摘要：以中外文件中心的发展历史和现状为基础，比较分析了文件中心在含义、发展动因、发展特点三个方面的差异和特点，并探讨文件中心的发展趋势，指出未来发展方向。
关键词：文件中心；现行文件；比较研究
中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：16723198（2013）18017602
文件中心是介于文件形成机关与档案馆之间的具有过渡性的半现行文件的保管和处置机构。文件中心作为支撑文件生命周期理论的实践基础，其在档案界的地位不言而喻。文件中心在美国获得的巨大成功使其在世界范围内得以迅速的推广。从20世纪80年代后期起，文件中心的可行性成为我国档案界探讨的一个热点问题，一直存在争议。20世纪90年代末到现在，我国一些省市初步建立文件中心，文件中心也从单纯的理论研究转向具体实践阶段。由于国情、理论研究和应用领域等方面的差异造成了中外文件中心既有相似之处又存在各自的特点。通过从含义、发展动因、发展特点、未来发展趋势四点入手对中外文件中心进行比较分析，探究它们的特点，从而加深对文件中心的理解和运用。
1 含义
1.1 外国档案学者的定义
文件中心在各国的称呼不一，在美国称为“文件中心”，在德国称“中间档案馆”，在英国叫“过渡性档案馆”，在法国以“文件中心”、“进馆前文件寄存处”或“部际档案馆”来命名，前苏联则称其为“机关联合档案馆”，在马来西亚称“文件服务中心”，等等。虽然各国文件中心名称不尽相同，但是它们都集中反映了文件中心的内涵实质。对于文件中心的准确理解和把握得益于欧美国家在文件中心理论研究领域上的日益成熟。文件中心有两个在国际上较为普及的定义：联合国教科文组织的定义“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置”；美国档案工作者协会编纂的术语手册则规定：“文件中心是对因利用率较低而不再适宜保存在形成机关的半现行文件进行低成本集中保管的机构”。文件中心的这两种概念在表述上有所差异，但是均揭示了文件中心架设在文件形成机关与档案之间的“中间处理站”的性质，定位为真正建立文件中心及其日后的迅速发展打下了坚实的理论基础。
1.2 中国档案学者的定义
中国学者对于文件中心的理论研究始于以1979年韩玉梅、黄坤坊发表的《外国的中间性档案馆》一文；1998年由韩玉梅、黄霄羽主编的《外国档案管理》使国内对于文件中心有了更加深刻的认识。由此可见，相对于欧美国家，我国在文件中心的理论研究较为缓慢和滞后，可以说还是一个“新生儿”。而且不同于外国学者对文件中心认识的统一，关于文件中心的性质和名称在我国档案学界存在着一定的争议。一种观点认为，“文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构”；另一种观点则认为“文件中心是保存处于整个生命周期第二阶段的文件的文件机构”。对于文件中心概念的定位不同，在一定程度上影响了关于我国是否适合建立和发展文件中心的问题。
2 发展动因
2.1 外国文件中心的发展动因
文件中心起源于第二次世界大战时期的美国。第二次世界大战期间，美国各政府行政机关产生了大量文件，由于库房存储空间、人力财力有限，再加上半现行文件因利用率逐渐降低而在机关不受重视等原因，导致了这些文件没有得到妥善的处理，大量具有潜在价值的文件遭到破坏。在档案学者者里赫·爱默特和罗伯特·巴默尔的建议下，美国海军部1941年建立起一个保存半现行文件的临时库房，这就是文件中心的雏形。1950颁布的《联邦文件管理法》又以法律形式保障了文件中心的地位。文件中心因其经济实用、保管安全、服务便捷的特性在美国获得成功后，使得具有同样危机的其他国家纷纷效仿美国建立文件中心，文件中心得以推广。
文件中心的产生和发展顺应了现代社会和机关要求提高办事效率的客观需求，符合文件形式和运动规律，有效地节省了人力、物力和财力。在建立文件中心或类似机构的国家中，既有中央集权制的，又有联邦制的；既有实行分散式档案工作管理体制的，又有实行集中式档案事业管理体制的。虽然各国文件中心的表现形式不一致，但是文件中心在任何体制下都能提供安全可靠、快捷经济的优质服务，正是因为它改善传统管理方式的弊端，适应现代化管理的要求。
2.2 我国文件中心的发展动因
新中国成立后，各行各业百废待兴，在重建过程中产生了大量文件；其后，改革开放造成我国经济制度的巨大变革，在社会转型中文件量迅速增长。可以说社会发展的客观要求，是我国建立文件中心的重要推动力。我国于1988年在甘肃省永靖县成立了第一个文件中心；在2002年霍州市和襄樊市又相形成立了现行文件中心；此后，在青岛、深圳、北京等地也开始筹办文件中心，并取得了一定的成效。《深圳市档案文件收集利用条例》首次以地方立法形式肯定了文件中心这种新型管理机构。
国内档案事业的发展同样需要文件中心的辅助，我国档案事业正处于上升期，还面临着各种各样的问题和困境，因此在发展过程中借鉴外国文件管理的宝贵经验也是完善档案事业不可缺失的一部分。文件中心在世界范围内为保管半现行文件做出了卓越的贡献，我国也可以利用文件中心的优越性解决当前问题、突破困境，使我国档案事业保持持续健康的发展趋势。
3 发展特点
3.1 外国文件中心的发展特点
（1）起步早，运用先进技术。早在20世纪40年代，美国海军部就将临时库房作为半现行文件的保管机构，后来美国联邦政府各机构纷纷海军部成立了文件中心，作为保存半现行文件的专门机构。20世纪70年代，是文件中心扩展和普及阶段，加拿大、英国、印度、赞比亚、新西兰等各大洲的很多国家都建立了文件中心或其类似机构。一般文件中心都设有文件中心信息处理系统（CIPS），针对用户的利用需求提供人性化和智能化的服务。管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）、办公自动化（OA）、数据库、模型库、方法库、知识库等信息技术早已纯熟的应用在文件中心中。
（2）发展类型多元化，规模大。外国文件中心并非是单一的保管政府机关的文件，以美国为例，文件中心主要有三类：联邦文件中心、非联邦性文件中心如州文件中心和以营利为目的的商业性文件中心如底特律文件中心。这些不同类型的文件中心的设立不仅使文件中心的服务更具专业性和针对性，而且壮大了文件中心的规模，显示出文件中心的发展成熟。从政府机关、学校、企业、社区、医院都建立其相应的文件中心。
（3）强有力的行政和法律保障。以行政手段和法律形式双管齐下的为文件中心提供保障。美国于1950年颁布的《联邦文件管理法》和加拿大于1966年颁布的《加拿大公共文件管理法》均用正式的法令法规对文件中心的管理提出了总体规划和具体规定。
3.2 我国文件中心的发展特点
（1）起步晚，发展缓慢。上世纪70年代末，文件中心理论传播到我国，80年代末才建立起第一个文件中心。这种滞后直接导致了我国文件中心普及度较低、地区发展不均衡的现状。文件中心数量少、类型单一，且较多的集中于经济发达的大城市和沿海城市。由此可见我国文件中心的理论研究和具体实践都还有一个巨大的上升空间，也都需要付出更多的努力才能够追赶上国际水平。
（2）发展模式本土化。我国实行的是集中统一的档案管理体制。由于管理体制的差异和中外档案学界对文件、档案的定义不同，导致我国文件中心既有外国文件中心的优点又兼具我国机关档案室的特点，具体体现在文件的主动接收、整理和编制检索工具等方面上。
（3）认识过程曲折。我国档案界一直存在着关于文件中心是否适合在我国建立的争议，有部分学者认为我国已经适应了档案室形式的管理体制，文件中心与档案室设置重叠没有设立的必要性，笔者认为这种认识是不正确的。文件中心独立于机关之外，必然会为庞大复杂的半现行文件提供优质的保管服务。另外《中华人民共和国档案法》没有设立文件管理机构的规定，使我国至今还缺乏全国性的法律文件来保障文件中心。
4 未来发展趋势
无论是外国的文件中心还是中国的文件中心都要面临着因为日益增长的文件数量而存储空间有限的现实问题，和伴随着信息化到来的文件载体的多样化迫切需要管理技术和制度的革新，以及利用者对服务提出更加全面、及时、安全的需求。只有充分的解决这些问题，突破面临的瓶颈，牢牢把握发展规律，顺应发展潮流，文件中心才能得以长远广阔地发展。
未来文件中心要朝着信息化、社会化、全程化、专业化的方向发展。首先运用先进的网络技术和科学的管理方法，引进先进、高效的基础设备；其次加强宣传，树立服务意识，提高文件中心的利用效果和效率，这一点对我国的文件中心的建设尤为重要；然后设立符合实际的管理制度，参照文件生命周期理论实现前端控制和全过程管理的统一，实现一体化管理；最后培养具备专业知识的人才，走特色发展道路。
参考文献
[1]黄霄羽.外国文件中心的发展历史、特点与趋势[N].中国档案报，20106.
[2]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.
[3]黄霄羽.外国档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008.