摘 要：本文从现代管道企业办公室在新时期，新形势下的工作特点出发，以“四化”在创新管理中的应用为论点，详细阐述了信息化、科学化、精细化、量分化在办公室常态化管理系统中的具体应用及其优势，其中还特别提出了可操作性的与时俱进，更新理念的积极措施，可以说，“四化”模式的应用，是现代管道企业办公室适应性，针对性，高效性管理改革和发展的高地和必然趋势，更是管道企业办公室在创新管理中的重中之重。
关键词：四化模式;信息化;科学化;精细化;量分化;应用;
文章编号：1674-3520（2015）-11-00-02
随着中国石油经济的崛起和不断突破，管道企业在现代企业制度改革的大势下得到了飞速的发展，所承担的“三大”责任越来越透明，所经营管理的市场越来越现代，所有的企业员工也越来越来活跃，因此办公室伴随着管道企业自身的发展壮大，已成为现代管道企业新型的综合性的管理服务部门，担负着为企业发展谋划决策以及监察决策顺利实施而服务的重要职责。作为现代企业经营管理的中枢，办公室在现代管道企业发展中具有连接上下、协调内外、沟通四方的特殊地位和作用。因此，办公室要想充分发挥好其特殊地位和作用，还有许多有待创新和不断完善的地方，本文针对现代管道企业办公室管理工作特点，结合本人长期的办公室管理工作的实践，对做好现代管道企业办公室全面管理工作进行了一些探索，并提炼出了自己的“四化”管理模式成果。
一、办公室管理信息化
办公信息处理业务可分为三个方面：一是信息传输集成化;二是文档信息无纸化;三是辅助信息自动化;四是流程信息规范化;五是共享信息网络化。
（一）信息管理集成化
现代化的办公室管理系统由软硬件及网络组成，人对系统的合理使用，单一办公系统同社会公众信息系统的有机联系，从而集成了现代化的开放式的办公室管理系统，使相关的人员能够有效地获得最新和完整的信息，提高领导层整体的反应速度和决策能力。
（二）文档信息无纸化
现代化的办公室管理从传统的各种纸质文档完全实现了无纸化，可使各类电子文档（包括各种文件、资料、信息）能够通过计算机文件柜的形式实现文档分门别类的保管，减少文件丢失的可能性，提高办公室的可用空间，同时还能设定各部门按权限进行文档的检索查阅和共享使用。
（三）辅助信息自动化
办公室是一个综合职能部门，工作内容多种多样，涉及各项程序纷繁复杂，它牵涉的管理内容比较多，如会议管理、车辆管理、物品管理、档案管理等等，现代化的办公室管理即是实现了这些日常事务性办公工作的自动化。
（四）流程信息规范化
在办公系统都存在着大量流程化的工作，例如公文的签发、合同的审核签订、各种申请书或假条的审批、请示、汇报、事务管理的实时监控、跟踪等，都是一些流程化的工作，通过现代化的管理就可实现流程过程的自动记录和实时动态跟踪等，也保证各个环节中工作流程的规范化，可有效提高各部门人员及所在的单位办公的工作效率。
（五）共享信息网络化
通过运用电子数据交换和网内资源共享，在计算机间进行交换和自动化处理。例如电子公告、电子论坛、电子刊物，邮件系统，使内部的规章制度、企业新闻简报、技术交流、项目实施进度、通知公告等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解企业最新的发展动态和目前需要解决的问题，不仅使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，而且也促进了分布式办公有效管理和远程办公的可操作性实施。
二、办公室管理科学化
（一）发挥好参谋助手作用，增强工作的科学性
发挥好办公室的参谋助手作用，是实现决策民主化、科学化的重要环节和前提。主要体现在四个方面：一是为各级部门及时、准确、全面地提供信息;二是围绕企业的中心工作组织调查研究;三是根据领导的意图做好重要文稿的起草工作;四是就重大的处理问题提出对策性建议。通过积极地做好以上三个方面的工作，从而发挥办公室承上启下的重要作用，为领导的决策提供科学的依据。
（二）发挥好督促检查作用，注重落实的科学性
督促检查是推动决策落实的重要手段，也是办公室工作的一项重要职能。办公室的督促检查作用，主要体现在协助各级各部门确保企业决策的贯彻执行。主要任务有三项，即围绕企业的重大决策、重要工作部署重点查办;对领导同志批示和交办事项专项查办;抓住各单位和各部门反映较多和群众反映强烈的问题主动查办。
1是要紧扣中心，突出重点。
督查工作的范围很广，大到重要决策，小到领导的具体批示，都可以作为督查工作的内容，任务十分繁重。在这种情况下，办公室如果不讲科学面面俱到，就不会收到效果。因此督查工作一定要围绕中心工作来开展，把主要力量放在促进重大决策和领导重要批示的贯彻落实上。在实际工作中，要把事关改革发展稳定的重大问题和职工群众最关心、最直接、最现实的利益问题作为督查的重点，通过对这些问题的督促检查，突破障碍、消除梗阻，促进问题的及时解决，推动决策的顺利实施。
2是尽职尽责，有查有果。
办公室的督查工作是根据组织授权进行的，必须尽职尽责抓落实，做到有查有果，有果必报。办公室要围绕中心和不同时期的重大决策和重要部署，开展督促检查工作，通过阶段性重点工作的落实，保证中心任务的完成，推动全局工作的发展。要充分发挥自身的督查工作职能，建立跟踪督查抓落实的科学机制，保证事事有回音，件件有着落，真正做到“议而决，决而行”。办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，工作千头万绪，涉及方方面面。因此搞好督查，对于办公室职能的有效发挥起着非常重要的作用。其中重中之重的是要充分发挥牵头作用。办公室发挥牵头作用的一个重要体现，就是既要当好“调度员”，又要当好“服务员”。因此，办公室在协调工作中必须顾大局、讲政治，对于一些其他部门不便协调的事，要勇于承担责任，既要敢于牵头，当好主角，又要善于协作，当好配角，注意兼顾好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性，努力形成共谋事业、同图发展的良好局面。
（三）合理配置内部机构，注重人合的科学性
办公室管理系统内部结构即办公机构是指对于工作任务如何分工，分组和协调合作。办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的。办公室管理系统组织结构设计原则必须遵循下列原则：即，明确性、动态性、适当性。进行组织设计时要考虑的四个因素为：一是工作专门化。是用于描述组织中完成某项工作任务需采取的若干步骤的细化程度。二是部门化。主要优点在于提高工作绩效的稳定性。三是命令链。是一种不间断的权力路线，从组织最高层延展到最基层，明确谁向谁汇报工作一类的问题。四是控制跨度。决定着组织要设置多少个层次，配备多少名管理人员，在其客观存在条件相同时，控制跨度越宽，在成本组织方面的效率越高。
办公室处于现代企业管理的中枢地位，它不仅是协调上下和内外的综合办事部门，而且是企业领导层的辅助帮手，具有后勤保障、咨询服务、信息收发等基本职能，工作任务十分琐碎繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不合理或素质不合格，必将影响办公室管理功能的正常发挥。因此，为了实现科学化的办公室管理，必须合理地设置办公室的内部机构和配备齐全合格的工作人员，使办公室由一支掌握较高理论水平、熟悉各项政策法规、较好的文字写作能力和灵活协调公关能力的精干队伍组成，以确保办公室各项工作能顺利开展。
三、办公室管理精细化
（一）强化精细化管理规章制度
推行办公室精细化管理，就要求办公室工作必须走专业化、标准化、制度化之路。从强化精细化管理规章制度入手，依靠精细管理规章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理经验形成为工作制度，要按照精确、细致、深入的要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善责任体系，加强沟通协调。在狠抓管理规章制度落实的同时，还要抓住办公室管理的薄弱环节建立健全并认真执行办公室的各项管理规章制度和工作流程，坚持按制度办事，规范办公室管理和服务行为，还要减少和避免人为因素的介入和工作部署的随意性。通过完善和强化办公室管理规章制度建设，努力营造高效有序的工作氛围。
（二）培养精细化工作习惯。
精细化管理就是要求每位办公室成员都要在日常工作中总结经验，培养和养成细心做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，以“实”处做文章。培养精细化工作习惯最终是通过提升办公室成员的整体素质的方式实现，让办公室成员从中认识并体会到精细化管理所带来的良好效果。正如我们看到的：办公室工作代表着企业的形象，办公室人员的工作素质都代表着办公室内在的管理素养，代表着整个企业的管理形象和作风。
（三）坚持精细化管理理念。
现代企业办公室逐步努力将精细化管理上升为一种文化理念，营造“与时俱进，力争上游;互助奋进，共同发展”的团队文化氛围，高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。本人认为：制度仅能约束人表，文化却能渗入人心，并激励员工在工作中实现自我超越。办公室人员要努力做到围绕中心、服务大局，爱岗敬业、雷厉风行、严谨细致，投身办公室工作实践，提高精细化管理理念，才能真正保持办公室工作的持久活力，创造一流工作业绩。
（四）办公室管理量分化
办公室量分化管理的一个明显特点就是把握住人员、时间、效果三个环节。办公室量分化管理，具体来说，就是对办公室业务制定明确具体的定量标准，规定各个岗位应该完成的工作量，包括时间和效果。
办公室工作量化管理的主要方法是经验估算法，是由有经验的业务骨干和专家凭其实践经验，针对现行的工作内容，技术要求和工作达标条件等，与现有的有关数据进行分析对比，估算出合理的定额。
工作抽样法简称抽样法、等距抽样法或称系统抽样法。类型抽样法也称分层抽样法模特计时法。工作定额打分法是针对办公室管理业务中不确定因素较多的工作，采用的一种量化管理的方法，一般有两种：按工作标准打分法和按工作构成要素打分法。一般来说，办公室业务工作消耗时间大体分为五种：
1、作业时间。作业时间是指能够量化的重要工作项目的社会必要劳动消耗量。
2、例行时间。这里是指工作人员每天都要处理的公事，这种时间不容易量化是它的特点。
3、授权时间。这里是指单位主管人员经授权规定的事项的时间。
4、办公产品生产时间。办分室管理写作时间一般包括：准备材料时间;写文搞时间;文搞写好时间;校对时间。
5、非定额时间不能作为定量或量化管理时间，它不能计算在工作定额之内。
制定工作定额，是为了更科学地管理和发挥工作人员的业务能力，为了更准确地评价每个管理人员和业务人员的工作绩效，从而更有效地发挥激励的作用，最终目的是提高生产或工作效率和效益。工作考核也是为此目的服务的，时间的经验证明，考核或评价既能产生积极的激励作用，也能产生消极的负面影响。工作定额的考核原则：
1、质量结合原则;2、工作定额考核与目标管理相结合原则;3、工作定额考核;4、考核要结合激励原则。
工作定额考核常用的方法：
1、计分法;2、加权法;3、评语记述法;4、目标管理评价法;5、绩效要素比较法。
评语记述法简称记述法，绩效评价比较适用，分为积分评语和期望评语目标管理评价法，是以目标管理为基准的评价方法。工作定额的修改期限是一年修改一次，二三年可定型。
办公室工作量分化管理的计划与实行准备工作调查研究：直接调研法，间接调研法。调查主要是收集需要的信息。分析是确保调查质量的过程为做好调查研究，要把信息进行筛选、分类、整理，并写出必要的评语或建议，而后提供给指定的计划或决策环节。系统分析：工作或职务名称的分析，办公室工作职务分析，工作职责分析，生产劳动强度分析，岗位人员结构分析，办公室工作环境分析，工作人员身体素质分析试行、考核、总结。
办公室工作人员必须解放思想、 更新观念，努力培养、 锻炼自己用新的思维方式进行工作，不断推出新思路、创出新模式;要积极认知新生事物，探索新规律，掌握现代知识理论，增强研究新情况、解决新问题的能力;要摒弃旧体制下的条条框框，努力克服“闭着眼睛看世界”的封闭型思维方式和“但保平安，唯求平稳”的守旧型思维方式，突破封闭僵化的旧观念;要善于总结新经验，探索新规律，不断创造出更加丰富多彩、灵活多样且行之有效的管道企业办公室管理模式。
参考文献：
[1]张国庆.行政管理学概论[M].北京： 北京大学出版社，2005.
[2]高海生.秘书基础[M].北京： 高等教育出版社， 2004.
[3]王琳.新时期企业办公室管理实践思考[J].现代商贸工业，2013（06）.