摘 要：随着科学技术的进步，尤其是计算机网络技术的进步和普遍应用，许多的单位的办公都实现了自动化。而档案工作也逐渐迈进了这一趋势，呈现出越来越明显的自动化、信息化的状态，电子档案不断被运用到档案工作当中，实现了档案管理模式和存在方式的改变。因而，关于传统的纸质档案与电子档案之间就出现了矛盾，如何更好地促进电子档案与纸质档案的长期并存，促进档案工作的进一步发展，是当前档案工作者必须面对的课题。
关键词：电子档案；纸质档案；长期并存
伴随着信息网络化的不断发展，计算机在办公中的应用已经越来越普遍，大部分的单位基本都实现了办公自动化。而档案管理工作也在不断的朝着自动化的趋势前进，传统的纸质档案的管理模式和手段不断被打破，出现了纸质档案与电子档案相互并存的现象，而且这种趋势将会在以后相当长的一段时间内继续保持。由此引发的纸质档案与电子档案的矛盾必须引起档案工作者的不断重视，如何处理好两者的关系，促进电子档案与纸质档案更加相互协调并存，共同促进档案工作的进步发展是当前档案工作者应该面对的重要课题。
一、电子档案与纸质档案并存存在的矛盾
（一）未能正确的认识电子档案
电子档案是伴随着科技化的迅速发展而不断出现和发展的，属于一种新的事物，于是许多人对其基本的功能与作用还没有完全清楚地认识，尤其是对于那些一直熟悉纸质档案的传统档案工作者来说，其思想观念更是一时间难以改变，不能适应新的档案工作模式和新的方式，其更多的注意力还是集中在纸质档案之上，于是对于电子档案的搜集、管理等等做得不够，及时由搜集相关的文章也是不够完整，不够全面，有的甚至造成了诸多的资源浪费的现象。有的档案部门通过电子计算机对档案形成归档，但是却没有实行同步管理，也没有按照《电子文件归档与管理规范》对电子文件实行规范化的管理和保存，有的甚至被删除了。而对电子文档进行归档之后还要对纸质的档案进行数字化处理等工作，其工作量大、造成了不必要的人力、物力以及财力的浪费，在一定程度上影响了电子文件的更广泛应用。
（二）电子档案管理制度不健全
以前的档案管理模式一直都是纸质化模式，在档案的搜集、整理、、利用、鉴定等等环节上都是具有一整套规范化的管理模体制，而作为新兴的电子档案管理模式目前还处于起步阶段，制度的规范化和管理模式的体系化尚未很好地实现，尤其是在电子档案保存和保密等工作方面更是缺乏一定的制度体系。大部分的单位也没有根据目前的实际情况，建立起电子文档的相应归档制度，这就导致了其安全性、保密性等工作无法得到有效的保障。
（三）电子档案的管理存在风险
我们知道，电子档案属于信息技术的产物，虽然它能够极大的丰富档案的表达形式，优化档案的管理模式，结构和性能也得到了很大的提高。但是另一方面，电子档案在信息的兼容和安全保密等方面却为技术的开发和利用提出了难题。为更改、截获以及仿制档案提供了方便，这些都是电子档案的漏洞所在。
二、实现电子档案与纸质档案并存的策略
（一）努力解放思想，积极转变观念
对于科学技术的产物，档案工作人员要提高自身的思想解放意识，积极转变自己的思想观念，乐于接受新的档案管理方式，同时又要充分做好纸质档案和电子档案的同步管理工作。应该派请专门的技术指导人员教授档案工作人员如何利用信息网络平台更好地接受档案信息，对文件信息的重新组合要了如指掌，积极加强保护原始档案信息的意识，学会如何进行电子档案信息的搜集、鉴定、复制、调阅、管理等各个工作环节，最重要的是要学会如何更好地做到档案信心的保密工作，这是每一位档案工作人员都应该养成的意识。而且在日常的档案实际工作当中，应该树立积极工作的意识，加强自己的职业责任感，努力做好自己的工作。
（二）健全科学合理的档案管理制度
良好的档案管理制度是确保档案工作顺利开展并且实现档案社会化服务的有效前提保障。为此，应该积极加强和建立健全档案管理制度，加大力度开辟新的档案存储途径。与此同时，档案工作部门应该配备必要的计算机刻录设备，采用通用的格式光盘存储归档的电子文件材料。而且，在安全性方面，应该积极增强保密意识，采取一定的科学技术管理安全漏洞，全天候自动升级防火墙和防病毒软件，对于档案的上传、下载等要做好安全等级的设置和访问权限的设置。另外，对于纸质档案也同样要做好管理工作，将其与电子档案的管理同步进行，并且针对纸质档案自身的特点加强管理工作。
（三）努力提高档案管理人员的素质
在如今信息技术不断发展的时代，档案管理学已经集计算机科学与档案学于一体了，这对档案工作人员提出了更高的素质要求。为此，档案工作人员应该努力更新自己的知识结构，加强信心技术的学习，而且要加强专业技术的培训，对于档案学管理知识和计算机科学知识都要加强学习和必要的培训，努力充实档案人才队伍，积极强化档案工作人员的基本道德素质的培养，积极树立规范化的管理意识，最大限度的避免档案信息的泄密以及流失。
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（作者单位：长沙环境保护职业技术学院人事处档案室）