摘 要:文章指出了构建面向“人文北京”的城域档案信息资源保障体系的必要性,分析了保障体系的内容,并对其基本框架和运行机制进行了阐释。
关键词:人文北京 档案信息资源 保障体系
一、研究现状
推动“人文北京”建设是北京市政府近年来的一项重大举措。建设“人文北京”,“需要深入发掘首都丰厚的文化资源”①,以各种信息资源为保障。档案是信息资源的重要组成部分,对社会进步和文化繁荣具有突出的保障力和促进力②。目前档案界在档案信息资源建设和开发利用上开展了诸多研究,或寻求相关的技术、标准,或侧重于商业数据库的建设③等,也出现了共建、共知、共享档案信息资源的新动向④,更有在优化高校档案馆馆藏问题上倡议建立档案信息资源保障体系⑤的观点。一方面,这些研究指明了后续研究的方向;另一方面,也凸显出一些缺失和不足,如在档案文化研究中对城市文化建设的关注较少;“人文北京”的研究成果多见于其他学科,在“人文北京”政府网站上档案踪迹难觅;档案信息资源多限于某一类型的机构,从城市、地区层次进行整合研究的较少。
现阶段图书情报界在信息服务领域已取得了丰富的理论成果和实践经验,也提出构建包括档案在内的整个信息资源保障体系将是今后发展的方向。但由于此类研究多以图书馆或情报机构为体系的中心,多聚焦于文献、网络等资源,对档案机构和档案信息资源的作用和特点的分析不够,使得进一步的研究存在不小障碍。因此,对档案信息资源保障体系的研究便十分紧迫。
二、面向“人文北京”的城域档案信息资源保障体系
本文将该保障体系表述为:在北京市范围内,联合各种类型的档案机构、相关行业协会、高校和企业,根据统一的目标、理念、规范和标准,构建一个包括档案信息资源收集、保管、开发利用及相关教育、培训和产品服务在内的保障体系。
该保障体系在对“人文北京”这一目标及其理念进行分析解读的基础上,预测其对档案信息资源的各项需求。该保障体系的理论关注点是深入发掘档案的政治、经济和文化的属性,把握“社会档案学”的理论意蕴⑥;该保障体系的构成主体为北京市的各档案局(馆)、档案中介机构、档案学会、开设档案学专业的高校和有关的文化、IT企业等,根据对档案信息资源处理的职能分工形成一个广泛的城域档案联盟。该保障体系强调档案信息资源的可重复利用性,除了对档案信息资源进行有针对性的开发利用,更重视为多元化需求提供基础性保障。下文主要从基本框架和运行机制两个方面对该保障体系进行阐述。
三、基本框架
1.资源系统建设
“人文北京”对档案信息资源的需求,表现在与“关注人文”密切相关的文书档案、民生档案、社区档案、家庭档案、个人档案等突出档案政治和社会属性的信息资源需求,以及与“发展人文”紧密关联的突出档案文化和经济属性的非物质文化遗产档案和有关影视、传媒等文化产业的档案信息资源需求。据此,可进一步丰富和调整档案机构馆藏资源体系的内容和结构。
当然,资源系统建设并不局限于传统的馆藏资源建设,而是从覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系出发,借助各公共档案馆、高校及灵活的市场主体等,对档案价值进行链式拓展,囊括各种档案信息资源及相关产品、服务,既涉及馆藏资源建设,更涵盖有关教育培训资源和商业性档案资源的建设。其中,有关教育培训资源建设旨在进行档案管理的技术输出、档案学的理论输出和档案意识的观念输出;商业性档案资源建设则意在激活档案文化产业,紧跟国家和北京市政府有关促进文化产业发展的政策导向。
2.服务系统建设
服务系统建设包括服务网络、服务方式和服务内容建设。在服务网络和服务内容上,除了硬件建设外,还应继续加强目录和全文数据库建设,增强信息检索功能,加快网络信息更新速度等。在服务方式上,应为用户提供多元化的服务方式,增强网络的交互性能,增加馆际互借,还可以借鉴图书馆开放存取以及网络博客的经验,可让用户将自身的档案加到整个体系中,既成为宣传自身的“博客”,也方便其他用户的利用和传播。
3.网络平台建设
目前相关的网络平台主要包括档案机构自身的网络,以及与政务网挂接的电子政务平台。根据资源系统建设和服务系统建设的要求,网络平台建设应更加系统和完善。城域档案联盟的各成员应以统一的网络平台为依托,根据各自在保障体系中的分工定位,拓展各功能子平台,既涉及电子政务平台,也包括可以实现共建共享的各种专门档案信息平台、档案教育与培训平台、档案产品增值服务平台等。网络平台的有关技术除涉及信息加工、处理、传递、安全等技术外,还可陆续增加实现移动档案信息服务的3G技术等。
4.管理体制建设
出于整体性考虑,需要有机构主管整个保障体系的建设与内部协调,以政府的相关部门或者档案行政管理机构为宜。在管理方式上,应当以制度、标准和规范为切入点,实行统一规划、统一布局和统一管理,协调档案联盟各成员的权利与义务,合理配置各种资源。在城域档案联盟的构成与资金保障方面,可以采取会员制,对提供公益性服务的机构可由政府和相关单位共同投资,对提供有偿性服务的机构和个人可适当放宽准入资格,并收取保障体系建设和管理的相关费用,以期适应联盟各成员的特点,充分调动共建共享档案信息资源的积极性,拓展档案价值链条。
四、运行机制
1.发展动力机制
保障体系要实现可持续发展,需要源源不断的动力供给。首先,“人文北京”的档案信息资源需求既是建立保障体系的最终目的,也是推动保障体系向前发展的根本动力。这一需求既与社会各用户的需求相互一致,是城市文化发展到一定阶段的具体表现,又与档案系统的“两个体系”建设相互协调,反映了政府部门关注的共同焦点。其次,科学合理的利益平衡机制是保障体系发展的内在条件。在城域档案联盟内由于构成主体复杂,各公共档案馆在馆藏基础、设备条件等方面存在较大差异,对档案信息资源所提供服务的成本、收益也有较大差异,加之在体系中存在较多的市场主体,公益性服务与有偿性服务的界限容易模糊,有可能导致投入较多但回报较少的消极情绪,以及不愿投入却希望得到高回报的“搭车”现象。因此,必须建立一种利益平衡机制,使联盟内各成员能够依据各自的投入和贡献,获得相应的回报。具体可以根据档案信息资源的类型、质量和数量制定资源贡献度指标,并模拟电子商务类网站的做法,对档案信息记录或服务的使用次数进行统计,开展用户和第三方评价等。
2.共建共享机制
档案信息资源的共建共享是保障体系建立与发展的生命线。现代意义的资源共享最突出的特征是建立在资源共建基础之上的资源共享。⑦在保障体系中,各公共档案馆应充分开展馆际协作,整合馆藏档案目录信息,构建公共档案信息资源目录体系,陆续建立各种综合和特色数据库,以提升馆藏资源的利用率。各档案中介机构与公司企业在保障体系主管机构的监管之下,在统一的网络平台上提供产品和信息服务,协调好竞争与合作的关系,做好档案价值链的下游市场,增进保障体系的活力。有关高校与行业协会也应共同将教育、培训等资源做大做强,促进学术研究与成果转化,成为保障体系的重要智库。
五、结语
研究档案信息资源与“人文北京”的关系,探索城域档案信息资源的保障体系,既可以服务于现实政策,也可以促进城市文化、文化与档案关系的研究,丰富档案信息资源建设和开发利用的实践形式。构筑该保障体系涉及面广、内容复杂,除了上述研究之外,进行障碍与对策分析,探讨相关的法律法规与标准规范将是后续研究的主要内容。
注释:
①刘淇. 建设“人文北京、科技北京、绿色北京”[J]. 求是,2008(23).
②冯惠玲. 档案信息资源在国家经济社会发展中的综合贡献力[J]. 档案学研究,2006(3).
③章燕华,徐浩宇. 国外档案信息资源开发现状及特点分析[J]. 浙江档案,2006(2).
④张锐. 档案信息资源共建共享机制建设摭谈[J]. 黑龙江档案,2008(1).
⑤王燕姣,商珠. 高等院校档案管理发展趋势[A]. 见荣华. 档案建设论说[M]. 北京:中国档案出版社, 2006:407.
⑥高大伟. 中国档案学尊严的回归——基于学科范畴体系的考察[J]. 档案学通讯,2010(1).
⑦袁海波,孟连生. 网络环境下信息资源共建共享的实践——兼述国家科技图书文献中心的建设与发展[J]. 情报学报,2002(1).
*本文系中国人民大学研究生科学研究基金项目“面向‘人文北京’的城域档案信息资源保障体系构建研究”,(项目编号:08XNH068)的阶段性成果。
作者单位:中国人民大学信息资源管理学院