摘 要 面对社会立体发展的趋势和公众信息资源需求日益增长的客观现实，综合档案馆急需树立全局观念，用全面发展的眼光建设馆藏资源。基于当前馆藏资源建设难以满足社会对档案信息迫切需要的局面，本文从多元化、社会性和系统性的角度出发，分析当前综合档案馆在建设馆藏资源中存在的不足，并提出相应的对策。
关键词 综合档案馆 馆藏资源建设 对策
中图分类号 G272 文献标识码 A 收稿日期 2018-06-08
Abstract Facing the stereoscopic development trend of society and the objective reality of increasing demand for public information resources， comprehensive archives urgently need to set up an overall concept， and construct collection resources from the perspective of all-round development. Based on the situation that the current collection resources construction is difficult to meet the urgent needs of the society for archival information， this paper analyzes the deficiencies of the current comprehensive archives in the construction of collection resources from the perspective of diversity， sociality and systematicness， and gives the corresponding countermeasures.
Keyword comprehensive archives； collection resources construction； countermeasures
隨着信息获取的公开化与便利化趋势，公众对信息资源的需求日益增加，档案馆馆藏资源作为其中的重要部分也逐渐受到社会关注。对综合档案馆来说，一个档案馆所拥有馆藏资源的质量、数量、规模及种类与档案馆的服务能力和社会影响力成正比，档案信息资源体系的全面、系统化发展格局离不开馆藏资源建设，馆藏资源建设也是其他档案工作开展的基础，可以说馆藏资源建设是综合档案馆工作的重要主题。
2008年，国家档案局提出“建立覆盖人民群众的馆藏资源体系和服务人民群众的档案利用体系”[1]。这为今后馆藏资源建设提供了基调和方向，馆藏资源建设应与人民群众为出发点，贴近和服务社会；《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中将“馆藏资源多样化”作为未来档案事业发展目标之一。馆藏资源的来源应包罗万象[2]，因此档案馆馆藏资源建设需充分体现社会性和多元化。此外，馆藏资源建设需要一定的规划指导和对外交流互动来确保资源建设的顺利与畅通；馆藏资源建设的目的是提供利用，后续利用工作应承接好，因此馆藏资源建设也要体现系统性。由于历史和现实原因，我国馆藏资源建设存在一些不足，以服务政府为主导的工作模式突出，馆藏资源结构单一，资源建设的封闭滞后与社会对馆藏资源需求的增加存在明显矛盾，当前现状不容乐观，馆藏资源建设刻不容缓。
相对于专业档案馆，综合档案馆可收集的档案种类更多，类型更丰富。其中，省级综合档案馆在收集范围上相较于其他综合档案馆更为全面，收集条件和保管措施也较完善，是最能体现档案馆馆藏资源建设成果的档案馆之一，因此本文涉及档案馆馆藏资源的分析，均以省级综合档案馆为对象。鉴于档案事业发展与社会对馆藏资源建设内外部需求众多的现状，笔者认为应以抓住主要矛盾为解决问题之道。故本文选取馆藏资源建设中最为关键的三个方面，即多元化、社会性及系统性进行论述，以期通过最简易的思路发挥最实用的效用。
一、多元化的缺失和对策
1.多元化的缺失。《档案工作基本术语》将档案定义为“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”[3]。从中看出，档案来源于国家机构、社会组织和个人，正是因为不同形成者对自己实践活动的客观记录才汇合成反映一个国家变迁的全方面信息记录。但现实情况是，档案馆内的馆藏资源并未体现国家发展的多元性，具体体现在以下几个方面。
（1）馆藏资源来源结构单一。档案产生的来源主体众多，但由于档案馆以服务政府为主，其所接收和保管的档案基本都来自于党政机构，这就造成了馆藏资源中党政机构档案比重最大，其他途径收藏的档案比重较小。党政类档案多为文书档案，载体以纸张居多，因此档案馆馆藏资源中文书档案和纸质档案最多，专门档案和其他载体的档案较少。经年累月，馆藏资源的种类比例逐渐失调，难以体现“综合”二字。
（2）馆藏资源内容千篇一律。档案馆收集了大量的党政档案，这些档案的内容主要集中于政治、经济、科技等方面，但是一个国家、一个社会的面貌不仅体现在国家管理的内政外交层面，还包括社会的其他方面。这些内容的缺失导致了馆藏资源记录的片面和不完善，档案利用者难以从中获取到更为具体全面的信息。特色档案的重要性和丰富程度影响社会对档案馆的认知程度，馆藏资源过于千篇一律则会失去馆藏特色。
以上海市虹口区档案馆为例，该馆共有档案118521卷，其中文书档案占了84%，涉及会议记录、计划总结、通知简报、规范性文件等内容，多反映政治活动，而有关科技、艺术、财务等内容的档案仅占15.4%，比例明显失衡，在经济和观念比较发达的上海都呈现这种情况，其他地区可见一斑[4]28-32。
2.多元化对策。
（1）综合档案馆应转变观念，重视各类型档案对于馆藏资源建设的重要性和必要性，丰富档案馆藏资源的种类。各类型档案的重要性体现在其中所蕴含的巨大文化价值和社会价值中，这些档案是一个国家记忆的承载和见证，反映整个社会发展、家族变迁、家庭构建和个人生活的方方面面，传承这个国家发展变迁全域和社会核心价值提炼的真实记录，不仅可以丰富完善国家记忆和社会记忆的丰富性和层次性，而且可以满足全社会不同类型的档案需求，避免因内容失衡而造成的记忆失真甚至断层。此外，丰富馆藏资源能为社会提供更好的信息服务，从而吸引到更多公众利用档案，进而提高档案馆的文化属性和社会属性，推动档案馆参与到社会文化建设中，成为其中重要一环。因此，丰富馆藏资源是档案馆改变固有格局，主动融入社会文化事业建设的重要一步。
（2）综合档案馆应逐步提高政务档案之外其他类型档案收藏的比重，以依法接收征集为主，灵活運用为辅。首先，适时扩大接收的范围，根据本区域发展特色和实际情况，确定本馆的收集范围和收集对象。除党政机关、团体及事业单位之外，将接收对象进一步扩大，对其他社会组织和个人产生的对社会具有凭证和文化价值的档案依法有序地接收。提高非政务档案占有率，加大非纸质档案的接收，使馆藏资源以纸质、图片、音频、视频等多种形式丰富多元地展现过去的历史，使公众能够更加生动全面地获取信息。其次，档案馆要灵活运用征集。征集是档案接收的重要补充形式，一些档案馆的特色档案是以征集的形式成为馆藏资源的一部分，因此档案馆应该重视并利用这种收集方式，采用行政手段和经济手段结合的方式，提高物质奖励，鼓励社会更多地向档案馆移交档案。此外，档案馆应扩大征集范围，弥补接收的不足，让一些一时难以按规定接收的档案以征集的方式收入馆中，尽量减少档案流失现象的发生，可以说档案征集是馆藏资源多元化的有力保障。总之，档案馆要合理灵活地开展档案接收和征集，使馆藏资源的种类得到丰富，质量得到提升，多元化馆藏资源得到体现，最终确保馆藏资源建设合理开展，文化多样性得以传承。
二、社会性的缺失和对策
1.社会性的缺失。档案是社会的精神财富，是全社会共同享有的记忆珍宝，档案来源于各种社会活动，是完全的社会化产物，档案与社会的联系应该是紧密的，但受历史和客观因素的影响，档案馆与社会存在距离感，馆藏资源建设的社会性严重不足，具体体现在以下几个方面。
（1）从社会参与来看，参与利用度不高。笔者从国家档案局网站上统计了2013—2016年国家综合档案馆接待档案利用者人数情况，从下表可以看出，这几年每个档案馆利用档案的人数以200人的频率增长，增幅不大，甚至2016年还有所下滑，平均每个档案馆每天接待大约4—6个利用者，与图书馆或博物馆接待人数相比，档案馆馆藏资源利用率不高，档案馆并不是公众获取信息的主要选择。笔者认为，公众感兴趣的信息与档案馆提供的内容存在矛盾是这一现象的原因之一。根据胡燕对苏州地区的统计，公众感兴趣的档案主要是特色档案、历史档案和民生档案等，档案馆内大量的党政档案不符合他们的主要需求[5]4-10。
（2）从服务主体来看，行政色彩浓厚。程结晶、朱松涛和彭小芹在《档案馆形象塑造现状的调查分析》中得出，有50%的公众认为档案馆是保管档案信息的库房，44.4%的公众认为是政府机要单位，只有27.8%的公众认为档案馆是公共文化服务部门[7]27-32，档案馆给外界印象行政色彩多于文化属性。从形成制度来看，综合档案馆长期实行“局馆合一”，馆藏资源的管理者实际上也是行政人员，档案工作实际上受政府影响，馆藏资源建设更多是政府意志和活动的结果。
（3）从价值取向来看，为社会开发利用的理论研究与实际操作脱节。虽然当前“档案要为社会服务，为公众服务”的说法已经在社会上得到认可，有关这方面的论文也数不胜数，但实际情况是理论与实践脱节。受客观条件限制，档案馆价值取向依然以政府为先，档案馆与政府联系紧密，缺乏与社会的交流。
2.社会性对策。
（1）提高公众参与度，让公众参与到资源建设中。馆藏资源属于全社会，馆藏资源建设也离不开全社会的支持。要建设丰富生动的馆藏资源，光是档案馆很难做到，需要全社会的参与，从源头确保档案涵盖范围广、涉及领域多、内容全面有深度。因此，档案馆应从实际需要和未来发展出发，构建“社会—国家—家庭—个人”的多维馆藏资源体系。
首先，档案馆应提高宣传范围与力度，加大对特色档案征集的宣传力度，让更多人关注馆藏资源建设，鼓励公众参与其中，利用多种平台与档案馆交流，在社会上形成“人人参与馆藏资源建设”的意识。
其次，档案馆要合理利用各种手段激发公众参与积极性，特别是经济手段。适时提高参与馆藏资源建设的奖励，为馆藏资源建设建言献策可以得到鼓励和表扬，为档案馆捐赠或移交珍贵档案可以受到经济报酬和书面感谢，以实际行动表明态度，让公众看到参与馆藏资源建设的益处，毕竟有激励才会有动力。
最后，档案馆应根据实际情况综合选择多个参与互动平台，尤其是网络平台，增加馆藏资源建设的渠道，合理利用这些平台获取更多建议，甚至是直接通过这些平台获取资源。档案网站是档案馆工作的显示窗口，也是档案馆可以直接利用的资源建设成果的绝佳展示平台，档案馆不仅可以在档案网站上宣传馆藏资源建设的倡议、进度和成果，公众还可以通过档案网站对馆藏资源建设进行反馈建议，以及了解重要特色档案的去向。此外，微博和微信是目前使用较广泛的社交平台。具有市场占有率高、用户黏性大和社会包容性强等特点，符合资源建设需要，尤其是宣传和科普教育。利用微信和微博，档案馆可以扩大社会影响力，使更多公众意识到馆藏资源建设的重要性和意义，逐渐提高社会公众的档案意识。同时微信和微博也是构建“个人档案”和“家庭档案”的绝佳平台，比如NARA就以公众作为信息资源的收集对象，鼓励用户在社交平台上上传先辈照片，由此用户变成档案创建者，参与到档案记忆构建中来[8]87-93。
（2）提高档案馆自主性与灵活性，拉近与公众距离。公众需求是馆藏资源建设的主要推动力，完全以政府为主无法满足公众意愿，因此档案馆资源建设的自主性应予以适当提高，形成以市场需求为主，政府指导为辅的建设体系，保障档案馆接收范围灵活性得到体现。从政策上保证档案馆能最大程度在收集中发挥自主性，对一些特殊且难以收集的档案的收集条件有所放宽，确保更多类型的档案成为馆藏资源的重要部分。此外，档案馆应紧跟市场，以社会市场需求作为馆藏资源建设的驱动力，及时调查目前社会需求并适时改善不足，比如档案馆及时对公众的信息需求进行反馈，使公众尽可能获得所需信息；确保馆藏资源建设的工具技术与市场发展需求基本一致，提高资源建设的质量，从而提高社会竞争力。
三、系统性的缺失和对策
1.系统性的缺失。从系统论的角度出发，档案馆需要保证馆内每一项工作规律有序展开，然而馆藏资源建设作为档案馆工作中的一部分，在实际工作中没有得到充分体现，具体体现在以下几个方面。
（1）缺乏顶层设计，战略规划薄弱。每一项事情的有序完成离不开布局，馆藏资源建设同样需要规划，但在馆藏资源建设过程中，档案馆存在战略规划薄弱、缺乏具体指导等现象。张茜、吴思婷、惠晓雪、杨君宁对西安地区档案馆调查后发现，该地区的档案馆存在应收未收的情况，尤其专门档案接受难度大、特色档案接收不足、数字化档案比重低。主要原因是没有划定明确接收全宗范围，导致了实际工作中规则模糊，一些应收档案未能进馆[9]36-38。这一现象反映了当前档案收集工作并没有针对相关事项进行规划，此类现象并非个例。国家档案局指出“建立覆盖人民群众的馆藏资源体系”[10]，但实际工作中对总体方向没有提出相应实施方略，尤其是馆藏比例尚没有一个标准，这也是当前档案馆馆藏比例不协调的原因之一。
（2）档案馆与相关文化事业机构之间缺乏互动。运行良好的系统只有在交流过程中才能获得持续发展的动力，因此发展的前提是开放。受一些陈旧观念和客观原因的影响，档案馆在建设馆藏资源的过程中更多是单打独斗，这实际上是一种封闭的表现，缺乏与外界的沟通对馆藏资源建设的最直接影响就是成果碎片化、分散化，大量档案分散在不同区域甚至不同机构以不同方式存在，既不利于资源整合，也不便公众利用档案信息的连贯便利。例如，盛宣怀档案是研究盛宣怀家族的重要记录，也是研究我国近代史的宝贵档案，然而这接近18万件的档案史料并没有保存在档案馆内，而是存于上海图书馆[11]。同为文化机构，博物馆、图书馆发展势头良好，社会影响力不断提高，相较之下档案馆的社会认知度屈指可数。
（3）综合档案馆内部工作之间衔接不顺畅。笔者从国家档案局网站上统计了2012年至2016年国家综合档案馆馆藏资源开放和利用情况，从下表可以看出虽然档案馆馆存档案、开放档案和利用档案的数量都在逐年增加，但实际开放率并不高，甚至开放力度在下滑，相对于档案馆所拥有的庞大档案数量来说，档案开放的比重偏低；利用档案数量与开放档案数量的比重变化不大，在16%—20%之间波动，利用情况并没有较大进展。笔者认为，虽然档案馆在馆藏资源建设中取得了一定的成果，但是后续的利用却没有跟进，也就是馆藏和利用存在矛盾——两者没有很好衔接上，为避免资源浪费，需要提高利用率。
2.系统性的对策。
（1）确定符合实際的建设专项规划。馆藏资源对社会的重要性不言而喻，这事关社会记忆的传承和民族精神的凝聚，因此有必要开展馆藏资源建设专项计划，从利用和传承的角度确保馆藏资源建设符合国家利益和社会需要。未来馆藏资源的服务对象覆盖所有“人民群众”，针对这一目标，首先，国家档案局应该推出相关规定准则确保档案馆进行馆藏资源建设时有规可依、有法保障。根据总目标为馆藏资源建设制定发展规划，将总目标进行划分，确保每个阶段所要达到分目标要求，依次循序渐进实现总目标，从国家规划层面提供馆藏资源建设的阶段要求和规则依据。其次，地方档案局应遵循总目标，结合本区域特色和客观条件，拟定本区域内的馆藏资源建设指导准则，以及在此基础上的设计总目标和分目标。地方档案局的规划既要有一定指导性，还要具备可行性和实践性。最后，档案馆要根据国家档案局和本区域档案局拟制的规划具体制定本馆馆藏资源建设的实施细则，包括收集对象、收集方式和手段、后期开发等，确保资源建设有条不紊地进行下去。专项规划对于建设馆藏资源而言是必不可少的一项前提和要求，从宏观层面、中观层面和微观层面层层递进规划布局能提高馆藏资源建设的效率和进程。
（2）整合资源建设成果，加强对外合作与交流。特色馆藏资源是档案馆的特色和区分凭据，好的特色馆藏资源甚至能够使档案馆获得更高的知名度和影响力，因此各个档案馆都重视对特色馆藏资源的收集。对于特色馆藏资源建设的成果，如果档案馆将其深藏馆中将会导致成果分散，不仅不利于资源的利用也会使档案馆更加封闭。要改善这种局面，首先要对成果进行整合，至少实现区域内馆藏资源的集中，最方便的就是将馆藏资源建设的成果展示在一个专门网站上，使公众在查阅时更加便捷。此外，一定的合作是必需的。档案馆所拥有的馆藏资源是本馆特色所在，但是单独一个档案馆的特色馆藏资源对公众的吸引力有限，此时若是两个档案馆进行合作，将两馆特色馆藏资源集中或交换展示，这不仅极大提高对公众的吸引力，而且还可以扩大档案馆社会影响力，对于档案馆而言是一种双赢的局面。比如，湖北省综合档案馆就与解放军综合档案馆建立合作平台，尝试探索军地合作模式下档案信息资源开发利用新形式，整合档案信息资源，从而实现共赢[13]。除了与其他档案馆合作以外，档案馆还可以跟其他机构进行交流合作，最为典型的就是文化组织机构。档案馆具有文化属性，和其他文化组织机构具有共通之处，当务之急就是与图书馆、博物馆之类的文化机构加强沟通交流，在合作中增强文化属性，获取一定档案资源，提高社会认知度，从而参与到文化事业建设中来。在这方面较为突出的是欧美档案馆，已经与众多机构展开了一系列的利民活动，比如NARA与维基百科合作，以维基作为档案平台，上传9万余份数字档案到维基百科上，供社会大众查询和利用[14]64。国内档案馆起步较晚，还处于探索和发展阶段，相关经验较少，但随着跨界合作的兴起，档案馆在对外合作方面也有了一定的尝试，有关事例逐渐增加。比如2012年底，北京综合档案馆与首都博物馆联合推出《北京的胡同四合院》展览，吸引观众达55万之多，引发社会关注，这也是我国档案系统和文物系统的首次合作[15]43-44。
（3）协调“藏”和“用”的矛盾，提高资源利用率。档案能成为馆藏资源实际上还是对社会有用，馆藏资源的价值体现在利用过程中。公众的信息需求是馆藏资源建设的推动力，档案馆要及时开发馆藏资源，避免一方面档案馆已经胀库而另一方面公众查不到信息的现象发生。要利用馆藏资源，离不开技术的支持和基础设施的保障，档案馆应该合理利用相关技术，及时将馆藏资源转化，采取扫描、拍摄等手段将纸质档案转化为数字档案信息；统一数字馆藏资源的格式并备份，避免信息丢失或修改；妥善放置实物档案于适合保存的环境中，减少外部磨损；按照档案本身特点处理完档案馆收集的所有档案后及时设置检索，确保后续利用中能够查阅得到。检索是馆藏资源查阅的凭据，但是公众的信息需求各有不同，从行为目的上看有学术利用、科学研究和一般查证等，从内容概览看有目录级需要、全文需要和编研产品需要等[16]，档案馆应根据公众信息需求类型特点有针对性地对馆藏资源进行不同程度的编研，保证检索结果丰富全面，公众的信息诉求得到满足。
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作者简介：李楠，云南大学历史与档案学院2017级硕士研究生，研究方向为档案信息资源建设与开发利用。