【摘 要】标准化问题是档案走向现代化过程中，必须面对也必须实现的共性问题。本文是基于既有文献的非接触性定量与定性研究，从档案的立法情况、标准化研究概况、标准化研究现状、对档案标准化的影响等方面，对改革开放以来全国档案标准化的发展情况进行归纳与研究。并从研究分析中发现一些共性问题，汲取档案标准化过程中的教训，借鉴经验、学习方法，为档案事业建设和发展提供参考性建议。
【关键词】档案工作；标准化；档案著录；档案编篡
所谓档案工作标准化，是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关，或会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商对档案工作的管理、原则、方法、质量、概念、设施等，制订出科学的、统一的规则和技术规范，并予以贯彻执行，进而修订的全部活动过程。总括地讲，就是科学地制订、贯彻、修订各项标淮，使档案工作逐步走向规范化、统一化的工作。
1 档案工作标准化的意义
1）标准化是实现档案工作现代化的基础。档案工作现代化是建立在先进技术、严密的分工和广泛协作的基础上，要求各档案局、馆、室之间和局、馆、室内部各部门之间，各业务工作环节之间，既有严密分工，又有密切合作。档案事业这样一个复杂的系统，单靠行政手段去安排是不够的，必须在技术上使工作活动保持高度的统一和协调一致。
标淮化是通过制订和贯彻各种标准，使分工合作有了统一的科学的准则和依据，是不可缺少的技术纽带。从技术上把各部门、各业务环节有机地联系起来，形成一个统一的有机整体，保证各项工作有条不紊地进行。假若没有统一的标谁作为共同的依据，各局、馆、室，各自为政，各行其事，其结果必然会出现互不统一、互不协调、互不衔接、互不配套的混乱状况。
2）标准化是实现档案工作科学管理的重要组成部分。所谓科学管理，就是根据档案的形成规律和特点，运用先进的技术和方法，依据各种科学管理制度对档案进行管理，开展各项工作。它要求做到：档案管理机构的高效化，管理方法科学化，管理工作计划化，管理技术现代化，建立起符合档案工作规律和特点的档案管理、技术管理、设备管理、劳动管理、质量管理、安全管理等科学管理制度，制订一系列标准，实现档案管理工作的标准化和科学化，使档案工作的各项业务环节都按标准的要求来进行。所以，各种科学管理制度的形成，都是以标准化为基础。
3）标准化是提高档案工作质量和效率，节约人力物力的技术保证。通过制订、发布和实施标准，使档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到协调统一，以求获得最佳的效益和良好的工作秩序。
标准化能提高工作效率，是克乱求治的有力武器。它以统一的、合理的、科学的状况，代替那种混乱的、不合理的、不科学的状况，能够减少返工和各种无效劳动，提高工作效率。
4）标准化是推动档案学发展的重要条件。档案学是一门属于社会科学和自然科学之间的边缘科学，是一门综合性的科学，具有强烈的实践性。它的对象和任务就是研究和揭示档案的产生、形成、发展和全部档案工作实践诸环节的关系及其历史发展的特定规律，探求档案学的基本理论和基本方法，用以指导档案工作的实践，建设我国的档案事业，为实现社会主义现代化服务。
2 档案工作标准化的主要内容
档案工作标准化是我国档案工作现代化的一项基础性工作，也是档案学中一个比较新的研究领域。目前对它所研究的内容、范围还没有统一的认识，究竟应该制订一些什么标准，如何实现标准化，也处在探索之中，这里仅提出个人的粗浅认识。
1）档案工作专业名词术语标准。 任何一门专业，为了阐明它的内容，都使用特定的名词术语，并赋予每个概念以明确的含义，作为彼此交流的共同语言，以便研究和讨论问题。名词术语是正确表达事物的手段，每个名词都有特定的内涵，不能根据个人的认识，随意加以解释。目前，档案学还处在幼稚阶段，许多名词术语的概念尚在继续研讨之中。
2）代号代码标准。代号代码又称标记符号。它是利用文字符、数字符、颇色、图来表示一个具体概念。档案工作中的许多著录项目都采用统一的代号代码或缩写形式来加以准确的表示。代号代码的使用，对于档案工作有着重要的意义。
3）档案著录标准。档案著录是在编制档案目录时，对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。制订档案著录标准，是为了建立健全我国统一的档案检索体系，开展档案的报道与交流，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用。档案著录标准的内容，包括目的、适用范围、名词术语、著录项目、著录项目标识符和著录内容识别符、著录格式、著录详简级次、著录用文字、著录根据、著录项目细则等。
4）标引语言标准。标引语言标准是指档案的标引和检索语言标准。检索语言按其结构原理，可分为分类语言和描述语言。标引语言标淮主要包括档案分类表、档案主题词表、档案分类标引规范、档案主题标引规范的制订。上述分类法与主题法两种体系的标准，档案界使用分类法有一定的基础，对主题法比较生疏。
5）档案收集、整理、鉴定标准。收集、整理和鉴定是基础性工作，对于丰富馆、室藏量，加强业务建设，提高档案工作质量、效率和水平，都有极为重要的作用。
6）档案统计、提供利用标谁。实行统计和提供利用工作标准化，也是为了提高档案工作的质量和服务工作效率。档案统计工作标准，可包括机构、人员，档案馆、档案室基本情况的统计，档案工作情况的统计，在统计时间、周期、项目、格式以及经费开支等方面实行标谁化。档案提供利用的标准，包括利用范围、手续、保密、阅览、展览、外借等方面的规定。
7）档案编纂及出版格式标淮。档案编纂及出版格式的标谁化，对于情报交流、资源共享以及文献的科学管理都具有重要的意义。它涉及的面很广，不仅档案工作，还与印刷工作、出版工作有关。制订这方面的标准，从长远看，是建立数据库的必备条件。例如出版物的封面、版权页应有统一格式，编辑加工的要求，均应有明确标谁。在制订时可参考GB3468-83《检索期刊编辑总则》、GB3179-82《科学技术期刊编排规则》以及出版物方面的标准。
8）作现代化建设的标谁。这是一个涉及范围较广的标准化领域，包括计算机、缩微设备及有关设施的一系列标谁。例如，计算机程序语言标准，计算机接口标准，磁带交换格式标准，缩微复制和技术规格标准，档案保护技术设备标谁（包括防火、防虫、除湿、通风等设备的质量、性能、规格等方面）。
9）档案制成材料的标淮。档案制成材料质量的优劣，是决定档案能否长期保存的一个重要因素。档案的制成材料不论是纸张、胶片、磁带以及各种字迹图线材料都是物质的东西，都是经常起变化的，要想最大限度延长档案的寿命，需要制订档案制成材料的标准，解决耐久性的问题。制订纸张、墨水、圆珠笔、复写纸、胶片、磁带等各种类型的记录材料的质量标准，这对于档案的保管和保护工作有着极为重要的意义。
近年来，随着全国文献标准化技术委员会的成立以及档案工作标准化的发展，我们做了一点宜传工作，但还远远不够，档案工作标准化的重要性还没有被人们理解。今后要结合日常工作进行广泛、深入、多种形式的宜传，宣传档案工作标准比的经济效益和在实现档案工作现代化、提高档案工作水平中的作用等内容。同时还应在高等学校的档案专业，开设标准化课程，使学生掌握标准化的基本知识。只有广泛深入宣传，进一步提高档案干部对标准化重要性的认识，才能为开展档案工作标准化打好思想基础。
[责任编辑：杨玉洁]