【摘 要】本文从档案利用需要出发，着重从增强档案工作者服务意识、加强档案基础设施建设、突出利用信息使用及提高档案从业人员专业素质等方面展开论述，不断促进档案管理工作的水平，仅供参考。
【关键词】档案;利用;管理
档案工作是通过科学地管理档案，来为党和国家的各项工作服务的。
近几年来，随着党的工作重点转移，社会主义建设事业蓬勃发展，社会对档案的需求量越来越大。怎样充分发挥档案作用，满足全社会需要？这个问题已提到我们档案工作者面前，现就此谈几点不成熟看法：
1.树立服务观念，搞好档案利用工作
档案工作是服务性、政治性、科学性相统一的一项专门事业，要更好地为文明建设服务，档案工作者必须热爱本职工作，不断加强自身建设。
首先，讲究职业道德。职业道德是对各行各业的从业人员在思想品德、工作态度、文化素养等方面的特殊要求。它是由行业性质、特点、规律而决定的，是衡量工作人员在道德品质上是否符合本行业的基本标准。档案工作者的职业道德是由档案工作的性质、特点所决定。就档案工作的服务性来说，它与其它服务有着不同之处。档案工作的这种服务性既要体现保守党和国家的机密，又要满足社会的利用需要，这两者是并征统一于这个岗位上的。它要求档案工作者要有强烈的革命事业心和较高的政治责任感。这种事业心和政治责任感来源于对档案工作的深刻了解和热爱。档案工作是一个平凡而重要的岗位，做好档案利用工作，档案工作者要付出大量细致、艰苦的劳动，要有对工作高度负责的精神。
其次，为利用者做好服务工作。档案室是一个单位的窗口部门，通过档案室为查档者服务，是现阶段提供档案利用的一种主要形式。凡是到档案室查档的同志都希望能及时、准确地查到自己所需要了解的问题，并拿到可靠的依据或凭证。查阅者能否达到预期目的，主要看档案室是否有所需要的档案、接待人员是否具有有优质服务的思想与相应的业务水平等等。因此，我们在接待工作中要做到：一是环境的优雅性。档案是直接同利用者发生联系，要把环境布置得优雅、庄重、朴素，较好的工作环境使查档者心情舒畅，产生良好感；二是讲究语言的艺术性。接待人员要态度和蔼，礼貌办公，详细询问利用者查阅情况。如：利用目的、要解决什么问题以及有关情况。根据利用者提供的情况及时、准确地查调档案。接待工作要有灵活性，要正确处理利用与保密之间的关系，取得利用者的谅解。
2.加强档案工作基础建设，掌握提供利用的主动权
要把档案自身价值变成使用价值，服务于各项建设，必须做好档案基础工作。
第一，熟悉档案收藏情况，做到心中有数。
做好利用工作，要全面熟悉档案收藏情况，达到了如指掌，如数家珍。要做到利用这需要什么，就知道档案室有没有，存放在什么地方，这是提供利用的一项基本功。熟悉档案大致可通过三个环节：其一，在收集、整理档案过程中熟悉档案。通过划分全宗、分类、编目、理顺档号，熟悉档案。整理档案过程也就是熟悉档案的过程。其三，通过建立各种档案统计、各种登记帐来熟悉档案收藏情况。
第二，做好基础工作，为提供利用打基础。
开展好利用工作，必须做好基础工作。基础工作与利用工作紧密相联，相辅相成。利用工作建立在基础工作之上，同时，积极开展利用工作，又能促进基础工作不断完善和加速进行。基础工作做得越好，就越便于利用工作顺利开展。要做好基础工作必须做到：
（1）加强收集和征集工作。收集是档案工作的基础，没有收集就没有档案工作。因此必须做好文件材料的收集工作。要按照立卷、归档范围进行收集，确保立卷归档文件材料的齐全完整。通过收集和征集，丰富档案收藏内容，既为档案工作的各项建设储备资源，有为提供档案利用，发挥档案效用打下基础。
（2）做好档案的整理和保管工作。档案整理是提供利用，发挥档案作用的前提条件之一。要按照档案整理原则加以整理。整理质量直接关系到案卷质量，要充分利用原有基础，保持档案材料之间的历史联系，保证整理质量。所有档案要以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号和保管，要注意改善保管条件，保证档案的完整与安全，延长档案寿命，使其充分发挥长远的利用价值。
（3）编制适应需要的检索工具。档案检索工具是揭示档案室保存档案的内容和成分，积累档案线索，查找档案的手段，是进行档案管理和利用的一种工具。档案室是历史文化的宝库，而检索工具恰似开启宝库的钥匙。档案室保存的档案卷迭浩繁，而利用者来自四面八方，所需要利用档案内容有不同，在浩如烟海的档案中查找局部材料，若没有检索工具，真可谓大海捞针。随着社会主义现代化建设和科学理论、历史研究等各方面工作的开展，对档案利用内容的要求日趋广泛，需要量不断增加，这势必要有适应从各个不同角度查档需要的检索工具。过去的工作实践也充分地证实了这一点。我局档案室先后编制案卷目录、航道档案全引目录、干部任免索引、文件号索引及各种专业档案目录共计一百余册，极大地方便了调阅。由此可见，检查工具种类多少以及是否适用，直接影响利用工作的好坏。检索工具越齐全，查阅档案的查全率、查准率就越大。调卷迅速、准确，既节省时间，又节约人力，大大减少了大批量调卷而增加的劳动强度。同时，由于减少不必要重复提卷，降低了档案的磨损程度，从而延长了档案寿命。
3.掌握利用信息，主动提供利用
信息、能源、材料是当今社会发展的三大支柱，而信息工作显得更为重要。档案是一种信息资源，档案利用工作的好坏很大程度依赖于信息预测和信息的开发。
一方面要搞好档案信息反馈，促进利用工作。收藏档案的目的是为了利用，而利用效果实际就是档案利用情况的反馈信息。只有对反馈信息加强收集，认真分析研究，才能发现档案作为信息资源所发出的能量大小以及客观对这种信息的需求程度，进而促进利用工作。在信息反馈过程中，要注意档案利用率和拒用率的统计，它是开展档案利用工作一个问题的两个方面，二者缺一不可。作为一名档案管理工作者要经常学习党的方针、政策，了解党的中心工作和机要活动，搞好利用预测，以便及时准确地位利用者提供服务。
另一方面要开辟利用途径。编研工作是开辟利用工作的重要途径。把“死”档案变成“活”财富，通过主动提供档案编研成果直接为各项工作服务，是利用工作发展的必然产物。
4.提高档案工作者的素质，做好档案利用工作
档案队伍的素质高低，是档案学科水平及档案事业成就的关键因素，没有一个具有较高的文化水平、严谨的治学态度、崇高的理想和甘于奉献精神的档案管理队伍，就不可能提高档案科学管理水平，档案事业的发展也就无从谈起。档案管理人员应具备如下条件：
（1）对档案管理工作的热爱和甘于吃苦的奉献精神。
（2）具备丰富的档案管理业务知识和广博的科学文化知识。做好档案利用工作，档案工作者不仅要掌握丰富的档案专业知识，把握档案管理的发展规律，还要掌握一些与本专业有关的其它学科知识，做到一专多能，以博济专。
（3）较高的理论素养和思维能力。档案学是一门综合性的边缘学科，这就要求档案管理者有一定的档案学基础理论修养，这是其做学问题的基础。另外还应当有较强的思维能力。这是因为档案学不同于一般自然科学研究，可以通过实验设备和手段得出成果，在许多情况下，要从大量的材料中，利用分析、比较、综合、归纳演绎等方法，对材料去粗取经，去伪存真地整理编撰，由此进行推导、加工，读出正确结论。这就要求档案管理人员要有清醒的头脑和较强的逻辑思维能力。
总之，档案工作者要想做好档案利用工作，仅凭对工作的满腔热情是不够的，必须提高自身综合素质，理论联系实际，不断提高档案工作的管理水平，才能更好地方便各行各业利用，在各项建设中发挥其应有作用。