胡绍华 摘编
试论公共档案馆的职能拓展
周毅在《档案学通讯》2006年第5期撰文指出：公共档案馆的职能拓展已经成为一个基本趋势，并论述了公共档案馆职能拓展的可能途径和应注意的几个问题。
公共档案馆职能拓展的可能途径是：(1)收藏对象正从传统的档案史料(非现行文件)逐步扩展到包括处于不同运动阶段的文件与政府信息；(2)其现行文件服务中心可以为政府信息的申请者提供指导：(3)可以担当现行文件公开审查和针对性“建档”的职责；(4)可以协助有关机关编制办事指南与信息登记簿，尝试开展现行文件和政府信息深加工服务；(5)不仅是档案史料的保管、展示与利用中心，而且已成为现行文件、政府信息和其他资源的开发利用中心；(6)可以成为服务于政府信息管理的区域性电子文件中心。
运河历史文化遗存的挖掘
杭州市运河指挥部(集团公司)档案室的负责人自始至终参加了运河历史文化遗存档案史料的挖掘、整理工作。陶学锋在《中国档案》2006年第9期介绍了他们的做法和经验：
1 直接参与，超前控制，跟踪服务。公司档案室负责人作为《运河遗韵》编委会委员与策划人，直接参加了历史遗存的挖掘与研究的全过程，并注意：(1)抓源头，规范挖掘历史遗存材料的形成关并尽可能拍照和形成文字记录。(2)及时指导，边采边整，为编纂与建档打下基础。(3)随时收集，随时建目录，加强保护，提供利用。
2 坚持真实性、全面性、实用性原则。一是采用文献、文物、田野调查三重证据法对运河(杭州段)沿线的历史文化遗存进行翔实的挖掘，对每一遗存反复甄别，并予以记录；二是努力做到不遗漏有价值的历史文化遗迹，把运河(杭州段)的家底摸透；三是紧密围绕指挥部工作的重点开展遗存的挖掘与研究。3编纂《运河遗韵——运河(杭州段)历史文化遗存实录》与建档。遵循运河历史文化遗存挖掘的思路及实录形成的规律，整理遗存档案，建立目录，复制电子版档案，同时对未搞清楚的历史遗存进行补遗。
美国电子文件保护工程的经验和启示
王萍，王静在《档案学研究》2006年第4期撰文介绍了美国国家档案和文件管理局(简称NARA)于2000年启动的电子文件档案馆(ERA)工程的背景和工程的设计原则(系统性原则、动态性原则和合作开发原则)、前期准备工作及其主要功能，并对该馆的建设经验进行了总体评价。
ERA的前期准备工作包括：尽量收集那些即将归档的电子文件信息，并加以分析；把短期内需要接收的电子文件进行分类；从实际出发，进行决策；分析面临的各种任务以及这些任务的重要性和优先级。具体内容为：需要存储的电子文件数量、数据容量、文件移交机制、网站访问和预算。
ERA的主要功能包括：(1)确保电子文件的永久保存——把文件备份，异地存储，防止实体文件的损毁：使用非专用界面系统，防止文件被个别软件提供商控制；谨慎设计和开发，避免人为失误；不同系统间的功能互补，防止软件出现漏洞。(2)确保文件的长期可存取——客观评价文件迁移、仿真等技术；除了保存文件的原始内容，还可以把文件转化为一些更好的衍生形式；不把所有的文件都转化为某一个技术标准形式；保留重要的元数据；保存那些文件中明确列出或蕴含在内容之中的重要参考资料；尽可能多地保存那些用于加工和处理原始文件的软件和工作流程的相关信息。(3)确保电子文件的安全。(4)确保电子文件存储介质可靠。(5)确保系统的远程访问。
建立完善的档案利用工作评价体系
留勤，张元建在《档案与建设》2006年第9期撰文，针对目前档案“利用”数据已不能全面反映档案利用工作“全貌”的情况，就“档案利用评价体系的建立与创新”问题谈了自己的看法。作者指出：建立以定性为主的社会效益标准、以定量为主的服务效益标准、以档案有效利用解决利用者难题而取得收益的经济效益标准并实施同步考查，也许是档案利用评价的最佳组合。
档案利用的社会效益标准，是指档案馆的各种信息服务活动对利用者乃至整个社会发展所起的积极作用或展现的有益效果。主要应由利用者或社会来评价，其评价结果可分为很满意、满意、基本满意、不满意、很不满意等五个等级。
档案利用经济效益标准，是指利用者利用档案后所直接、间接地产生的经济收益。这一般可以从档案利用效果上得到反映，应由用户核算或评议的方法来评价，
档案利用的服务效益标准，其主要内容包括：档案利用率、利用者满足率、档案查无率、利用档案的方式等。档案利用率=一定时间内被提供利用档案的数量(卷、册)／馆藏档案的数量(卷、册)×100％，利用者满足率=一定时间内满足利用者需求的档案数量(卷、册)／利用者实际需求量(卷、册)×100％：档案查无率=一定时间内未能满足利用者需求的数量(卷、册)／利用者所需要查阅的总数(卷、册)×100％；利用档案的方式，主要从档案利用人次(含参观人次)、档案公布的数量和档案馆利用中心延伸的档案利用新领域等进行考量。
档案馆等文化事业机构保护非物质文化遗产的途径
赵亚敏，王云庆在《浙江档案》2006年第8期撰文指出：按照《保护非物质文化遗产公约》的规定，非物质文化遗产的保护，是指采取措施，确保非物质文化遗产的生命力，包括这种遗产各个方面的确认、立档、研究、保存、保护、宣传、弘扬、承传和振兴。这其中多数环节都需要当地或更高级别档案馆、图书馆的协助和配合。
目前，各文化事业机构对非物质文化遗产保护工作已有一些成功的尝试和举措，但仍需要在此基础上进一步探索和研究，力求针对非物质文化遗产的活态性等特点，使各文化事业机构的保护职责规范化。
档案职业影响力要素分析
贺军在《兰台世界》2006年第9期撰文指出：档案职业客体、档案职业主体、档案职业核心技能、档案职业准入条件是影响档案职业影响力的主要因素。
1 档案职业客体对档案职业的影响。一是档案内容的庄重、真实、唯一和不能再生等特点，决定了保护档案的完整与安全是档案职业的崇高使命：二是档案内容的“时滞性”决定档案职业的边缘化地位。
2 档案职业主体对档案职业的影响。一是当前档案职业人员的整体素质不理想对档案职业社会声誉和社会地位的影响；二是档案职业人员数量不可能太庞大，对档案职业的社会影响受到限制；三是档案职业人员的工作业绩难以量化和显现，决定了档案职业活动难以引起世人瞩目。
3 档案职业的核心技能对档案职业的影响。目前档案职业的核心技能掌握得实在太少，许多档案职业活动只是自然力的延伸，这也许是档案职业专业化程度不高的一个重要原因。
4 档案职业的准入条件对档案职业的影响。档案界
应逐步建立起档案职业的准入条件，以提高从业人员的水平和专业素质，以改善档案职业的社会形象，提高档案职业的社会地位。
“行政效率运动”对中国近代档案学产生的影响
徐辛西在《山两档案》2006年第4期撰文指出：“行政效率运动”是20世纪30年代国民政府为改变国家机器运转缓慢、办事效率低下的状况而发起的一场运动。其主要内容和突破点是文书档案改革。它在客观上催生了中国近代档案学。
1 文书档案工作改革在国民政府的组织和领导下得以快速而健康的发展，给中国近代档案学的产生提供了体制和组织上的支持。档案工作“集中制”的产生就是这种支持的必然结果。它为中国近代档案学的产生提供了体制条件，
2 文书档案工作改革中采用的包括调查试验法、逐步推广法、历史主义法、比较研究法等合理的方法论体系，为中国近档案学的产生奠定了方法论基础。
3 文书档案工作改革汇聚了包括行政管理学者、文书档案人员、教育界人士、历史学家等多方人士，形成了多元化的档案人才结构方阵，为中国近代档案学的产生提供了智力支持，奠定了人才基础。
4 我国近代意义的档案室于1928年至1932年间在国民党执政的行政院及下属各部、会等中央机构普遍建立。档案室的实践活动勾勒出了档案及档案工作的诸多特殊现象，为我国近代档案学的产生奠定了实践基础。
5 “行政效率运动”中，文书档案研究从一开始就注意继承历史研究成果，总结现实经验，借鉴外国理论和方法，多方切入，涉及文书档案及其工作诸多方面理论，初步构成了中国近代档案学的基本理论框架。
档案职业资格证书制度创建中的若干关系
秦珂在《档案》2006年第4期发表《档案职业资格证书制度初探》一文，作者在谈到“职业资格证书制度创建中的若干关系”时指出，要注意处理好以下八对关系：
1 统一性与兼顾性的关系。在准确把握职业资格证书制度宗旨、严把标准关的前提下，对各地区、各级档案馆的具体情况区别对待，有所兼顾。
2 政府主导和专业学会能动性的关系。在政府部门的指导、支持、准许、监督之下，由授权机构具体组织实施培训、考试、考核和审查、认定与取消从业人员的任职资格。
3 职业资格证书与学历证书的关系。两者尽管有一定的联系，但并不相同，不能相互替代。
4 职业岗位划分与从业人员能力的关系。两者既互相联系，又分属两个不能等同的概念，
5 人力资源管理与职业资格管理的关系。激励和督促是职业资格证书制度的重要功能，只有与档案人事制度改革、人事管理创新结合起来，才能避免流于形式。
6 终生认证与非终生认证的关系。把终生认证与非终生认证结合起来，才能收到较好的效果。
7 职业资格认证与继续教育的关系，把参加继续教育的情况列入考核内容，与职务聘任、职务转换等I作结合起来。
8 现实作法与处理历史遗留问题的关系。一方面使职业资格证书不偏离大的原则，另一方面使其能够得到平稳的开展。
高校教学档案的收集与整理
程岱峰，柳青在《北京档案》2006年第9期撰文指出：高校档案部门应根据国家档案局、国家教育部的有关规定，结合本校教学工作实际，把教学管理和教学活动过程中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的、能反映教学管理和教学实践活动的全过程的文件材料，根据其性质的不同，按以下几个方面进行收集整理：(1)综合类；(2)学科建设与实验建设类；(3)招生类；f4)学籍管理类；(5)课堂教学与教学实践类；(6)学位管理类；(7)毕业生管理类；(8)教材管理类；(9)附录类(存院、部、系教学类档案)。
其收集、整理应抓住每学期开学、期中和期末三个关键时期，纳入经常化、制度化和正规化的轨道。如每学年、学期末进行阶段性总结时，某项教学工作或活动结束时均是教学档案收集、整理、建档的好机会；同时要注意易缺失材料的随时收集、归档。
为公众服务：国内外档案界的共同话题
2006年5月25日，国际档案理事会城市档案馆处《为公众服务》论文交流会在上海市档案馆外滩新馆举行。《新上海档案》2006年第8期摘刊了该次论文交流会与会人员的发言摘要，其精要部分为：
方便和可利用才是档案馆的根本。荷兰阿姆斯特丹市档案馆服务部主任汉斯，维塞指出：我们要牢记档案工作根本——方便和可利用才是档案馆的根本!要为现有的访问者提供更好的服务，集中精力做好主要工作，发挥优势，使档案馆成为值得信任和真正的专业中心。
我们承诺一直忠实于我们的利用者。荷兰鹿特丹市档案馆服务部主任瑞尼·斯勃克指出：荷兰档案DEVA自二十世纪九十年代起就致力于为档案界制定国家质量标准；荷兰的20多个档案机构都引入了荷兰档案DEVA的质量标准体系。在质量标准体系中，开馆时间、价格、产品和服务，信件和订单处理的最终期限、良好的设备、索取文件时合理的等待时间、专业的员工等标准化的服务内容都以白纸黑字的方式被记录下来，并印成小册子交到公众手中。
如果不被看见，就等于不存在。冰岛雷克雅未克市档案馆馆长斯万赫德，勃加朵迪指出：“如果不被看见，就等于不存在”，宣传应该成为档案馆必须的社会任务，每个档案馆必须利用每一次机会宣传自己，让公众了解什么样的人可到档案馆来，他们对查询档案有什么样的权利。
采用非传统方法引起公众对档案的兴趣。德国海德堡市档案馆馆长彼德，鲁姆介绍了他们为孩子们和旅游者编写和出版漫话形式的《档案馆指南》——《不仅仅给孩子》的情况与效果。漫话通过康尼和迈克两个17岁学生分别在奔驰汽车汽车制造厂档案馆和海德堡市档案馆查找到汽车老照片并成功相遇的故事，详细介绍了两个档案馆的运行情况和馆藏。
创意策划是档案公共服务的灵魂。上海市档案馆副研究馆员李军指出：在某种程度上讲，创意策划是档案馆公共服务的灵魂。因为只有这样，才能将档案信息以社会公众最乐于接受的方式提供给他们，才能使档案馆推出的文化产品符合社会需求。
档案违法行为的特点及查处对策
王云在《四川档案》2006年第4期撰文指出：档案违法行为一般具有危害行为的隐蔽性、危害结果(特别是社会危害性)的不易评估性、实施地点的特殊性、危害后果发现的滞后性、特殊主体危害方式的特殊性等特点。
档案违法行为自身所具有的特点给档案违法行为的查处带来了相应的难度。要使档案违法行为得到及时有效的查处，必须及时发现和掌握违法行为线索。首先要坚持经常化、制度化的执法监督检查，做到不留“死角”，及时纠正不当行为；第二，要建立和完善畅通的群众监督举报制度，充分发挥人民群众的监督作用；第三。要建立和完善档案工作统计报表反馈机制，随时掌握各单位档案工作基本情况和工作信息，善于发现倾向性、苗头性的问题，及时捕捉违法行为信息。
在得到档案违法行为的报告或线索后，要主动采取措施，深入违法行为发生地了解违法行为发生的事实经过，调查核实有关情节，掌握第一手材料，获取违法行为的有关证据。然后按照查处档案违法案件的规定程序，依法给予公正的处理。
在构建和谐社区中推进社区档案建设
王拴勋在《档案时空》2006年8月号业务版第4期撰文指出：社区档案工作是构建和谐社区的基础性工作；社区建设为社区档案工作提供了新的平台。社区档案作为社会转型中社区建设的原始记录，是建立管理有序、文明祥和、和谐发展的新型社区的第一信息资料。把社区发展进程中的各种信息及时、完整地记录下来，既是对历史负责，又能全面了解社会各种现象，把握社区发展脉搏，探索和揭示基层社会发展规律，使社区在密切党和政府同人民群众的关系上发挥桥梁作用，在提高居民生活水平和质量上发挥服务作用，在维护社会稳定、为群众创造安居乐业的良好环境上发挥促进作用。具体说：
社区档案工作有利于反映和体现广大居民的根本利益和要求；有利于扩大基层民主，为居民自治提供服务；有利于完善社区公共服务体系，为提升广大居民生活质量服务。