摘要：近年来，随着我国社会经济的不断发展，我国的行政管理办公体系也逐步向规范化、现代化和智能化的方向发展，这就要求相关的企业领导人员对此文秘工作和文书档案管理工作给予充分的重视，结合我国行政管理的实际水准和具体情况，借助此手段，使得办公质量和管理效率均可有所提高，进而营造良好的办公环境。
关键词：加强;文秘工作;文书档案管理工作;一体化
引言
随着信息技术日新月异的发展，越来越多的工作开始向着信息自动化管理的模式发展。当前，文秘工作和文书档案的管理工作也逐渐向着这个趋势发展。在这种形势下，对文秘工作及文书档案管理工作提出了更严格的要求。加强文秘工作与文书档案管理工作一体化是提高这两者工作效率的关键。
1文秘工作与文书档案管理工作一体化概述
在科学技术迅猛发展的大背景下，先进的网络信息技术得到快速普及应用，为人们生活带来极大便利，也为企业当中文秘工作与文书管理工作一体化提供了便利性、可行性与必然性。文秘工作与文书档案管理工作一体化，通常情况下会被称为文档一体化。企业对先进计算机技术以及行政办公管理系统等进行充分利用，将文秘工作与文书档案管理工作进行有机结合，能够有效推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化、智能化、现代化，进而能够对公文资料的起草、审核、印发、归档等环节进行实时监督，促使文书档案资料真正实现一体化、标准化、规范化。
2文秘工作和文书档案管理工作存在的问题
2.1文种使用不清，公文格式、附件不规范
公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。
2.2版记不全面，办理程序不规范
文书工作和文书档案工作实现连接就是通过版记进行的，但许多文秘工作却对其不加以重视，出现一些公文没有印发部门和时间等现象。另外，文秘工作在选用主题词时，理所应当地把公文标题的一部分作为主题词。再者就是在许多公文办理工作中存在不规范现象，例如，越级签发、没有对公文进行登记就签发等，这些都会影响到文书档案工作的质量。
2.3归档资料不完整、编号不规范
在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。
2.4用纸不达标、装订不规范
纸张大小、型号不统一，导致在装订时出现掉页等情况，影响公文的整体美观。另外，对公文的用纸质量控制不严格，一段时间后出现字迹不清晰等情况，严重影响公文质量。
2.5材料字迹不清晰、存档资料不全面
许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。
3加强文秘工作与文书档案管理一体化的措施
3.1明确管理意识
要想实现文秘工作与文书档案管理工作一体化发展，需要在企业实际运行中切实树立并加强两者之间一体化的管理意识。通过树立一体化管理意识，可以保证文书档案管理工作的顺利展开。同时，文书档案管理工作的工作流程也会得到进一步规范与完善。能够简化企业当中档案管理的工作流程，避免重复工作，从而为企业节省更多成本。文秘工作是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的基础与关键，相关文秘工作人员需要加强文书档案管理意识，要做好文书档案各项基础性、前期性工作，使文书档案质量得到有效保障。具体可以从以下几点展开：第一，公文纸张需要保证统一标准与规格，同时内容排版需要严格遵守国家相关规定，在进行装订工作时保证从左侧进行。第二，需要对公文的审批权限以及签发手续等进行严格检查，除此之外，还需要对主送单位、公文标题、公文文种、保密程度等进行审核，保证各环节工作能够符合标准。第三，文秘工作人员在公文草拟、公文定稿时，需要及时签字、记录，保证字迹清晰、清楚，为日后检查与审核工作提供便利。
3.2强化文书立卷工作
在企业文书档案管理工作中，文书立卷在其中占据重要位置。文书立卷工作能够保证文书档案的体系化与标准化，在文秘工作与档案管理工作之间发挥着衔接作用。文书立卷工作既是文秘工作的最终一个环节，与此同时，也是文书档案管理工作的起始环节。因此，这一环节在文秘工作与文书档案管理工作一体化中发挥的重要作用不言而喻。强化文书立卷工作，可以从以下几点展开：一是经常性对工作人员展开公文、档案等相关法律法规方面的专业培训，通过广泛的学习、培训，切实提高相关人员对文书立卷工作的重视，增强档案意识，从而为做好此项工作奠定良好的基础。二是强化文书立卷工作的规范化、智能化、日常化管理。现在很多企业开始使用电子档案管理系统，这就要求相关人员不仅要对纸质公文档案资料进行及时收集整理、统一装订、分类排列、编号装盒，还要及时进行电子公文档案资料的整理归档，同时要确保电子档案与纸质档案完整、准确、一致。三是持续强化并落实相关工作人员的岗位职责，做到文秘工作人员与文书档案管理工作人员之间既相互帮助、互相协作，又分工明确、职责清晰，确保在展开文书立卷工作时，能够严格按照工作程序展開，保证最终公文资料的真实性与准确性，为企业后续文书档案管理工作提供保障。
3.3促进标准化建设
要想更好实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，需要进一步推动文秘工作与文书档案管理工作标准化建设。文秘工作与文书档案管理工作标准化建设需要严格按照国家相关规定展开，与此同时，需要因企制宜，结合企业文书档案管理工作以及文秘工作的实际情况，加强对外部影响因素的分析与研究，构建统一标准。保证文秘工作与文书档案管理工作一体化软件的实用性与通用性，加强综合管理工作。这样可以在很大程度上实现文书资料与档案管理之间的有效衔接，在企业当中实现资源共享，保证各项资源能够充分发挥自身的优势与作用，促进企业更好发展。除此之外，需要在企业内部针对文秘工作与文书档案管理工作一体化构建管理体制，各工作人员之间需要加强交流与沟通。管理部门要针对文秘工作以及文书档案管理工作加强监督与管理，强化日常考核，促使相关人员在实现文秘工作与文书档案管理工作一体化建设中积极主动作为，充分发挥自身作用。
结语
综上所述，现阶段，文书档案管理工作和文秘工作一体化已经成为推动企业发展的必经之路，更是当前行政管理体系优化和改革的必然要求，文书档案管理工作和文秘工作两者一体化的过程中，需要首先培养相关人员的一体化意识，以此为基础，通过加快文档工作信息化进程、全面整合文件档案资源，运用信息技术手段，构建一体化的管理平台，希望借此可提高文档管理水准。
参考文献
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