普遍存在较为严重的内部控制问题。高校图书馆需要确立内部控制理念，建立规范的高校图书馆内部控制制度，强化对图书编目业务外包等关键控制点的控制，以逐步建立与完善其内部控制。
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[本文系湖北省教育厅人文社会科学研究项目“高校数字图书馆建设与发展策略研究”（编号：14Y019）的阶段性研究成果]
（编辑 杜 昌）