摘 要：教学工作是高职院校的中心工作之一，教学秘书在高职院校教学管理中起着重要的作用。本文阐述了高职院校中教学秘书的重要作用，并就提高教学秘书工作效率这一问题提出了一些看法。
关键词：高职院校 教学秘书 教学管理 工作效率
中图分类号:G642.46 文献标识码:A文章编号: 1673-1875(2008)11-042-02
一、教学秘书的作用
首先，教学秘书是系部教学事务的实施者。教学秘书根据教学计划汇总本系各学期各班级教学任务和本系各专业教学、实践教学进程表，并根据教学任务汇总情况，完成本系教师的教学任务安排，由教务处统一排课；根据教学计划，掌握各专业每学期实验、实习、课程设计、毕业论文等实践性教学计划执行情况；按时完成各学期教材的征订和汇总工作。这些工作是教学管理过程不可缺少的环节，任何一个地方出错，都会影响教学过程。由此可见，教学秘书必须要认真、仔细、踏实地实施并完成这些具体而又繁琐的工作，才能保证教学的正常进行。
其次，教学秘书是教学过程中的管理者。教学质量关系到人才培养的质量，任何一个学校都应当将教学质量放在及其重要的位置上。教学秘书应该积极配合系领导通过日常教学检查、听课等方式经常关心本系各专业课程的教学质量，检查、落实教师调课、补课情况，检查教师教学是否与教学计划进度相符，教学资料是否齐全等，保证教学计划正常执行。开展好期初、期中、期末“三段式”教学质量检查工作，组织教师、学生对本学期所有教学环节的教学质量进行评估，并及时做好总结。如果教学秘书队伍不得力，势必会影响系部的教学管理水平。因此，专业水平高，精力充沛的教学秘书是系部教学管理中的重要力量。
第三，教学秘书是教师教学、学生学习的服务者。任课教师教学水平的高低是体现教学质量优劣的一项重要指标。为确保教师无后顾之忧，保质保量地完成教学任务，教学秘书必须要作好服务配合工作。每学期开学之前，教学秘书向本系各位任课教师下达“教学任务书”，提醒他们上课时间和地点，并发放班级学生名单、课堂教学记录本等教学资料。任课教师在教学过程中如遇特殊情况需要调代课，更换课表，或者需使用特殊教学资源授课，教学秘书应根据实际情况帮助其协调解决。在教学管理过程中与任课教师保持良好密切的关系也有利于教学秘书工作的展开。教学秘书同时也是学生学习的服务者。每学期开学，教学秘书都要协助教务处和系部辅导员准确无误地完成学生教材的发放、领取工作。对学生的成绩进行汇总审查，帮助学生针对不及格课程办理补考、重修等考试手续。学生在学习过程中遇到如技能证书考证、毕业资格审查等不明确的问题提出疑问时，教学秘书必须根据院系有关方针政策热情耐心地解答学生的问题，消除他们的疑虑。这样能使学生了解自己目前的学习状况，知道今后的努力方向。
第四，教学秘书是教学管理过程中的信息反馈者。系部教学秘书是沟通本系和其他部门、系部的桥梁，起着上传下达、联系左右的作用。行政部门和各个系部之间虽然具有独立性，但不是孤立存在的。教学秘书要协调好各方面之间的关系，在工作中及时将学院或部门的有关政策、决策传达给本系师生。
二、如何提高教学秘书的工作效率
第一，要充分认识自身在全系乃至全院的地位和作用。明确自身角色，树立服务意识。教学秘书首先要正确地认识到自身在系部以及学院中所承担的角色，这样才能将其作用更好的发挥。
（一）对待工作要认真细致，做好领导的得力助手。在实际工作中，领导不可能每件事情都去过问，而教学秘书正处于承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽位置，因此就必须要协调好方方面面的关系。我系学生人数逐年增加，教师人数目前在全院六系一部所占比例最大。除了本系专业教学之外，许多教师还承担着外系的如英语、高等数学、两课等公共类必修课程的教学。
（二）对待师生热情主动，做好服务工作。前面提到教学秘书是教师教学、学生学习的服务者。教师是学院教学工作的主力军，但是在工作中光有主力军是远远不够的，还需要教学秘书配合他们的工作。当教师在在教学活动总遇到问题，需要帮助解决时，教学秘书应当在院系有关政策的许可的情况下，站在教师的立场上思考，为教师着想，尽自己的能力为他们做好服务工作。即使有些事情不属于自己的工作范围，只要知道，也应该热心帮助，让他们全身心地投入教育一线中去。对待学生既要按照学院校纪校规严格管理，又要态度和蔼，热情对待，耐心解释他们的问题，做他们的良师益友。
（三）注意与纵向、横向部门沟通，提高工作效率。纵向部门是指与系部教学管理工作密切相关的教务处、学工处、成教部等上级行政部门。横向部门是指其他系部。在工作中，教学秘书要主动地与教务处等上级行政部门联系，将其工作要求进行分化，准确地传达给系部。当系部教学工作出现问题时，要及时向上级部门请示，与上级部门保持一致性。除此之外，与横向部门的沟通也必不可少。有的时候承办一项工作需要与其他系部合作，因此在思想上要树立谁也离不了谁的观念，与横向部门之间保持良好的关系，配合默契，协调完成工作。
（四）与同事相互配合，分工明确，责权明确，做好系部管理工作。常言道和谐凝聚力量。一个系的教学秘书不止一个，大家共同的目标就是要做好系部的教学管理工作。要做好管理工作，与同事相互合作是非常重要的。作为教学秘书首先在工作中要严于律己，同时虚心地向其他同事学习，与其他教学秘书相互配合，协商共事。大家的工作虽有明确分工，但不能各自为政，一定要培养合作共事的意识，分工不分家，在某些情况下能及时相互补位，建立起心理上相容，情绪上和谐的良好群体关系。只有在这种和谐的氛围中，才能共同将系部的教学管理工作做得更好。
第二，不断加强自身学习，提高业务素质。
（一）教学秘书需要不断地加强政治、经济理论和先进科学技术的学习。当好秘书要有清醒的政治头脑，这就要求加强政治修养，不断地学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，学习“三个代表”重要思想和科学发展的论述。看待和处理一切事物都必须站在无产阶级人民、民族、党和社会主义祖国的立场上，和党始终保持高度的一致。
（二）教学秘书要积极地学习他人的经验和智慧。高职院校的院、系领导必须要具备优秀的品质、良好的学问以及丰富的管理经验，无形中给广大教师树立了榜样。作为教学秘书要努力地学习领导的经验和智慧。除了向领导学习之外，还应当向广大教师学习。高职院校中不乏品质优秀，在不同专业领域中有成就的教师或专家，教学秘书要学习他们的优秀品质以及对专业孜孜不倦的求知精神。
（三）教学秘书要加强专业理论知识学习，提高自身修养。在不同岗位工作的人必须具备相应的专业技能才能胜任不同的工作。教学秘书也不例外。要做好管理工作，前提是要热爱管理工作，做到爱岗敬业。
第三，充分重视教学秘书的作用，加强教学秘书队伍建设。
（一）院系领导要对教学秘书及其作用予以充分的重视。教学管理一向是我院的重点工作之一，领导是整个学院、整个系部的管理者，教学秘书是家管理过程中的实践者、管理者、服务者和信息反馈者，是领导必不可少的协助者之一，体现其重要的地位和作用。院系领导应当定期对教学管理工作进行研究和部署，对教学秘书的工作进行督促、检查，并且引入激励机制，定期开展教学管理考核和评奖工作。不妨在教学秘书之间展开评选优秀教学秘书的活动，这样不但能够促进教学秘书的自我学习，提高自身修养，而且这是对教学秘书工作的肯定，有利于提高其工作激情。
（二）提供进修机会，加强教学秘书的业务培训，提高业务能力水平。以往的教学秘书在教学管理中多以经验管理为主，既没有岗前培训也很少有岗位培训。但是教学秘书的管理工作越来越具有专业性和综合性，这势必要求他们通过系统的学习提高综合素质和管理水平，仅仅依靠自我学习和经验管理是不够的。鉴于这种情况，学院和系部可以鼓励教学秘书积极开展对教学管理的研究，总结工作经验，并撰写相关研究论文。提供业务进修和外出培训的机会，这不仅能扩大视野，促进教学秘书之间业务学习和交流，而且也是精神鼓励的一种方法，能提高其工作积极性，将教学管理工作不断上升到新的台阶。
（三）重视教学秘书的工资待遇问题，关心其职业前景。工资待遇是不可忽略的一个问题。这关系到教学秘书工作的积极性、主动性和创造性的发挥，同时也是他们自身需要、自身价值的实现。教学秘书的工资待遇按照专职科员或自身职称来计算，再加上一定的行政补贴，没有将其岗位的特殊性和具体承担的工作量考虑进去。在计算工作量的时候是否能将教学秘书工作具体细化，根据某些指标来计算，进行一些调整，使其工作量和工资待遇成正比。教学秘书工作是否有年限，如果一旦不从事教学秘书工作，能有什么样的发展前景。学院和系部应当在科学进行人力资源管理的基础上，为教学秘书提供一些职业前景，让其不断地增加可持续发展的动力。
参考文献：
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