摘要：在地方高校推进转型发展和内涵建设的特殊时期，在开放自由的信息化社会和人们对各类档案信息需求日益广泛的今天，传统的档案管理模式和工作方式已经无法适应地方高校发展的需求，在新的机遇和挑战面前地方高校档案管理工作面临的问题有哪些，本文以赤峰学院为例进行了调研和总结，希望在完善地方高校档案管理模式和工作方式中起到一定的作用.
关键词：地方高校;档案管理;问题;探究
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2019）09-0127-03
王玉树书记在赤峰学院第三次党代会的报告中指出：“……管理体制机制还不够健全，……信息化建设进程亟待加快，科技创新和社会服务能力离赤峰市的战略需求还有较大差距……”由此，在地方高校推进转型发展和内涵建设的特殊时期，在开放自由的信息化社会和人们对各类档案信息需求日益广泛的今天，传统的档案管理模式和工作方式已经无法适应地方高校发展的需求，在新的机遇和挑战面前地方高校档案管理工作面临哪些问题，本文以赤峰学院为例，就存在的问题和原因进行了调研和总结，希望在完善地方高校档案管理模式和工作方式中起到一定的作用.
1 档案和档案工作
档案是组织或个人在社会实践活动中直接形成的可靠的、完整的、真实的历史记忆，是我们了解历史、探寻历史的原始记录，是联系过去、现在和未来的信息纽带，是“没有掺过水的史料”，具有重要的使用价值.
档案具有凭证、依据和参考的作用.档案的凭证作用主要是因为档案是历史的真实记忆，是社会实践活动的真实记录，它是自然形成的，是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，是保存下来的原始材料和历史证件.档案的依据作用是因为它具有一定的法律效用，可以作为法律依据.档案的参考作用主要体现在它是第一手资料，是原始记录，来源可靠，另外档案内容丰富，利用广泛，遇有难题，单位和个人都可以到档案部门参考档案，寻找答案.
档案工作就是档案业务工作，它是档案馆或档案室以所管理的档案进行的一系列业务工作，是以科学的原则和方法去管理档案，为社会各项事业服务的工作.
作为档案工作者，要管理保护好档案，依法行使自己的职责，具体应做到：一是要维护好档案的真实面貌，不能涂改、篡改档案;二是要热爱档案工作，定期接收妥善保管好档案;三是要全心全意为人民服务，对于地方高校来说就是全心全意为师生员工服务;四是要有保密意识，依照原则禁止泄露档案信息;五是要有法制意识，伪造、篡改档案等一系列的行为都是违法行为.
2 地方高校档案管理工作存在的问题和影响
地方高校档案室是收集保管高校档案资料的基地，是为地方高校教学、科研、管理等提供档案资源利用的中心，也是保存地方高校历史的场馆.作为地方高校工作的一部分，档案管理工作是一项不太被重视的工作，但却在地方高校整体工作中默默无闻地发挥着重要的作用.经过一段时间的工作和调研，现总结一下地方高校以赤峰学院为例档案管理工作中存在的一些共性问题.
2.1 档案方面的法律法规执行落实力度不够，缺少监管
随着《档案法》《高等学校档案管理办法》等一系列的法律法规和规范性文件的出台，档案管理工作有法可依，有章可循，但是对这些法律法规的执行落实力度不够，缺少监管.以赤峰学院为例，合校以来学院依据一些法律法规出台过两次关于档案管理工作方面的文件，但在执行落实方面欠缺，很多单位并没有将档案工作做为单位的一项工作来抓，个别单位觉得档案收不收集、归不归档无所谓，也没有明确要求必须交.所以我们认为赤峰学院的档案管理工作没有行之有效的处罚措施，档案方面的文件执行力度不强，造成档案管理工作在收集、整理、利用方面不科学、不规范，也造成一些领导和工作人员不重视、不严谨.
2.2 对档案的重视程度不够
习近平总书记在浙江工作时就强调：档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展都离不开档案.丁薛祥同志也曾指出档案工作的重要性和政治性.由此可见，档案工作不单纯是一项业务工作、技术工作，也是一项重要的党的工作、政治工作.以赤峰学院为例，长期以来，一部分领导和教职工对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作不是单位的主要工作，就是文件资料的保管工作，没有科技含量，只要放几个档案库房保管员应付一下外调和查档就可以了，而档案管理人员往往是年龄大，学历低，没有专业知识的人员.轻视档案工作，对档案工作投入不足已经无法适应新形势的要求，也将影响赤峰学院的整体发展和奋斗目标.
2.3 机构、规章制度不完善
地方高校的档案管理部门有的挂靠在行政部门，有的挂靠图书馆，有的将档案分别管理（文书档案由机要部门管理，学生档案由学生部门管理），据调查这样的档案部门很少成立档案工作委员会，兼职档案员网络不健全，规章制度也不够完善，不利于档案管理工作的正常进行和开展.而有一些高校档案部门单独成立了档案馆，机构、制度、网络等健全完善，已经进入数字化、信息化档案馆建设.以赤峰学院为例，目前学院没有专门的档案工作委员会，规章制度不完善，檔案管理网络不健全，各单位归档人员更换频繁，没有专业知识和收集经验，造成收集档案和业务指导工作难度加大，专职档案员的工作量增加，大量时间辗转于各单位之间，影响了档案的利用和编研工作，不利于档案工作的发展，也将影响档案管理工作的科学化、规范化建设.
2.4 档案意识淡薄，认识不足
档案意识的强弱直接影响档案事业的发展.地方高校档案室长期处于封闭和半封闭状态，在这种氛围中，造成领导重视不够，档案管理工作不被理想和了解，收集和服务的功能受到限制，档案管理工作在地方高校的整体发展中被边缘化.以赤峰学院为例，档案意识淡薄主要表现在以下几点：一是领导重视程度不够，主要有不重视机构建设，投入不足，人员调配不合理等;二是档案人员文化素质低，年龄偏大，工作动力不足，对新知识、新理念接受能力差，不能适应新时期档案管理工作的要求;三是某些单位或环节干部不重视甚至不懂档案管理工作，不注意积累和保护档案;四是个别二级单位珍贵、有价值的档案资料自己留存不移交综合档案部门;五是档案知识的宣传普及工作欠缺，有些教职员工不了解档案和档案工作，认为档案和自己毫无关系，档案可有可无，等等.
2.5 收集整合难度大
档案资源收集整合是提升档案实力，服务社会的需要.地方高校以赤峰学院为例，档案管理工作原则上是“统一领导，分级管理”，就是一方面将产生于各二级单位的档案资料进行收集整理，另一方面按照开放程度和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和服务利用.将各单位的档案信息资源进行收集、整合、归类是一项困难的工作，这需要主管领导、各单位领导和各部门之间的配合，目前我们遇到的难题是学院兼职档案管理网络瘫痪，部分二级单位不配合，领导交办了也要一拖再拖，甚至有的单位两年没有移交档案.另外有些单位没有档案收集人员，责任不清，职责不明，造成档案资料内容不全，数量不足，不能按时移交，移交的档案也以文书档案为主，活动类档案、外事类档案、专门类等档案资料收集整合难度大，有些门类的档案资料查找利用的时候找不到.
2.6 缺乏专业人才，人员素质有待提高
地方高校的档案工作管理人员是档案室的构成要素之一.以赤峰学院为例，长期以来，档案工作人员学历素质低，没有档案专业的人才，人员结构不合理，年龄偏大，人才流失严重等状况，使我院档案管理工作只能停滞在非技术层面上，也只能进行日常管理和日常利用工作，档案的资源化、信息化工作缺失，编研能力较低，不能进行档案信息资源的深层开发和利用.据调查分析，主要原因是对档案管理工作的重要性认识不足，档案意识淡薄，不重视档案工作人员的培养和发展，工作模式和方法陈旧僵化，缺乏档案专业人才的引进、培养和激励制度等等.
2.7 配套设施和软硬件设备不足
标准的档案馆建设是按照档案安全保护的“九防”要求建设的，而档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等.许多地方高校档案室最基本的建筑面积和格局都不符合建筑标准，没有单独的阅档区域，阅档条件、设备不足，没有现代化检索工具.以赤峰学院为例，学院综合档案室的库房建筑面积和结构都不符合标准，没有阅档区域，大型的档案查找利用工作只能在库房进行，这样既不符合档案管理的规定，档案安全也将受到影响.最近几年档案室的发展只是配备了电脑、打印机、复印机、密集架，没有信息化档案管理设备和软件系统，智能管理服务功能不能进行，无法进行档案的信息化建设，档案管理工作也只能停留在传统的低效率的工作状态，这种状态不适应新形势的要求，也将制约着学院的发展.
2.8 开放程度和服务能力有待提高
地方高校档案部门普遍存在开放程度和服务能力不足的问题，以赤峰学院为例，分析其原因，主要是：一是查阅档案手续繁琐.我们的一些档案资料的查阅需要经手人、部门领导、档案部门领导、分管院级领导等各级领导的签字才能查阅，简化手续是当务之急.二是各级单位重视程度不够.档案管理工作不显山不露水，没有政绩可言，各单位工作人员也将档案收集作为一项可有可无的工作，致使一些该保存的档案资料遗失.三是综合档案部门馆舍条件差，没有单独的阅档区域.四是档案资料结构单一，数量不足，一些有利用价值和保存价值的文件资料收集难度大.五是服务层面狭隘，服务手段落后.六是宣传力度不够，教职工和学生对档案工作认识模糊.七是档案管理工作体系不健全，不能提供完整准确的服务，无法实现网上查询等等.这些都是影响档案的开放程度和服务能力的症结所在.
2.9 安全防卫工作需要加强
据调查，部分地方高校档案库房基本不符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》《档案馆温湿度管理暂行规定》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案管理的技术要求，档案管理工作安全保护的“九防”要求很难做到.以赤峰学院为例，我们的库房防高温、防潮湿、防光、防火勉强能做到.因为是一楼我们放置了虫药、鼠药，防虫、防鼠也可以做到，没有发现虫、鼠痕迹.防盗、防霉菌、防尘等还达不到要求，库房有两个门，只能锁一道锁，没有防盗能力.库房内温湿度达不到标准，卫生条件不理想很容易造成霉菌生长.另外档案库房四周有八个通气小窗，用的是通风塑条，灰尘很容易进入，库房内没有防尘、除尘设备，尘土很多.另外库房监控范围小，监控设备不能定期检查维护.
2.10 没有条件和技术修复破损档案
档案修复是利用加固、显示、恢复、修裱等技术手段将已损坏的档案资料进行处理，恢复原来面貌.以赤峰学院为例，许多档案尤其是教学和基建档案，存档时间长，利用效率高，存在不同程度的破损，有的破损很严重需要修复，但因为条件和技术方面的原因这几方面的修复我们都不能进行，对破损档案的重视，引进技术，进行培训，使破损档案得以恢复，能长期保存，正常查阅利用.
2.11 在信息开发和编研工作上也存在一些问题
地方高校档案资料作为一种信息资源，只有开发利用才能发挥其应有的作用.但目前有些地方高校以赤峰学院为例，学院的档案资料提供利用还是采用传统的纸质检索目录的方式，没有数字化的痕迹，这显然和信息时代档案信息的广泛交流形势不相适应的.赤峰学院的档案编研工作是档案信息开发的重要途径之一，也是档案管理工作的重要组成部分，通过編研成果，不但可以使学院的教职员工了解档案，同时也可以发挥档案的作用，实现档案的价值，这也是深层次开发档案信息资源的需要.目前学院档案管理部门编研能力不足，编研水平落后，学院档案资源作用的发挥和价值的实现受到影响.
3 结束语
以上问题是我们对个别地方高校档案管理工作进行调研，结合赤峰学院档案管理工作实际总结的，希望在深化内部管理体制改革和信息化建设进程中，为完善地方高校档案管理模式和工作方式中起到一定的作用.作为一名地方高校档案工作者要增强责任感、使命感和自豪感，在地方高校发展建设的重要时期为档案工作的开展贡献自己的力量.
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参考文献：
〔1〕罗永纲同志在全区档案工作会议上的讲话.2018-03-10.
〔2〕习近平总书记在浙江工作时的讲话.
〔3〕丁薛祥同志讲话.
〔4〕档案学原理.
〔5〕王玉树书记在赤峰学院第三次党代会上的讲话.
〔6〕《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规.