【摘要】信息时代不断产生的新技术、新理念和新管理方式为高校档案馆职能和属性的拓展延伸提供了很强的吸引力与推动力。在这一社会背景下，高校档案馆亟须在自身职能定位和属性拓展上进行自我审视和突破，以便更好地适应信息社会发展所带来的各种新变化。
【关键词】高校档案馆；档案馆职能； 档案馆属性
高校档案馆是保存高校档案信息资源的专门性与服务性机构，其基本职能是保存高校在招生、教学、科研、管理等活动中形成的对学生、学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体和类型的历史记录。在信息化社会，高校档案馆不仅仅是高校培养高层次专业人才的教学辅助机构，更是为社会广泛提供各类优秀科研成果和创新成果的研究性和服务性机构。信息时代的新技术、新理念和新管理方式的层出不穷不断推动着我国档案事业改革和创新发展的步伐，在这一社会背景下，高校档案馆在自身职能定位和发展方向上亟须打破常规和传统，深化改革内涵，拓展发展外延。
一、高校档案馆职能
高校档案馆职能在社会改革发展的推动下不断拓展延伸，从最初的以保管、利用为主的单一功能到集多种功能于一体，并承担着更多的社会责任。基于信息时代不断更新的社会发展需求，笔者认为，高校档案馆需要从管理、服务和宣传教育三个方面来定位和拓展自身职能。
（一）管理职能。高校档案馆的管理职能主要涵盖资源管理、制度管理和人员管理等方面。档案资源是高校档案馆职能发挥的基础，档案收集是否齐全完整，档案整理是否规范有序，档案保管是否安全有保障，档案管理系统是否稳定以及档案编研成果是否丰富等都是检验高校档案馆档案资源管理职能是否有效发挥的重要标准。在信息化时代，高校档案馆资源管理职能的侧重点与以往有所区别，电子文件的增多使档案收集和档案整理过程更加简化，并在信息技术的支撑下趋于智能化，相对而言，档案安全保管、信息管理系统的稳定运行和档案资源的充分开发在高校档案馆职能发挥中的重要性更加凸显。
制度管理主要包括贯彻履行国家级和省市级档案行政管理部门制定的档案法律法规，以及在充分考虑信息时代多样化社会发展需求和高校档案管理工作变化情况的基础上制定科学合理的规章制度。目前，全国各高校的档案管理制度都各有特色，是高校整體管理制度体系的重要组成部分。一方面可以使全校档案管理工作与其它管理工作相互协调，做到有据可依，有章可循；另一方面也存在着各高校档案馆制度自成体系，无法统一规范的问题。
人员管理是决定高校档案馆管理和服务水平的关键因素之一，档案馆除了遵循学校人事管理规范之外，更需要积极争取引进专业型的优秀人才，特别是既懂档案专业技术又能熟练应用现代信息技术的复合型人才。更重要的是要通过各种方式加强档案人员培训，普及信息时代背景下档案管理工作新理念和新的管理方式，使档案工作人员通过不断学习而提高业务技能和工作热情。
（二）服务职能。档案信息服务是高校档案馆的立馆之本。当下信息开放浪潮的驱动迫使高校档案馆必须突破主要服务于高校内部的传统定位，从学校、师生、校友和社会四个维度来拓展服务职能。
在服务高校方面，档案馆的职能一方面体现在为高校日常管理工作服务，使档案真正成为高校制定重大决策的重要参考和凭证，另一方面体现在为高校学科建设和科研服务，为建立科学完善的学科体系提供重要信息资源。高校档案馆丰富的馆藏资源使其理应成为独具特色的学术研究中心，如美国哈佛大学等高校的档案馆在提供档案信息服务时将学术研究作为主要服务项目。
服务师生方面的职能主要体现在为教师科研工作服务和为学生学习与社会实践服务。档案是学术研究的基础，科研档案系统清晰地记录着科研工作的整个过程，能够为科研成果转化和创新思想传播提供有效途径。高校档案馆中的精品教学资源是学生学习的重要素材，学生通过检索和利用一手档案资料既能够解决学习中遇到的难题，也能够锻炼自己的实践能力。
在服务校友方面，高校档案馆不仅仅是为校友提供个人档案材料的机构，更是维系校友与母校情感的重要纽带。档案馆在档案工作中通过与学校其他部门以及社会单位合作，搜集校友相关专题档案，建立并定期更新校友档案资料库，可以为学校联系各方校友提供便捷途径。另外，档案馆在挖掘档案资源过程中开发各类档案文化纪念品也能够使档案成为承载校友与母校情感的重要载体。
服务社会方面的职能体现在积极促进档案信息开放，服务于社会科学研究和构建社会记忆方面。高校档案是构建完整社会记忆的重要原材料，高校档案馆则是保存社会记忆的重要机构之一。档案馆向社会各界公众开放与提供档案信息是高校服务社会这一办学宗旨的充分体现，也是实现高校档案社会价值的有效途径。
（三）宣传教育职能。高校档案馆的丰富馆藏使其成为校史研究和展览的主要阵地，也成为高校对外宣传交流的重要窗口和开展师生爱国爱校教育的重要基地。信息时代的发展理念与技术创新为高校档案馆宣传教育职能的发挥提供了很好的机遇，线上线下手段的结合极大地拓展了这一职能的作用范围。传统的宣传教育职能主要体现为现场参观、展览和教学等线下方式。高校在中学生开放日或接待外来交流访问人员时将参观档案馆校史馆作为重要行程，已成为宣传高校发展历史、传播大学精神以及促进对外交流与合作的有效方式。在新生入学教育和新进教职工培训中，档案馆同样扮演着不可或缺的角色。校史宣传和档案展览能够使学生和教职工充分了解高校发展历程和办学宗旨，增强自身归属感和对校园文化的认同，也有助于提高学生和教职工对档案和档案工作的认识，间接促进整个社会档案意识的提高。
在线下宣传教育方式之外，线上方式更加受到公众的欢迎，特别是近几年新媒体的广泛应用给高校档案工作带来了很多新的变化。高校开始利用新媒体平台开展档案咨询、远程服务、校史巡展等活动，积极拓展业务范围，延伸服务职能，充分利用网络平台优势加强宣传。网络新媒体也为高校信息公开和校园文化传播提供了更加便捷的途径，档案馆网站和移动终端应用极大地拉近了档案馆与利用者之间的距离，档案信息和校园文化传播范围更加广泛，档案馆的宣传教育职能在档案利用过程中得到了更好的展现。
二、高校档案馆属性
档案的屬性特点很大程度上决定了档案馆的属性特点，高校档案馆作为保管高校档案的主要机构，其自身既带有与生俱来的一些属性，又因受社会环境的影响而带有很强的时代性。
（一）文化性。档案的文化属性是档案馆文化功能的源泉，科学文化性是高校档案馆的基本属性之一。《档案法》第8条规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构。这一规定使档案馆的文化属性得到了法律层面的正式确认。高校档案馆不仅是高校内部更是整个社会范围内重要的文化事业机构，其收集保存的各类档案信息既是体现高校发展历程的重要历史记录，也是继承与传播高校精神文化的主要源泉。然而，就目前来说，因高校档案形成范围和行政管理体制的特殊性，高校档案馆尚未在社会范围内展现出独立的文化机构形象。
（二）服务性。服务性是高校档案馆的立足之本。信息时代的高校档案馆经历着由档案管理机构向社会化信息服务机构快速转变的过程。社会对档案信息需求的变化拓展了档案工作的运作空间，高校档案馆不再是一个单纯的实体管理机构，而是通过资源管理和信息服务工作来促进档案信息资源的传递、交流与共享。档案人员的服务意识、丰富的档案馆藏和多样化的信息获取途径是高质量档案信息服务的基础。高校档案馆在保障做好基础工作的同时需依据社会发展需求不断拓展档案服务范围，深化服务内涵，更好地满足学校师生以及社会公众的多样化与个性化信息需求。
（三）专业技术性。档案管理是一项规范性和专业技术性很强的工作，在其长期发展演变过程中，档案人员建立了较为科学适用的档案管理技术，如档案整理技术、库房管理技术、档案修复技术等。在信息时代，电子文件管理和数字化技术的应用使高校档案馆极大地突破了传统档案管理技术的局限，使档案信息服务不再受时间和空间的限制，利用者能够快速高效地获取档案信息并享受个性化服务，这是传统的档案管理技术所不能实现的。高校档案馆专业技术性的凸显必须以其文化性和服务性为基础，在档案工作中使技术应用与人文因素得到最佳程度的结合，让以“数字化生存”的技术与以“社会化生存”的人文实现平衡与和谐的共同发展。
（四）教育性。高校是我国高等教育的主要阵地，高校档案馆作为高校内部文化事业机构理应具有重要的教育功能。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》将“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”作为高校档案馆的基本职责内容，并建议有条件的高校建立爱国主义教育基地。档案馆的丰富档案资源是高校开展大学生素质教育和校史教育的重要素材，为校园文化建设提供了丰富的文化资源。
（五）社会开放性。目前我国高校档案馆大多囿于高校内部，档案资源的社会开放度不高，无法实现在社会范围内的广泛共享。而开放是信息时代的显著特点之一，也是这一时代背景下社会公众对档案机构提出的重要诉求。在这样的环境下，高校档案馆理应挣脱高校档案服务于高校内部的传统观念的束缚，加快完成由校内组织文化机构向社会文化机构的转变，提高自身社会开放性，积极推进高校档案信息资源社会开放与共享工作，并参与到社会科学研究和人文交流领域，进而推动大学为社会服务目标的实现。
三、结语
时代的发展始终影响着高校档案馆改革发展的步伐，档案馆职能和基本属性随着社会发展的需要而不断地拓展与延伸，这是高校档案馆与社会环境长期博弈的一个过程。在这个过程中，高校档案馆必须积极主动地去适应信息时代背景下不断出现的新变化，才能充分把握发展机遇，应对更多的前所未有的挑战。
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