档案运输过程会丢吗7篇档案运输过程会丢吗 ＡＮＱＵＡＮＢＡＯＺＨＡＮＧ囡舀圃圈口滨州学院崔丽摘要档案异地备份管理是当前我国档案研究领域的一个热点。 它在防止档案资料的丢失、避免下面是小编为大家整理的档案运输过程会丢吗7篇,供大家参考。
篇一：档案运输过程会丢吗
Ｎ Ｑ Ｕ Ａ Ｎ Ｂ Ａ Ｏ Ｚ Ｈ Ａ Ｎ Ｇ 囡舀圃圈口滨州学院崔丽摘要档案异地备份管理是当前我国档案研究领域的一个热点。它在防止档案资料的丢失、 避免不可抗拒力因素破坏档案和完善档案管理制度方面具有重要意义。
但是， 目前该项措施在我国的开展却存在一定问题， 需要进一步完善。关键词档案管理研究异地备份档案记载着关于政府和企事业单位的重要数据。
有一些档案则涉及国家机密和商业秘密。
档案管理不善将会导致档案数据的遗失，给政府和企业带来损失嘲。
因此。
优化档案管理是档案管理机构的职责要求和必然措施。
而档案异地备份管理是优化档案管理的重要措施， 有助于保护档案数据。
它指的是在档案管理的过程中， 工作人员保存好源数据之后， 在另—个地方对数据进行保存。
这项措施可以有效避免数据受到外部因素的破坏． 从而提高数据的安全性。在我国， 档案异地备份的思想在革命时期便已经存在。
当时， 周恩来总理认为档案的保管工作是党工作的重要组成部分。
为了避免白色恐怖对党的档案进行破坏， 他主张对党的档案资料进行备份， 并把它们放到不同地方。
到了建国之后， 我国把档案管理作为备战的一部分工作来抓， 对一些重要的档案进行备份， 并在其他地方进行存档。
随着改革开放的进行． 我国战争威胁逐渐消除， 档案异地管理的措施也被放到了一边。
没有引起人们的重视肿。一、 档案异地备份管理的意义１． 防止档案资料的丢失。
档案异地备份管理能够有力避免档案资料丢失， 提高档案资料的安全性。
这是档案的特性要求。
第一。
档案数据具有易破坏性Ｄ ｐ ７ 。
无论是纸质的档案还是电子档案都具有易破坏性。
档案一旦受到外界的影响， 很容易遭受到破坏， 给国家和企事业单位造成损失。
而建立档案异地备份管理制度， 可以有效保护档案。
即使源档案遭到外部的破坏， 备份的档案仍然可以发挥作用。
第二， 档案数据的珍贵性。
档案数据极为珍贵， 对国家和社会的发展影响很犬邪。
例如． 科研档案包含着我国科研研究过程以及相关的科研成果。
后人可以根据这一档案开展相应领域的研究， 提高研究的效率。
而建立档案异地备份管理制度可以对它们进行有效保护。
使其能够在后来的工作中发挥积极作用。
第三， 档案数据具有不可恢复性。档案数据一旦受到破坏． 在很大程度上无法还原。
而建立异地备份制度， 则可以在—份数据遭到破坏而没有办法还原的时候， 使数据仍能在备份档案中存在。２． 避免不可抗力因素破坏。
我国是—个自然灾害频发的国家， 地震、 泥石流、 暴风雪等自然灾害对生活产生巨大影响。
这种影响在档案管理方面尤为突出。
比如台湾大地震和汶川大地震便给当地的档案造成不可估量的损失。
这需要我们建立档案异地备份制度， 避免档案受到不可抗力阂素的影响。
因为不ｌｉ丁抗力闪紊具有突发性。
这种特点使得它们到来的时候， － 丁作人们没有办法及时采取措施对档案进行保护， 结果造成档案数据的损失。
因此． 对档案进行备份可以使损失降到最低。
即使自然灾害到来的时候， 档案仍然能够保存下来。
不可抗力闪素的另—个特点是破坏性大。
而又由于档案数据的易破坏性， 给数据的恢复１：
作带来很大的压力。
因此。
切实的做法是对数据进行异地备份． 即使它们遇到不可抗力的影响． 也能保存下来。３． 完善档案管理制度。
档案管理制度的目标在于保证档案的安全， 并使人们能够更为有效地利用档案资源。
而档案异地备份管理则有助于这一制度的完善。
在档案的日常管理过程中， 工作人员的一些疏忽和过错可能会影响档案的管理， 给档案数据造成损失。
而档案异地备份管理则可以将这种现象的破坏程度降到最低， 实现保证档案安全的重要目标。
除此之外， 档案异地备份管理措施还将促进不同档案机构的交流和合作。
这种合作对档案机构从其他机构吸取有益经验， 完善自身管理具有重要的益处。
因此， 档案异地备份管理是完善档案管理制度的关键措施， 是进行管理制度改革的推动力量。二、 档案异地备份管理存在的问题１． 工作人员对档案异地备份措施的重要性认识不足。
这主要表现为两个方面。
一方面， 他们认为档案异地备份工作多余， 会给自己增加工作负担。
因此。
他们将其视为累赘， 而没有投入精力去建立和完善这一制度。
另一方面， 有一些工作人员认为这会导致档案数据被盗窃。
这一点在高校的档案机构尤为明显。
他们担心本学校的一些科研数据在其他机构异地备份， 很有可能导致自己的科研成果被其他人盗取。
这种担忧导致他们不愿意对自己的档案进行异地备份存储。２． 档案备份方式单一。
在档案备份的过程中。
档案备份的形式单一也是—个重要问题。
一些档案机构只用纸质的形式对档案数据进行保存， 而没有充分利用现代信息技术。
这给档案异地备份工作带来了一定消极影响。
纸容易受到腐蚀， 不容易保存。
如果以纸的形式对档案数据进行存储， 将不易于数据的保存。
另外． 纸质档案在运输过程中会浪费很大的人力物力， 增加档案异地备份管理的费用， 加大档案馆的经济压力。
这使本来就紧张的资金问题更为拮据， 无助于对档案进行优化管理。
因此。
如果管理人员无视信息技术在档案异地备份管理工作中的作用， 将没有办法很好地提高工作效率印ｍ 。３． 档案异地备份管理的资金不足。
资金问题已经成为档案管理的—个瓶颈． 也成为档案异地备份管理的障碍。
造成这个问题的原因主要有两个。
—个是档案异地备份管理需要的资金比较多。
档案异地备份管理需要完成档案的备份． 并且在另外—个地方进行保存。
如果一些档案机构没有同其他卡当案机构合作而找—个新的地方来存放档案， 将会花费更多的钱。
而且档案机构一般属于“清水衙门” ， 没有太多的经费来源。
另外， 国家也没有对它们进行大规划的资金投入。
在这一情况下， 档案机构便没有太多的经费， 可以用来进行档案的管理。
这便给档案机构开展档案异地备份管理Ｔ 作带来很大的不便。
为此， 解决资金问题也成为完善档案管理的—个关键。三、 档案异地备份管理的改善措施１． 发挥信息技术在管理中的作用。
在当今社会， 信息技术同我们的生活紧密相关。
在档案异地备份管理过程中。
工作人员需要进一步熟悉信息技术， 并将其运用到Ｔ 作之中， 从而提高丁作的效率。
实现－ ●蕾界２０ １２・２月 中旬５７万方数据
［ 一彝蛹鳋垂蓟亟逦画亟匣】的变化。
随之暴露了相关法律法规不完善、 档案利用权限划分不科学、 档案利用权限监督机制不足以及综合档案馆对权限控制不力等摘要随着信息公开程度逐步提高， 档案利用权限及其控制等相关问题逐渐显露， 成为档案利用中不可忽视的重要问题。
明确区分档案利用中的“权” 与“限” ， 正确处理档案控制问题， 将有利于推动档案信息资源的开放利用向更深层次发展。关键词档案利用权限控制信息公开问题我国政府顺应历史发展潮流， 不断推进政务公开， 使得公共档案信息资源可利用范围越来越广， 公民对档案利用的权限发生很大问题。
为了进一步加强对档案利用的控制， 使档案信息资源有序公开和利用， 本文在明确档案利用权限的内涵及要求的基础上， 根据我国实际情况， 提出完善法律法规， 形成对梢案利用权限科学控制的基本机制、 开发具有保障档案利用权限实现的文件管理系统、 健全档案利用权限监督机制等建议。一、 档案利用权限的内涵及要求在“权” 方面， 根据《档案法》 第四章第十九条和第二十条的有关规定。
机关、 团体、 企事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、 教学科研及其他１：
作的需要， “可以利用” 档案馆已经开放的档案或未开放的档案。
但在实际操作过程中发现， 档案利用权限有不同的划分。
“可以利用” 通常会出现以下两种含义：
一是公民或组织具有法定的档案利用权利， 在符合相关法律法规的前提下根这个目标， 需要从三个方面进行努力。
第一， 档案机构要加强Ｔ 作人员信息技术的培训。
如果工作人员缺乏必要的信息技术水平， 也就谈不上在档案异地备份工作中应用信息技术。
因此， 档案机构可以定期请相关的专业人员对档案人员进行有针对性的培训。
通过培训Ｔ 作，让工作人员认识到信息技术在档案异地备份工作中的作用， 并学会将其应用到Ｔ 作之中。
第二， 建立电子档案刚。
如果单纯只采用纸质数据进行备份， 不仅不易保存数据， 而且在运输过程中需要大量的人力和物力。
如果改用电子档案， 将可以有效改变这种现象。
电子档案可以减少档案存放的空间， 而这可以减少档案异地备份管理场地方面的开支。
而且电子档案的传输比较方便， 不需要太多的人力和物力， 这也对节约人力成本有一定的好处。
除此之外， 电子档案还方便了人们对档案的利用。
在建立了档案的备份后， 以电子数据形式存在的档案将有助于人们快速有效地将其提取并进行利用。
第三， 保证网络的安全。
在工作中应用信息技术， 可以大大提高工作的效率， 但是也带来了一定的风险。
这种风险主要来源于网络的安全。２． 重视备份异地管理地点的选择。
档案异地备份管理对备份数据存放地点的要求比较高。
如果没有选择一个好的地点， 功效将会大打折扣。
档案异地备份管理的目的在于将档案的备份数据存放在另一地方． 从而更好保证数据的安全。
因此． 在这一项工作中． 选择一个好的地点是完成任务的重要环节。
在选择地点的时候要考虑两点。
一个是源数据存在的地方和备份数据存在的地方具有一定的距离。
这可以避免地震、 洪涝等自然灾害对数据的影响。
一般这个距离是３０ ０ 公里以上限。
选择地点另一个需要考虑据自身需要利用档案； 二是组织和公民个人可以从档案馆开放档案的行为中获得利益， 促进自身建设及工作。在“限” 方面， 不同的权利主体在利用同一档案时， 会因利益目标不同而产生不同的权利类型和需求， 造成档案利用过程中较为普遍的信息权利冲突现象。
为了协调和平衡使用档案信息资源的权利， 国家通过法律法规为公民或组织基于某一档案客体对象所产生的档案利用权利制定了限度， 在档案开放或公布权、 档案秘密权、 档案作品著作权等相关权利上实行了一定程度的制约。
例如， 《档案法》 第五章规定， 利用档案的过程中， 不得擅自提供、 抄录、 公布、 销毁属于国家所有的档案； 不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、 赠送给外国人等， 若有违反， 将依法追究责任。二、 档案利用权限控制中存在的问题１． 档案利用相关法律法规不完善。
随着我国政务信息公开的程度不断提高， 档案公开的数最大幅上升， 主题日益复杂。
１９ ７ ８ 年， 全国各级各类档案馆保存档案仅２０ ０ ０ 多万卷， 到了１９ ９ ８ 年， 达到了２亿卷， 而根据２０ ０ ７ 年的数据显示， 馆藏档案已达到了２． ５３亿卷。的是这两个地方是属于不同类的。
也就是说， 这两个地方应该尽量避免出现在同一个地震带上或者位于同一个领域。
这也是规避自然灾害风险的一个有效途径。３． 争取外部机构的支持和帮助。
解决资金问题是完善档案异地备份管理的—个关键。
这需要档案机构积极争取外部机构的支持， 在物质上保证这—措施能够顺利进行。
档案机构可以通过开办档案展览来获得资金。
通过举办同自己存档信息相关的展览， 一方面可以获得经费， 另一方面也可以让人们更好地了解档案机构和档案学陬。
这不仅有利于解决经费问题， 还能推动我国档案事业的发展。
除此之外， 档案机构可以在社会上扩大自己的影响力， 获得更多外部机构的资助。
这也是获取管理经费的—个重要途径。档案异地备份管理的开展对优化我国的档案管理， 保障档案安全具有积极作用。
但是， 我国目前在开展的过程中却存在工作人员对挡集异地备份的重要性认识不足、 档案备份方式单一、 档案异地备份管理的资金不足等问题。
这需要我们对这一制度进行进一步的完善。完善措施包括发挥信息技术在管理中的作用、 重视备份异地管理地点的选择、 争１｜０１，部机构的支持和帮助。参考文献…１胡剑． 耒雨绸缪方能防患耒然硼冲国档案， ２０１ｏ （ ４）．翻陈竟王． 北川档案抢救工作的启示们． 中国档案， ２００８（ １１）．１３ｌ邓昌军． 建立。
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篇二：档案运输过程会丢吗
燕 人事档案丢失的法律责任探析篆薯霎要摘要作者通过分析现行法律对人事档案丢失所应承担的法律责任问题的相关规定针对其中存在的不足。借鉴相关地方立法经验可以对人事档案丢失所应承担的法律 任种类及承担形式进行一定的设想以期对其改进完善。关键词人事档案法律责任设想上文拟立足现行档案法律对人事档案丢失所么 心应承担的法律责任进行一定的分析和探索的顺利解决有所裨益。人事档案在档案系统中是与公民个人利益联系最为紧密的一种档案。它记载了个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力、专业水平、历史和现实表现。是公民进行升学就业、调动工作、办理和领取社会保险的重要依据也是各级单位组织了解和选拔人才、进行十部任用的参考标准。…从以上我们可以知道人事档案与公民的社会政治利益及经济利益休戚相关它极大地影响了公民的社会政治权利和经济权利这两个重要权利的实现。可见人事档案一旦丢失其后果是非常严重的。作为对档案关系进行规制的档案法律必须对丢失人事档案所应承担的法律责任加以明确规定。一方面发挥法律的教育警示作用让档案管理部门以及各级对人事档案负有保管责任的单位组织明确了解丢失人事档案所要承担的法律后果从而在日常 二作中注意培养档案工作人员的职业道德提高其工作素质妥善保管人事档案做到防患于未然另一方面发挥法律的指引作用。通过对丢失人事档案法律责任的明确。可以让当事人了解法律对这一违法行为进行救济的内容从而明确如何最大限度地弥补自身档案被丢失所造成的损失。 对现行档案法律关于人事档案丢失法律责任规定的分析人事档案丢失法律责任的现行规定。《档案法》第 章第 条规定。损毁、丢失属于国家所有的档案的由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分构成犯罪的依法追究刑事责任在利用档案馆的档案中发生上述行为的由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告可以并处罚款造成损失的责令赔偿损失。同时《档案法实施办法》第 条规定“违反《档案法》和本办法造成档案损失的由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值。责令赔偿损失。”就人事档案的归属权问题当前认为人事档案属于国家所有的观点居多。 所以丢失人事档案是可以适用上述法律规定的。对上述规定加以归纳总结我们大致可以了解到现行档案法律规定丢失人事档案应该承担的法律责任有行政处分、行政处罚、责令赔偿损失以及刑事责任这几种形式。 对丢失人事档案法律责任现行规定的分析。对前述现行法律对人事档案丢失所应承担的法律责任进行考察我们不难发现现行档案法律对这一问题的规定存在着众多的缺陷和不足使得丢失人事档案的事件一旦发生当事人不能寻求到有效的法律帮助。进而弥补人事档案丢失所造成的损失。现行档案法律对人事档案丢失的法律责任规定单一化。可以看到。丢失人事档案的责任主体主要承担的是一种行政责任。《档案法》和《档案法实施办法》中规定对丢失档案的责任主体给予的行政处分以及警告、罚款均是行政责任。虽然规定了“责令赔偿损失”但是“责令”二字带有明显的行政责任特点。况且当前大多数人认为“责令赔偿损失”是一种行政处罚。属于行政法律责任。 档案法律关系是一种多向法律关系。它不仅是档案管理活动中发生在档案行政管理部门和相对人之间的行政管理关系还存在着公民、组织与档案保管部门之间的档案利用关系。由此相应地便可能会出现多种法律责任不是仅靠行政责任就可以解决现实中发生的所有档案纠纷。现行档案法律过分侧重行政责任的规定。使得公民、组织在利用档案过程中特另 是在利用人事档案过程中发生了法律纠纷时无法使用民事法律手段来保护受损的合法权益也无法彻底解决冈人事档案丢失所造成的种种问题。 现行档案法律对丢失人事档案法律责任的规定较为模糊不易实际运用操作。现行档案法律规定只有在利用档案馆的档案中。发生丢失档案造成损失的才可能出现“责令赔偿损失”的法律责任。实践当中大家都知道。人事档案的丢失并非均发生在“利用档案馆的档案”这一特殊背景下而是大多由于单位组织在保管人事档案中疏忽大意保管不善或是在人员流动过程中移交档案不够规范而发生的。如此的话是否能够出现“责令赔偿损失”的法律责任 此外。现行档案法律只是对罚款数额作出了规定对赔偿损失没有规定任何标准使得在追究这一法律责任时不易操作。而从人事档案的莺要性我们可以知道仅仅靠行政处分或行政处罚是根本无法弥补人事档案丢失所造成的损失的当事人寄望的 以期对这一问题在立法上的突破及现实中 档案管理 总第 ∞期 弓 』 明确人事档案丢失法律责任的意义、 】】】鼍口 】 糟 升万方数据赔偿损失这一法律责任在现行档案法律的规定中。又存在着语义模糊、定性不明确、损失标准未规定的种种不足从而使得公民意图用金钱来弥补人事档案丢失损失的希望落空。根据以上的分析我们已经了解到现行档案法律对丢失人事档案法律责任的规定是无法完成维护档案管理秩序、解决档案纠纷任务的。《档案法》的再度修改需要对这一问题给予足够的审视对丢失档案的法律责任进行明确充实从而为解决这一在实践中频频出现的档案纠纷问题提供法律依据。 立足现行档案法律规定对丢失人事档案法律责任的设想 明确丢失人事档案所应承担的法律责任种类在档案法律中应明确丢失人事档案的法律责任由行政责任、民事责任、刑事责任 部分组成不同的法律关系将会出现不同的法律责任。发生了丢失人事档案的事件档案行政管理部门或主管部门应该追究负有责任的单位或组织的行政责任而被丢失人事档案的当事人可追究负有责任的单位或组织的民事责任丢失档案的情况严霞构成犯罪的将要承担刑事责任。如此丢失人事档案这一档案违法行为的法律责任体系将成为一个完整的体系真正起到纠正违法行为、维护公民合法权益的作用。 明确法律责 壬 的具体承担形式。法律责任的追究是通过具体的承担形式实现的不明确具体的责任承担形式将不利于实践中的操作无法实际解决法律纠纷问题现行档案法律对丢失人事档案的法律责任规定主要是行政责任的形式在保留原有行政责任形式的基础 二我们可以对丢失档案的法律责任形式进行以下的设想 行政责任的承担形式。现行档案法律已经规定了丢失档案的责任主体要承担行政处分、行政处罚 警告、罚款 的行政责任形式。我们认为这还不是足以弥补当事人丢失人事档案损失的责任形式。就人事档案与公民社会政治权利和经济权利紧密联系的特性而言。要起到法律责任纠错的作用可以增加对丢失人事档案负有责任的单位或组织补救档案的行政责任。这是一种表现为行为形式的行政责任。这种责任形式在行政法律中也是很常见的。目前在地方档案法律中已有这方面的尝试如《哈尔滨市档案管理条例》和《南通市人事档案救济的暂行规定》中都规定了在人事档案发生丢失时对人事档案进行补救的救济制度。【 这种责任形式的具体内容可以是由档案行政管理部门责令相应的单位或组织采取补救措施为被丢失人补救人事档案能够莺新出具档案材料的重新出具无法出具与原材料相同内容的则可以出具相关的证明材料以证明被丢失人的种种人事情况。同时规定。补救材料经指定部门认定后与原档案具有同等的法律效力从而最大限度地弥补被丢失人事档案公民的损失 民事责任的承担形式。现行档案法律对丢失档案并没有规定明确的民事责任。事实上民事责任 档案管理 蝴总第 期作为一种补偿性的法律责任对于权利受损的公民其救济方式是比较实际和有效的。现行档案法律中虽然规定了丢失档案应当承担“责令赔偿损失”的法律责任这种责任形式类似于民事责任但是由于语义模糊使人无法确定该法律责任的性质。同时附加有“利用档案馆的档案”的前置条件从而无法彻底有效地使公民通过民事救济途径维护自己的合法权益。因此在档案法律中除应明确规定负有丢失人事档案责任的单位或组织应对被丢失人承担赔偿损失这一民事责任形式同时一方面去除适用的限制条件扩大赔偿损失的适用范围另一方面要对赔偿损失数额规定一定的标准 】从而使得丢失人事档案的公民都能够通过民事法律手段来及时有效地维护自己的合法权益。 刑事责任的承担形式。大家都知道一般而言非刑事法律中对违法行为构成犯罪的刑事责任规定都采取省略的形式即通常采用“构成犯罪的依法追究刑事责任”的语句要了解相应违法行为的刑事责任形式是通过具体的刑法条款获知的。现行档案法律也是如此。关于丢失档案构成犯罪应当承担的刑事责任形式应该是在刑法中进行规定的。然而。在刑法中除了对抢夺、窃取国有档案擅自出卖、转让国有档案以及玩忽职守造成档案损失严重的规定有相应的罪名对其他的档案违法行为构成犯罪的并未规定相应的罪名及刑事责任形式。【 】如此的话就存在一个问题丢失、损毁档案情节严重或是数量巨大的是否应当承担刑事责任 实践中丢失大量人事档案、造成严重后果的事件也是存在的。对于这种严重的档案违法行为根据档案立法的精神显然应该追究责任人的刑事责任但是在刑法中却没有相应的罪名及刑事责任进行适用根据刑法“法无明文规定不为罪”的基本原则这种严重的档案违法行为将会逃脱刑法的制裁。因此对于丢失档案需要承担刑事责任的形式需要刑事法律的修订。增加丢失档案的罪名及刑事责任规定从而使得丢失档案的严重违法行为受到相应的法律制裁。一参考文献 张玉国职工人事档案丢失纠纷的法律思考 中国档案 魏勤政关于人事档案所有权的思考 档案学通讯 张世林关于《档案法》中“责令赔偿损失”的法律性质认定探讨 档案学通讯 陈东从人事档案丢失想到的 档案与建设 左明新档案立法应对法律责任明确化 中国档案 田有付我国档案法律责任体系的缺陷分析 兰台世界 作者单位山西师范大学档案馆来稿日期 — 万方数据
人事档案丢失的法律责任探析作者龚燕 Gong Yan作者单位山西师范大学档案馆刊名档案管理英文刊名ARCHIVES MANAGEMENT年卷(期)2009(5)被引用次数0次 参考文献(6条) 1.张玉国 职工人事档案丢失纠纷的法律思考 2006(06)2.魏勤政 关于人事档案所有权的思考 2008(01)3.张世林 关于《档案法》中"责令赔偿损失"的法律性质认定探讨 2003(02)4.陈东 从人事档案丢失想到的 2006(03)5.左明新 档案立法应对法律责任明确化 2006(12)6.田有付 我国档案法律责任体系的缺陷分析 2008(06)
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篇三：档案运输过程会丢吗
交流 办公室业务第 50 页2015年 10月份工作指导一、电子档案概述随着科学技术的发展和计算机的普及应用，档案室由过去单一的纸质档案逐渐演变成纸质档案和电子档案并存，由于电子档案对比纸质档案无损耗、检索方便、查阅快捷可靠并能实现资源共享，所以许多企业将档案管理系统纳入办公系统，电子档案数据保存在企业信息中心数据库中。（一）纸质档案与电子档案。纸质档案形成后真实可靠，不易造假，稳定性强，只要按照档案存放标准执行不会损坏；但纸质档案查阅时具有局限性：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的一人或几人查阅，经常查阅不可避免造成磨损甚至损坏或丢失。而电子档案具有检索方便、查阅迅速、复制打印快捷，利用人能多人在不同地点同时、异地查阅，电子档案经多次查阅不会损坏丢失。但电子档案也有不稳定性，很容易被修改和被破坏；保存电子档案的介质或设备损坏会造成部分甚至整个电子档案系统瘫痪、电子档案数据损坏或丢失；系统损坏、网络故障、停电等因素都将无法使用电子档案。随着信息社会的到来和电子文件的剧增，传统的档案管理模式发生了很大变化，目前，几乎所有的电力企业均采用增大电子档案存档的比例和普及使用范围。电力企业的电子档案一般保存在企业信息中心服务器的硬盘上，其安全性、真实性、完整性日益突出。为确保电子档案安全性、真实性、完整性和有效性，档案备份必不可少。（二）公司档案系统。我公司 2008 年以前，档案管理系统在 OA办公系统，文档一体，数据存储在信息中心服务器中。2008年至今，公司档案管理系统采用的是飞扬公司档案管理软件，公司办公软件采用的是 A6协同办公软件，公司所有数据包括档案管理数据均保存在信息中心服务器中，信息中心共有 8个服务器（包括备用服务器）。公文自起草、初审、会签、审核、审批、用印、知会至归档，全部在 A6协同办公系统流转；文书档案管理员在 A6协同办公系统将收、发文件按年度、类别归档在指定文件夹后，将数据通过 OA接口导入飞扬档案管理系统，然后，在飞扬档案管理系统里的文件登记里进行分类整理，按年度、问题、保管期限录入文件分类号、盒号、保管期限、责任者、成文日期、页数等，再提交归档，整个电子档案保存在飞扬数据库中，部分没有电子档案的文件，通过扫描上传或挂接在飞扬系统中。二、电子档案数据丢失经过、原因分析2012 年 10 月，公司电子档案发生了因服务器损坏数据全部丢失的事故。下面就以此次事故为例，简要介绍公司电子档案数据丢失经过、原因及处理办法。（一）数据丢失经过。本人从事档案管理多年，2010 年 11月发现一些奇怪的现象：虽然科技发展很快，电脑速度日新月异，但是归档速度和查询速度还没有以前的速度快，而且经常发生错误，在整理归档电子档案时，归档上百条后，就无法再归档。档案管理员 A6 协同界面出现“ 白脸” 现象。联系信息人员告知现在协同身份人员增加多、文件容量增大，加之访问人员时多时少，公文在 A6协同中通过 OA接口导入飞扬档案管理系统时，经过两个系统转换导入，影响 A6协同，建议每天减少归档数量，或利用休息时间其他人员不用协同时，再归档案数据。在每天减少归档数量后，情况不仅没有改善，上述现象越来越频繁，后来发展到档案人员归几十条档案后，全厂协同办公系统瘫痪，影响公司正常工作。并且归到飞扬档案系统的文件有的可以打开，有的打不开，还有部分文件打开时出现错误：文不对题；有时归档顺利，有时归档几次均不成功。终于在 2012 年 10 月中旬的一天，协同系统中的电子档案无法归档，登录档案管理系统查不到档案信息了，立即询问信息中心原因，信息人员检查、操作后回复：包括备份服务器在内的公司 8台服务器全部损坏，存储在服务器硬盘中的档案管理系统的电子档案数据全部丢失。（二）原因分析。1. 各级管理人员对档案重视不够，对电子档案的安全性尤为突出。没有电子档案信息安全意识，不重视电子数据的保存和备份工作。2. 公司信息管理人员素质参差不齐，对反馈到信息中心的问题没有引起重视，没有正确处理，往往以客观理由应付了事，本来是很小的问题，长期未能解决，日积月累，发生 8 个服务器全部损坏的大问题。3. 没有按公司管理制度要求备份，对档案人员多次提出的档案数据应及时备份、特别是发生问题时，仍然没有备份造成数据丢失后很难及时恢复。4. 信息管理人员硬件水平较低，对档案人员多次反映的问题，只是从软件操作方面寻找原因，采取正常工作日限制档案管理人员归档数量，让档案管理人员在晚上和周六周日进行归档。没有找到硬盘损坏等真正原因。5. 公司没有定期进行载体更新：定期淘汰更换服务器、硬盘等保证数据安全的规定和措施。三、丢失电子档案恢复方法（一）与软件公司联系恢复系统及电子档案。得知公司服务器全部损坏、电子档案数据全部丢失的答复后，立即联系北京飞扬公司来人重新安装飞扬档案管理系统，恢复备份的电子文 / 中电投河南电力有限公司开封发电分公司 路凤敏电子档案数据丢失的原因分析及处理【摘要】本文阐述了电子档案数据安全的重要性，介绍了一起因服务器损坏造成档案数据全部丢失的事故，及恢复档案数据的处理过程，总结了恢复丢失档案数据的处理要点及措施，为今后应对类似情况积累了经验。【关键词】电子档案数据；丢失原因；恢复方法办公室业务 经验交流第 51 页2015年 10月份工作指导档案。飞扬公司技术人员在信息中心没有找到备份电子档案。（二）在现有电脑中查找电子档案资料。由于有部分资料保存在正在使用的电脑的硬盘里，立即交代有关人员停止对电脑硬盘文件进行操作，包括停止回收站的清空工作。把这部分电子档案整理保存。在档案管理员使用的电脑中，找到部分备份，恢复到飞扬档案系统。（三）重新收集整理电子档案。1. 把协同文件夹中的收、发文重新归档，导入飞扬档案管理系统，部分缺失文件，用扫描仪重新扫描挂接到飞扬档案管理系统。2. 查找安装单位移交的设备资料，将光盘中的电子资料和文件恢复到飞扬档案管理系统。3. 根据纸质档案资料，逐一联系有关人员将电子档案汇总到档案室，4. 在信息人员协助下，从报废的 MIS 设备中抢救出来许多老电子档案资料。5. 档案人员在档案室报废的旧电脑硬盘中找到部分电子档案，将硬盘逐一取出恢复数据，又恢复了部分电子档案。（四）无法找回档案恢复问题。尽管采取上述措施抢救和找回了大量的电子档案，但是还有部分无法找回。为了保证电子档案的完整性，根据纸质档案归档目录对照找到的所有资料，重新归档整理，将缺失电子档案重新扫描、拍照、手工录入等方式，加班加点，一件一件恢复。四、经验教训（一）教训。这种公司级的电子档案因服务器损坏全部丢失的情况非常少见，也是电子档案丢失最坏的结果，造成的影响和损失最大。原因是多方面的，有客观的原因，也有人员主观过失的原因。如果及时考虑解决客观的原因（如定期淘汰更换服务器等），解决人员主观过失问题，这次事故是可以避免的。（二）经验。由于档案管理人员及时发现并且采用正确的处理方法，及时恢复全部数据，使影响和损失降低到最小。下面简要回顾正确处理方法和要点：1. 档案系统瘫痪时，立即找出备份恢复系统，为数据导入创造条件。2. 停止有关电脑操作，最大限度保存现有数据。3. 采用正确的回复步骤：先把协同文件夹中收、发文重新归档，导入飞扬档案管理系统、恢复档案人员电脑数据到飞扬档案管理系统、将光盘中的电子资料和文件恢复到飞扬档案管理系统，再将部分缺失文件，用扫描仪重新扫描挂接到飞扬档案管理系统。4. 恢复旧设备中档案数据。5. 无法找到的电子档案根据纸质档案归档目录对照找到的所有资料，重新归档整理，将缺失电子档案重新扫描、拍照、手工录入等方式一件一件恢复。6. 完善档案管理系统数据备份和系统恢复，确保关键信息能在计算机和档案管理系统发生灾难性故障后得以及时恢复，最大限度降低灾难造成的后果。五、结束语电子档案是企业的财富，为此，所有管理人员都要重视电子档案的收集、整理，特别要重视电子档案的维护工作。有效保护措施就是做好备份，做好电子档案数据备份工作可以最大限度保护数据安全。但是，再好的方案和措施都有可能发生意外，如何在发生电子档案意外丢失后及时恢复，最大限度地减少损失问题，已经迫在眉睫。这就需要广大档案人员和信息人员共同努力，携手共进，找到解决办法，保证电子档案数据安全。（上接第 48页）传教育。军分区、人武部要结合工作实际，加大宣传力度，针对地方不同社会群体、工作部门、人员对象，讲清依法维护军队军人家庭合法权益的重要性；给官兵发放“ 维权” 卡，公布维权机构联系方式，增强军队和军人军属依法保护自身合法权益的意识；利用建军节、国防教育日、征兵等时机，举办与维权相关的法律知识讲座，开展“ 学习军事法律，维护国防权益” 宣传活动，形成军地齐抓合力和良好的社会氛围。三、真心倾情维权，切实把依法维护军队军人合法权益落到实处人武部要坚持把维护军队军人军属合法权益作为份内事、肩头责，真正想军队军人之所想、帮军队军人之所急、解军队军人之所难，在依法维护军队军人军属合法权益中甘当协调员、联络员、督导员，切实依法维护好部队和军人军属的合法权益。（一）要真心帮助军人家庭。现实生活中，军人家庭两地分居多，当军人尤其是其家庭成员面临涉法问题时，很难及时出现在事件现场，处理过程中难免成为“ 弱势群体” 。军分区、人武部作为部队官兵的“ 娘家人” ，在部队官兵及其家庭成员生活出现困难时，有着责无旁贷的帮助义务，必须全力以赴。尤其是面对一些军人家庭身处农村，交通、通信不畅，经济困难时，一定要调用各方力量，真心帮扶。（二）要耐心细致开展维权。凡是军人军属前来咨询维权事宜，必须热情接待，专人负责记录相关情况，明确协调处理的责任人和时间；凡是立案受理的涉军纠纷案件，都要认真登记备案，协调相关单位，跟踪案件办理全过程。针对个别军属在处理涉法问题时，因法律意识不强，容易感情用事，在积极协调处理的同时，还要耐心细致做好解释工作，加强与军队及官兵本人的有效沟通，通过法律途径，依法维护自身权益。（三）要用心化解问题矛盾。在维权过程中，既要全力维护部队和军人家庭权益，也不能损害地方单位百姓和其他当事人的合法权益，要坚持依法公正公心维权，使得每件涉军问题都能得到及时、妥善解决；要结合驻地风土人情、习俗习惯等，坚持调解为先，依法灵活处置。对个别典型复杂案例，要积极走访事发地领导和群众，掌握真实情况，听取当事人双方和社会各界群众意见，指导当事人各方拿出切实可行的调解处理方案；要邀请部队官兵、家属和社会代表到庭旁听，努力把用法律拥军落到实处，谋求维权的最佳效果。参考文献：[1] 中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定[N]. 人民日报，2014- 10- 29（1）.[2] 习主席国防和军队建设重要论述读本 [M]. 北京：解放军出版社，2014.[3] 习近平关于党在新形势下的强军目标重要论述摘要 [M].北京：解放军出版社，2014.
篇四：档案运输过程会丢吗
遗失情况说明你们知道有关于档案遗失情况说明要怎么写吗?下面是应届毕业生为大家搜集出来的有关于档案遗失情况说明，欢迎阅读!
兹有我校**级学生**，**年加入中国共青团，由于学校工作疏忽，造成其团员档案遗失，敬请贵校予以接收，并重新建立团组织关系。
此致
敬礼
**学校团支部
**年**月**日
兹有我校 XX 级学生 XX(身份证编号;XX，学号;XX)高中阶段档案传递至我校，由于学校工作疏忽，造成其高中阶段档案遗失，敬请贵校 XX 予以协助补办 XX 同学高中阶段档案。
特此说明。
xxx 技术学院
年月日
xxx 总支委员会：
xxx 同志系我党委一名中共(预备/正式)党员，性别：x，身份证号码 xxx，年龄 xx 岁，现在工作，于年月日加入中共产党组织，党员组织档案因造成遗失，现将组织关系转往你总支，望接洽为盼。
特此说明
中共 xxx 党委
年月日
xxx，男，身份证号码：xxxxxxxx，档案保存卡确已丢失，特此说明。
20XX-12-28
xxxxx 有限公司
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篇五：档案运输过程会丢吗
丢失或置之不理的隐患 1、 毕业后完全不予理会， 任由户档留在学校， 学校将其打回原籍，于是失去干部身份。甚至遗失。
2、 毕业后户档拿在手上， 成为“口袋户”、 “黑户”。
3、 托管到了相关机构， 但从此置之不理， 只到用时才回头查找。
4、 工作后跳槽， 弃档， 造成“死档”， 原公司不可能花钱管理档案，所以就把档案放在公司中， 极易丢失。
以上造成虽工作但无工龄， 无干部身份。
以为档案会“自动”转到单位， 错过转档时间。
例：
陈淑是 2006 届毕业生。
毕业后不久， 她进入一家企业单位工作。
由于陈淑是济南本地人， 毕业时不需要迁户口， 未与单位进行网上签约， 也未办理人事代理手续。
2008 年 9 月， 小陈参加国家公务员考试成绩合格， 被某事业单位录取， 在办理手续时， 档案“下落不明”。
危害：
一、 因没有转正定级， 损失两年工龄；
二、 逐级寻找查找档案下落， 费事费力；
三、 无法开具政审材料， 影响录用。
篇六：档案运输过程会丢吗
西档案）２０ １１年第５期・专门档案・３３■文章编号：１０ ０ ５—９ ６５２（ ２０ １１）０ ５－ ０ ０ ３３－ － － ０ ２中图分类号：
Ｇ ２７ ５． ９ 文献标识码：
Ｂ 关键词：
学生档案； 高校； 转递； 存在问题●Ｅ ｘ ｉｓｔｅ ｄＰ ｒ ｏ ｂ ｌｅ ｍ ｓ ａ ｎ ｄＴ ｈ ｅ ｉｒＣ ｏ ｕ ｎ ｔｅ ｒ － Ｍ ｅ ａ ｓｕ ｒ ｅ ｓ ｉｎＴ ｒ ａ ｎ ｓｍ ｉｔｔｉｎ ｇＳ ｔｕ ｄ ｅ ｎ ｔｓ’ Ｆ ｉｌｅ ｓｏ ｆＣ ｏ ｌｌｅ ｇ ｅ ｓａ ｎ ｄＵ ｎ ｉｖ ｅ ｒ ｓｉｔｉｅ ｓ（ Ｃ Ａ ＯＱ ｉｎ － ｍ ｉｎ ）●Ｋ ｅｙ ｗ ｏ ｒｄ ｓ：
ｓｔｕ ｄ ｅｎ ｔｓ’ ｆ ｉｌｅｓ； ｃｏ ｌｌｅｇ ｅｓａ ｎ ｄｕ ｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ； ｔｒａ ｎｓｍ ｉｔ； ｅｘ ｉｓｔｅｄｐ ｒｏ ｂｌｅｍ ｓ一收稿日期：
２０１１－ ０７ —２７高校学生档案转递中存在的问题与对策曹勤民（ 山西大学档案馆山西太原０ ３０ ０ ０ ６ ）高校学生毕业、 就业后， 安全、 及时、 准确地将其档案转递给用人单位或者新的档案主管单位， 对有效服务用人单位、 维护高校毕业生的权益， 有着重要的意义。
但是， 长期以来存在的高校学生档案转递不安全、不及时、 不准确的问题ｊ不仅影响了一些高校毕业生的顺利就业和未来发展， 而且还影响对高校毕业生档案的有效保护。
因此， 必须正确看待高校学生档案转递中存在的问题， 分析问题产生的原因， 采取相应对策切实加以解决。一、 高校学生档案转递中存在的问题高校学生档案真实记录了学生的成长经历和高校对学生的培养过程， 是用人单位全面考察、 了解、 选拔聘用的重要依据， 也是学生由学校走向社会后形成干部人事档案的基础内容。
在新时期， 高校学生档案具有数量大、 流动性强、 去向广泛以及毕业后档案滞留在校数量越来越大等特点， 随着就业形势的日益严峻， 高校学生档案转递中存在的问题也逐步凸显出来， 具体体现在：第一， 转递档案方式存在安全隐患。
安全， 是高校学生档案转递中必须关注的首要问题， 在转递过程中发生档案的丢失或者损毁， 既会影响录用（ 聘用）或者拟录用单位对高校毕业生的了解和使用， 更会对高校毕业生的就业和发展带来不良影响。
正因如此， 国家历来重视档案的安全转递， 规定档案必须通过机要通信转递。
尽管通过机要通信转递也发生过丢失和损毁档案的问题， 但毕竟为数不多。
自大批高校毕业生到无机要关系的基层单位和民营企业就业以来， 通过本人自带档案和特快专递邮寄等形式转递档案的越来越多，高校学生档案转递不安全的隐患也更加突出。
高校毕业生因档案下落不明而回母校查找的现象时有发生。第二， 转递档案材料缺乏规范性。
高校学生档案在校期间一般没有经过系统整理， 没有统一编制页号和卷内目录， 在毕业离校转递时就不能附上档案材料的详细目录， 即使对转递通知单的项目逐一进行了登记， 载明了档案的卷数和份数， 由于没有经过系统整理， 仍然对档案起不到防控作用， 使归卷不准确的材料有可能被转递出去， 也为转递过程中某个环节上发生撤出或更换材料有可趁之机， 同时， 如发生丢失个别材料一时难以察觉， 收到单位如反映档案材料短缺或者部分材料不实等问题， 高校也无据可查， 更无法使问题得到圆满解决。第三， 转递档案回执作用缺失。
《干部档案工作条例》 （ 以下简称《条例》 ）规定：
“转递档案必须按统一规定的‘干部档案转递通知单’ 的项目详细登记， 严密包封； 收到档案的单位， 经核对无误后， 应在回执上签名盖章立即退回。
逾期一个月 未退回者， 转出单位应写信催问， 以防丢失” 。
高校参照这一规定， 在转出学生档案时， 一般都附有：
“档案转递通知单” 和“回执” ， 但有相当一部分单位收到档案后不按规定期限及时将回执退回高校， 或者不予退回， 高校对接收单位是否收到档案不清楚， 发生丢失档案问题不能及时追查， 导致时间越长追查越困难。
一些单位虽将回执退回了转出档案的高校， 但回执中的各个栏目没有逐项填写， 收件人、 档案数量（ 卷数、 份数）都是空白， 一旦发生问题， 同样无法查证。第四， 转递出的档案管理失控。
《条例》 规定：
“因工作需要查阅和借用干部档案须遵守下列规定：
“凡查阅干部档案， 利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅； 档案一般不外借。
” 随着就业形势的日益严峻， 用人单位或其主管部门录用（ 聘用）高校毕业生万方数据
３４・专门档案・《山西档案｝２０ １１年第５期均是通过考试来择优录取。
在笔试入围进入考察阶段后。
用人单位或其主管部门本应派专人去拟录用（ 聘用）高校查阅学生档案， 但由于时间紧、 数量大等各种原因采取向高校调阅其档案方式， 通知拟录用（ 聘用）学生本人在规定时间内自提档案供用人单位或其主管部门进行审查， 最终是否录用（ 聘用）、 档案如何处置高校不得而知， 导致高校学生档案在转递过程中出现漏洞。
使这部分学生档案管理失控， 其后果难以预料。第五， 人档分离， 出现“无头档案” 。
由于正式就业越来越难， 高校毕业生中出现了以个体劳动为主的灵活就业群体。
如作家、 自由撰稿人、 翻译工作者、 艺术工作者等， 还有的以从事家政服务、 家庭手工业、 社区便民服务、 打零工等方式实现就业。
这些高校毕业生由于没有人事及人事档案主管单位， 他们的档案与未实现就业的高校毕业生一样， 一般在高校保管期满两年后，被转到他们的原籍（ 即生源地）教育局或者人才交流服务中心。
这些高校毕业生中有很多人并不是在原籍灵活就业， 从而产生了档案不在就业地保管的人档分离问题。
对于代管档案的单位来说， 由于不知这些高校毕业生在何地何单位就业， 这些档案就成了“无头档案” 。可见， 高校转递到生源地有关单位的学生档案， 存在疏于严格管理的问题。二、 解决高校学生档案转递中各种问题的对策为了加强学生档案工作， 提高科学管理水平， 有效地保护和利用档案， 更好地服务学生、 服务高校、 服务社会， 高校学生档案转递中存在的问题必须加以解决。
而解决之策， 笔者以为主要有以下诸项：第一， 规范档案整理编目。
国家有关部门应尽快出台相关规定， 规范高校学生档案转出前的整理编目，为顺利转出档案打好基础。
我国迄今尚无高校学生档案管理规范。
多数高校学生档案不进行系统整理和编目， 学生档案中有多少材料以及应该有哪些材料均不是一目了然， 日常管理中发生的一些问题如何种材料未归档、 材料归卷错乱等不能及时发现和解决。
档案转递通知单中的档案材料“份数” 只能按临时数出的份数填写． 而高校转出学生档案时间性强， 短时问内转出学生档案又多， 急于转出而发生所数份数与实际情况不完全相符的问题在所难免， 再加上人们对“份” 的理解不同， 如有的人把正件和附件作为一件， 有的人把正件和附件作为两件等， 高校转出的档案被认为有短缺也无凭查证。
所以， 高校转出的学生档案必须是经过整理和编目的， 每一案卷内的材料既要统一编制页号， 又要编制详细目录， 转递通知单和回执中不仅要填写卷数和份数， 而且要增加页数一项， 对档案起到有效的控制作用， 确保档案转递的安全和准确。
高校学生档案的系统整理和编目应在日常管理中进行， 在转出时才进行是不可能的。第二， 严格档案转递手续。
高校在转出学生档案前必须履行检查程序， 以确保学生档案的完整性。
要认真填写“档案转递通知单” ， 其每个项目与档案实际情况要求完全一致。
转出档案要严密封包， 并在包口封条上盖密封印。
高校学生档案的接收单位在收到档案后，应当按照“档案转递通知单” 和档案材料目录对档案材料逐件逐页核对， 确定准确无误后， 认真填写“回执” ，签署收件人姓名和收到日期， 加盖单位印章， 立即退回学生档案的转出高校； 如在检查核对时发现档案材料与“档案转递通知单” 所列目录不相符， 应当说明不符情形， 将档案退转出高校重审、 重办转递手续。
所退档案必须保持原样， 不得改变档案的原编目和装订。
高校逾期一月 未收到转递档案“回执” 的， 要发函（ 电）索取；如对方称未收到档案， 双方要立即协同向传递档案的机要通信部门或者其他有关单位和个人追查档案下落， 防止丢失。
“回执” 如填写不详， 收件人签名、 收到时间、 单位印章缺任一项者， 高校均就将其退回档案接收单位齐全。
高校收到完全符合要求的“回执” ， 应逐件附于对应的“档案转递通知单存根” 之后， 存档备查。第三， 要为高校学生档案的管理和转递立法。
制定高校学生档案管理和转递办法， 做到有章可循。
没有规矩， 不成方圆。
无法可依， 高校学生档案的安全管理和转递就没有可靠保证。
由于高等教育的发展， 目前我国高校在校学生两千多万， 每年有毕业生达数百万， 是其档案需要转递的最大人群， 但是我国却没有一部高校学生档案管理和转递的规章。
多年来， 高校学生档案的转递一直是参照《条例》 进行的。
《条例》 并未规定高校学生档案的转递应当参照执行， 所以参照《条例》 转递高校学生档案是在无法可依情况下的无奈之举， 尚不属依法办事行为。
高校学生档案的转递要比干部人事档案的转递复杂得多， 完全按照《条例》 规定走机要通信， 许多高校学生档案就无法进行转递， 进而会影响录用（ 聘用）高校毕业生的单位利用档案和高校毕业生的顺利就业， 所以不得不通过非机要通信途径转递， 如《条例》 所禁止的邮寄和本人自带等。
非机要通信途径转递档案隐患较多， 这是尽人皆知的， 尤其在无法可依的情况下更是如此。
另外， 高校学生毕业两年后未就业或者虽已就业但却弃档者， 高校会将他们的档案转给生源地有关机构代管， 代管理期满（ 一般为两年）仍未转出。
学生本人又拒交管理费者， 再次成为“弃档” ， 这样转递来转递去的高校学生档案的安全保管实在令人堪忧。
因此， 制定法规， 规范高校学生档案的管理和转递， 是当务之急。综上所述， 高校学生档案转递中出现的问题， 应引起国家、 高校及用人单位的高度重视， 并认真加以解决。
要尽快制定法规， 规范管理， 多方配合， 共同努力。从而实现学生档案安全、 及时、 准确、 完整地转递。万方数据
篇七：档案运输过程会丢吗
８ 卷 第 ９ 期２０１７ 年 ５ 月黑龙江科学ＨＥＩＬＯＮＧＪＩＡＮＧ ＳＣＩＥＮＣＥＶｏｌ : 畅８Ｍａｙ ２０１７医学高等院校毕业生档案管理刍议———以档案丢失为例黄 剑（山东潍坊医学院，山东 潍坊 ２６１０５３）摘要：本文通过列举医学高等院校毕业生档案材料丢失的情况，阐述了学生档案材料丢失的原因及其引发的后果，详细论述了针对学生档案材料丢失情况而实行的具体可行的做法，并在此基础上提出了一些个人建议。关键词：
档案；档案管理；医学类高等院校；毕业生中图分类号：
Ｇ７１７ 文献标志码：
Ｂ 文章编号：
１６７４ －８６４６（２０１７）０９ －０１４４ －０２On the archives management of graduates of medical colleges and universities—taking the loss of file as an exampleＨＵＡＮＧ Ｊｉａｎ（Ｓｈａｎｄｏｎｇ Ｗｅｉｆａｎｇ Ｍｅｄｉｃａｌ Ｃｏｌｌｅｇｅ， Ｗｅｉｆａｎｇ ２６１０５３， Ｃｈｉｎａ）Abstract：
Ｔｈｉｓ ｐａｐｅｒ ｅｘｐｏｕｎｄｓ ｔｈｅ ｃａｕｓｅｓ ｏｆ ｔｈｅ ｌｏｓｓ ｏｆ ｓｔｕｄｅｎｔｓ′ａｒｃｈｉｖａｌ ｍａｔｅｒｉａｌ ａｎｄ ｔｈｅ ｃｏｎｓｅｑｕｅｎｃｅｓ ｏｆ ｔｈｅ ｌｏｓｓ ｏｆｔｈｅ ａｒｃｈｉｖａｌ ｍａｔｅｒｉａｌ ｏｆ ｇｒａｄｕａｔｅｓ ｏｆ ｍｅｄｉｃａｌ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ畅Ｉｔ ｅｌａｂｏｒａｔｅｓ ｔｈｅ ｃｏｎｃｒｅｔｅ ａｎｄ ｆｅａｓｉｂｌｅ ｐｒａｃｔｉｃｅｓｆｏｒ ｔｈｅ ｌｏｓｓ ｏｆ ｓｔｕｄｅｎｔｓ′ａｒｃｈｉｖｅｓ， ａｎｄ ｓｏｍｅ ｐｅｒｓｏｎａｌ ｓｕｇｇｅｓｔｉｏｎｓ ｗｅｒｅ ｍａｄｅ ｏｎ ｔｈｉｓ ｂａｓｉｓ畅Key words：
Ａｒｃｈｉｖｅｓ； Ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ； Ｍｅｄｉｃａｌ ｃｏｌｌｅｇｅｓ； Ｇｒａｄｕａｔｅｓ收稿日期：２０１７ －０２ －２１作者简介：黄剑（１９６７ －），女，副研究馆员。1 我校学生档案室情况简介我校属于医学院校，近几年逐步扩展为综合性大学。
学生档案室隶属于学生处大学生就业指导中心，共管理学生档案 ２ 万余份。
自去年起，将存放于各院系新兴小专业（如：口腔医学、麻醉学、预防医学、统计学、护理学等专业）的学生档案进行了统一收集归档，实现了学生档案的统一集中规范管理。2 以我校为例，列举毕业生档案材料丢失情况及原因 Ａ畅高中档案。
新生报到时一般都是个人携带其高中档案，也有一部分是通过学校转递。
经过近两年的统计分析，高中档案丢失率为 ２％。
集中体现在山东省以外的考生像山西、江苏（梦溪）、吉林等省份和一小部分往届复读生及异地高考学生（学籍在省内但去省外高考或户籍在省外而本人一直在省内读书，如：山东学生去内蒙古、黑龙江、新疆等地参加高考）。
他们的档案中仅存高考档案（如：高考志愿表、报考登记表、高考试卷等）而缺失其高中档案材料。
而通过学校转递的档案又有少量档案由于个别辅导员责任心不强，未做好交接登记手续导致少量学生档案的丢失。Ｂ畅录取通知书和准考证。
这部分材料主要是考生忽视所致。
有的是不小心弄丢，有的则遗落家中。
Ｃ畅实习鉴定材料和党团材料。
这两种材料一般在出借时易造成丢失。
如：护理学院的学生在考护士资格证时一般需要用到实习鉴定簿以便政审，而新生在入学之初校团委及校组织部门要对其在高、初中阶段发展的共青团员和中共党员身份进行审查。
如果借方延误或忘记归还，出借方忘记催还就很容易造成档案材料的丢失。
Ｄ畅高校学生毕业生登记表。
一般都是毕业时档案材料错装或漏装造成的。
少数学生是因为毕业成绩不合格需补考或挂科太多而未有该档案材料。
Ｅ畅奖励材料。
各院系年级办在接收到学生的各种奖励材料后没有及时归档，还有因年级办辅导员换人太頻未及时交接导致此部分档案材料的丢失。
Ｆ畅学生档案。转递时档案转递详细地址填写不清、所填地址无管理档案资格、地址填写不详细，有收件单位地址而无收件单位名称或地址填写错误（地址已迁）、未报到、转递方式不规范（如：档案自带、邮政速递等）、考研分批次调档（考研政审调档和毕业时调档）等原因造成学生档案丢失。
Ｇ畅报到证副本。
学生不清楚其作用将其误认为和正本作用相同，而将其随意放置从而导致报４ ４ １万方数据
到证副本丢失。3 丢失后果Ａ畅在用人单位人事部门招聘人才、组织部门选拔或提拔干部时，影响政审致使就业、晋升机会丧失。Ｂ畅影响工资的正常转正、定级。
Ｃ畅在国家事业机关单位的专业技术人员职称评审中不能及时申报。Ｄ畅各类证明，如：考研考博证明、出国政审等无法开具。
Ｅ畅办理社会保险、领取失业金、提前退休等各种社会福利待遇时，将给个人造成无法挽回的损失。4 我校具体做法Ａ畅建立健全学生档案规章制度。
笔者结合个人工作实践经验，依据枟中华人民共和国档案法枠、枟普通高等学校档案管理办法枠、枟干部人事档案材料收集归档规定枠及相关法律法规，针对我校学生档案工作的实际情况，特制订了枟潍坊医学院学生档案管理暂行办法枠。
Ｂ畅重点健全并完善了借查阅学生档案规章制度。
依据枟干部人事档案工作条例枠制作了枟潍坊医学院借查阅学生档案申请表枠，使得学生档案管理工作有法可依、有据可查，严格规范了档案管理工作程序［１］。
Ｃ畅大力加强学生档案管理工作知识的宣传力度，出版发行学生档案知识小册子，人手一册。
在新生开学之际，组织由各院系、各班长和团支部书记组成的新生档案接收工作培训班，以推广普及学生档案知识。现已取得成效。
Ｄ畅建立了科学规范的密集型档案架管理模式。
现有在校专、本、专升本学生档案 ２ 万余份，流动性强，工作量大，为实现全校学生档案管理工作的系统化、标准化、规范化，在各级领导高度重视下配备了全省高等院校中最先进、最具现代化的档案密集架设备。
Ｅ畅将分散于各院系 ２００８—２００９ 级的学生档案进行统一收集并组织专人进行集中整理并归档。初步实现了学生档案科学化、规范化的统一管理，为我校下一步学生档案的电子化、数字化管理和定级达标奠定了坚实而有利的基础。
Ｆ畅在毕业生档案转递方式上严格按照鲁人社厅［２０１２］４００ 号文件精神的要求执行。
联系河北廊坊燕京印务有限公司印制了具有潍坊医学院特色的机要信封两种（一种用于升学和就业，另一种用于未就业）。
我校学生档案全部通过当地机要通信局机要转递或由专人直接送至接收部门，不得邮寄，严禁学生个人携带档案。
在２０１２ 年上半年的毕业生档案转递过程中，共转递学生档案３ ４６０份，无一人档案退回。
得到学生的一致好评。
Ｇ畅建立枟潍坊医学院学生档案材料移交登记簿枠和枟收集学生档案登记表枠，将平日里收集到的各种学生档案材料进行登记并整理归档。
使得散装材料既来源有据可查又能完备归档，以免学生档案材料丢失后查无对证。Ｈ畅对于缺失的学生档案材料下发通知要求补齐：第一，高中档案缺失。
ａ畅回原所在高中补齐，加盖原所在高中公章。
ｂ畅开具证明：ＸＸ，性别，出生日。
原系我校 ＸＸ 级学生，ＸＸ———ＸＸ 年在我校读高中。
在我校学习期间成绩合格，业已毕业。
其高中毕业证编号是：
ＸＸＸＸ。
因高中毕业生登记表不慎丢失特此证明。ＸＸ 中学。
ＸＸ 年 ＸＸ 月 ＸＸ 日（现日期）加盖中学教务处公章。
第二，准考证缺失回各招办开证明。
我县考生 ＸＸ 同学，性别，于 ＸＸ 年报名参加全国普通高考，准考证号：
ＸＸＸＸ。
报考科类：普通理科。
高考成绩：ＸＸ 分。
录取到潍坊医学院 ＸＸ 专业学习。
因准考证不慎丢失，特此证明。
ＸＸ 县招生办并加盖公章。
ＸＸ年 ＸＸ 月 ＸＸ 日。
第三，录取通知书缺失，可询问校教务处考务中心。
第四，团材料缺失到原入团所在学校开具证明。
ＸＸ，性别，原系我校高中部或初中部学生。ＸＸ 年 ＸＸ 月 ＸＸ 日加入中国共产主义青年团。
团员证号为：
ＸＸＸＸ。
因入团志愿书不慎丢失特此证明。ＸＸ 中学团委。
时间。
加盖校团委公章。5 建议Ａ畅各级领导应给予高度重视。
Ｂ畅为了增加学生档案知识，培养学生的档案安全、规范、保密意识，开设新生档案知识讲座。
让学生们全面了解档案知识，充分意识到干部人事档案在其个人日后各方面发展中所起到的重要作用。
Ｃ畅新生入学时，档案最好统一由原所在高中、专科学校通过机要转递。
固定学生档案接收单位（校教务处或校学生处）。
Ｄ畅认真做好每一届新生档案接收工作。
制定严格规范的学生档案转接登记制度。
Ｅ畅严格执行学生档案借查阅规章制度。
一旦出借应及时催要。
Ｆ畅建立学生档案联络员制度。各院系配备１ ～２ 名兼职档案员，由专职辅导员担任。Ｇ畅吸收引进或招聘档案专业及相关专业方面人才。高等院校学生档案管理不仅需要档案学专业的人才，更需要其他一些学科人才，如：计算机、信息安全等，是当前所迫切需求的。
Ｈ畅档案人员应定期参加档案学专业知识培训班组织的学习，且具有国家相应机构承认并颁发的档案管理人员岗位资格证书。
Ｉ畅干部人事制度改革的同时实际上也存在着辅导员人员流动频繁的现状。
建议分管学生档案的辅导员聘任期在 ３ ～５ 年（医学院校专科生 ３ 年、本科生５ 年），以免造成学生日常档案材料（各种奖励材料等）因辅导员频繁调动而丢失的情况。参考文献：［１］ 中共中央组织部 畅干部档案整理工作细则［Ｓ］．１９９１ －０３ －２９畅５ ４ １万方数据